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Outlook: Sortierregeln speichern und wieder importieren

13.02.2021 | 09:02 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz

Mittels Regeln lassen sich in Outlook viele Aufgaben automatisieren. Für eine eventuelle Neuinstallation lassen sich diese in einer Datei speichern.

Selbst erstellte Regeln zum Sortieren und Managen von E-Mails sind von Anfang an meist keineswegs perfekt. Stattdessen justiert man im Laufe der Zeit immer wieder nach, wenn man feststellt, dass die Regel nicht immer so wie gewünscht funktioniert. Weil das Erstellen der Regeln also mühsam ist, ist es sinnvoll, die existierenden Bearbeitungsanweisungen zu speichern, um sie anschließend bei einer Neuinstallation des Mailprogramms oder auf einem neuen Rechner gegebenenfalls wieder zu importieren. Und genau dazu bietet Outlook die Möglichkeit.

Etwas versteckt erlaubt Outlook, einmal erstellte Sortierregeln und Benachrichtigungen zu speichern und in einer anderen Installation weiterhin zu nutzen.
Vergrößern Etwas versteckt erlaubt Outlook, einmal erstellte Sortierregeln und Benachrichtigungen zu speichern und in einer anderen Installation weiterhin zu nutzen.

So geht’s: Öffnen Sie das Mailprogramm von Microsoft und klicken Sie darin auf „Datei –› Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Diese Funktion finden Sie nicht in der Liste links, sondern auf der Bedienoberfläche zentral in der Mitte. Markieren Sie in der Liste die Regel(n) Ihrer Wahl, klicken Sie darüber auf die Schaltfläche „Optionen –› Regeln exportieren“ und speichern Sie diese Datei. Diese rwz-Datei können Sie anschließend analog über die Regelverwaltung in einer andere Outlook-Umgebung wieder importieren. Die Regelverwaltung funktioniert in den Outlook-Versionen 2013, 2016 und 2019 des Office-Pakets zum Kaufen ebenso wie im Abonnement über Office/Microsoft 365.

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