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Outlook: Schnell E-Mail-Umfragen starten

09.10.2019 | 09:01 Uhr | Roland Freist

Outlook bietet eine einfache Funktion an, mit der Sie beispielsweise im Kollegenkreis ganz schnell eine kleine Umfrage starten können.

Neben einer Reihe von voreingestellten Auswahlmöglichkeiten gibt es auch eine Option für die Definition von eigenen Buttons. Sobald ein Empfänger der E-Mail auf eine der Schaltflächen klickt, erhalten Sie automatisch eine Nachricht zugeschickt.

Um die Outlook-Umfrage zu starten, rufen Sie zunächst mit „Neue E-Mail“ eine neue Nachrichtenschablone auf. Wechseln Sie nun zum Menü „Optionen“ und klicken Sie auf „Abstimmungsschaltfl. verwenden“. Sie finden dort die drei vorkonfigurierten Abstimmungen „Genehmigt; Abgelehnt“, „Ja;Nein“ und „Ja;Nein;Vielleicht“. Falls Ihnen das bereits genügt, wählen Sie eine davon aus und tragen dann wie gewohnt die Empfänger sowie den Betreff der Mail ein. Es empfiehlt sich, im Textfeld noch einen kurzen Hinweis auf die Abstimmung einzufügen, da der von Outlook eingetragene Standardtext „Klicken Sie in der Gruppe ‚Antworten‘ oben auf ‚Abstimmen‘, um abzustimmen“ leicht übersehen wird.

Sie können mit Outlook einfache Umfragen organisieren, die Auswahlmöglichkeiten sind dabei frei wählbar.
Vergrößern Sie können mit Outlook einfache Umfragen organisieren, die Auswahlmöglichkeiten sind dabei frei wählbar.

Über „Benutzerdefiniert“ lassen sich eigene Abstimmungsoptionen definieren. Tragen Sie dazu neben „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ einfach die gewünschten Auswahlmöglichkeiten ein und trennen Sie die Begriffe jeweils durch ein Semikolon. Bei wichtigen Themen können Sie eine Zustell- und eine Lesebenachrichtigung anfordern. Interessant sind auch die „Übermittlungsoptionen“: Über „Antworten senden an“ geben Sie eine Adresse ein, an welche die Abstimmungsergebnisse geschickt werden sollen. Bestätigen Sie die Einstellungen zum Schluss durch einen Klick auf „Schließen“.

Sobald ein Empfänger auf eine Abstimmungsoption klickt, wird Ihnen in der Voreinstellung automatisch und sofort eine Nachricht zugeschickt. Outlook bietet sogar eine Auswertung der Ant worten an: Gehen Sie zunächst in den Ordner „Gesendete Elemente“ und öffnen Sie dort die E-Mail mit Ihrer Umfrage. Klicken Sie im folgenden Schritt im Bereich „Anzeigen“ dann bitte auf „Status“, um die Zahl der Stimmen für die einzelnen Optionen abzufragen.

Achtung: Es gibt zwei wichtige Einschränkungen bei Abstimmungen mit Outlook. Erstens ist es nicht möglich, mehrere Auswahlmöglichkeiten anzukreuzen. Und zweitens funktionieren die Abstimmungen lediglich, wenn auch die Empfänger Outlook verwenden.

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