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Outlook: E-Mails als vertraulich markieren

29.05.2020 | 13:02 Uhr | Roland Freist

Sie können Nachrichten in Outlook als vertraulich kennzeichnen. In diesem Fall bekommt der Empfänger der Mail dann eine entsprechende Meldung angezeigt.

Klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um ein neues, leeres Formular zu öffnen. Achten Sie darauf, dass das Ribbon „Nachricht“ aktiv ist, und klicken Sie im Abschnitt „Markierungen“ auf den kleinen, nach unten rechts weisenden Pfeil. In dem folgenden Fenster „Eigenschaften“ finden Sie das Drop-down-Menü „Vertraulichkeit“, die Voreinstellung ist „Normal“. Wenn Sie nun auf „Persönlich“ umstellen und die Einstellung mit „Schließen“ bestätigen, erscheint beim Empfänger im oberen Teil der Nachricht der Text „Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Persönlich“. Mithilfe von „Privat“ erzeugen Sie die Meldung „Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Privat“; mittels  „Vertraulich“ liest der Empfänger: „Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Vertraulich“. 

Wenn Sie in Outlook eine E-Mail als persönlich, privat oder vertraulich kennzeichnen, trägt die Software einen Hinweis in den Header der Nachricht ein.
Vergrößern Wenn Sie in Outlook eine E-Mail als persönlich, privat oder vertraulich kennzeichnen, trägt die Software einen Hinweis in den Header der Nachricht ein.

Sie können die Einstellung dauerhaft machen, indem Sie im Menü „Datei“ auf „Optionen“ und „E-Mail“ gehen, nach unten zu „Nachrichten senden“ scrollen, neben „Standardstufe für Vertraulichkeit“ die gewünschte Einstellung vornehmen und danach per „OK“ übernehmen. Einschränkungen wie zum Beispiel das Verhindern der Weiterleitung einer E-Mail sind mit der gewählten Vertraulichkeitsstufe nicht verbunden. Das lässt sich nur über die Konfiguration des Information Rights Management (IRM) im Mailserver Exchange und im Sharepoint-Server erreichen.

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