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Outlook: Schnellerer Zugriff auf Dateianhänge beim Mailversand

23.12.2019 | 09:03 Uhr | Roland Freist

In vielen Firmen wird immer wieder der gleiche Dateianhang verschickt, beispielsweise eine Preisliste oder ein Katalog in Form einer PDF-Datei.

Normalerweise müssen Sie dazu dann über „Neue E-Mail“ eine neue Mailvorlage öffnen, Empfänger und Betreff eintragen, auf „Einfügen“ gehen und mit „Datei anfügen“ das gewünschte Dokument heraussuchen. Es geht aber auch schneller, und zwar mit dem kostenlosen Add-in Anhang-Assistent.

So geht’s: Nach der Installation finden Sie den Anhang-Assistenten in Outlook über das neue Menü „SmartTools“. Klicken Sie darin nun auf „Neue Nachricht mit Anhang –› <Definitionen einrichten>“. Klicken Sie rechts unten auf den Button „Neu“, geben Sie Ihrer Definition – das Add-in versteht darunter einen Anhang mit einigen Voreinstellungen – eine Bezeichnung und klicken Sie auf „Anlegen“. Markieren Sie die neue Definition, klicken Sie unter dem Feld „Anhänge“ auf den Button mit der Büroklammer und dem kleinen Pluszeichen, steuern Sie im Explorer den gewünschten Anhang an und bestätigen Sie anschließend mit „Öffnen“. Wenn Sie möchten, können Sie noch vor „Betreff vorgeben“ ein Häkchen setzen und daneben den Text für die Betreffzeile eintippen. Speichern Sie die Änderungen mit „Schließen“.

Mit dem Add-in Anhang-Assistent können Sie mit wenigen Klicks eine Mail mit einem häufig benötigten Dateianhang generieren und gleich den Betreff einfügen.
Vergrößern Mit dem Add-in Anhang-Assistent können Sie mit wenigen Klicks eine Mail mit einem häufig benötigten Dateianhang generieren und gleich den Betreff einfügen.

Um nun eine Datei mit einem oftmals angeforderten Anhang zu versenden, klicken Sie bitte auf „SmartTools –› Neue Nachricht mit Anhang“ und wählen eine der vorgefertigten Definitionen aus. Das Add-in fügt automatisch die Datei hinzu und trägt, falls Sie das so angegeben haben, auch den Betreff ein. Sie müssen dann nur noch den Absender eingeben und den Mailtext eintippen.

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