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Schnell eine Outlook-Vorlage anlegen

28.07.2020 | 09:02 Uhr | Roland Freist

Manchmal lohnt es sich nicht, einen Verteiler zu konfigurieren. Einfacher und schneller geht das Anlegen einer Mailvorlage.

Zum Informationsaustausch in einer privaten oder einer beruflichen Gruppe werden für gewöhnlich alle Adressen der Gruppenmitglieder ins Feld „An“ kopiert. Wenn in der Folge ein anderes Mitglied der Gruppe eine Nachricht an alle schicken will, muss dieser Nutzer die erste Mail aus seinem Posteingang heraussuchen und entweder auf „Allen antworten“ klicken oder die Empfängeradressen in ein neues Mailformular kopieren. Für den Fall, dass es sich nur um eine Ad-hoc-Gruppe handelt, die in absehbarer Zeit wieder aufgelöst wird, lohnt es sich nicht, einen eigenen Verteiler zu konfigurieren. Einfacher und schneller geht das Anlegen einer Mailvorlage. 

Outlook bietet das OFT-Format an, über das Sie nicht veränderliche Vorlagen, etwa mit einem kleinen Verteiler, für Ihre E-Mails speichern können.
Vergrößern Outlook bietet das OFT-Format an, über das Sie nicht veränderliche Vorlagen, etwa mit einem kleinen Verteiler, für Ihre E-Mails speichern können.

Öffnen Sie die erste Nachricht an die Gruppe und klicken Sie auf „Allen antworten“. Löschen Sie alle Inhalte dieser Mail, das heißt also sowohl den Inhalt als auch die Betreffzeile. Gehen Sie dann auf „Datei –› Speichern unter“ und stellen Sie einen Speicherort ein. Wenn Sie in mehreren Gruppen aktiv sind, legen Sie am besten einen eigenen Ordner für die Vorlagen an. Als Nächstes stellen Sie im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Auswahl „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein, vergeben einen aussagekräftigen Dateinamen und klicken auf „Speichern“.

Speichern Sie eine Mailvorlage mit mehreren Empfängern im OFT-Format und ziehen Sie die gespeicherte Datei dann per Drag & Drop in einen Outlook-Ordner.
Vergrößern Speichern Sie eine Mailvorlage mit mehreren Empfängern im OFT-Format und ziehen Sie die gespeicherte Datei dann per Drag & Drop in einen Outlook-Ordner.

Sie können jetzt durch einen Doppelklick auf die OFT-Datei eine neue, leere Mail öffnen, bei der die Adressen der Gruppenmitglieder bereits eingetragen sind. Noch eleganter ist es jedoch, wenn Sie die OFT-Datei in Outlook zur Verfügung stellen. Klicken Sie hierzu mithilfe der rechten Maustaste auf „Posteingang“ und gehen Sie auf „Neuer Ordner“. Geben Sie dem Ordner beispielsweise die Bezeichnung „Vorlagen“ und ziehen Sie mithilfe von Drag & Drop Ihre OFT-Datei hinein. Auch hier genügen ein Doppelklick und die Bestätigung einer Sicherheitsabfrage, um eine Mail an den Verteiler zu erzeugen.

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