Excel hat eine Vorlesefunktion, die Zellinhalte akustisch wiedergibt. Das ist praktisch, da sich so auch große Tabellen konzentriert kontrollieren lassen.
Für Ziffern reicht bei grundlegenden Englischkenntnissen die englische Standardstimme von Windows. Wer die deutsche Wiedergabe von Zahlen bevorzugt und Texteingaben akustisch überprüfen will, kann eine deutsche Stimme für die Sprachausgabe installieren, etwa mit dem Programm E-Speak.
Damit Sie auf die Sprachwiedergabe-Funktionen von Excel zugreifen können, müssen Sie diese zunächst ins so genannte Menüband aufnehmen. Dazu legen Sie eine Menügruppe an und füllen diese entsprechend.
Menügruppe anlegen: Klicken Sie im Menüband auf „Datei“ und dann auf „Optionen, Menüband anpassen“. Markieren Sie in der dann sichtbaren Liste per Mausklick den Eintrag „Überprüfen“. Danach klicken Sie auf „Neue Gruppe“.
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Dann klicken Sie auf „Umbenennen“, um der Gruppe einen neuen Namen zu geben. Tippen Sie ins Feld „Anzeigename“ als Gruppenbezeichnung Sprachwiedergabe ein. Im Feld darüber ordnen Sie der Gruppe noch ein Symbol zu, indem Sie etwa die kleine Mikrofon-Grafik (fünftes Symbol von links in der vierten Zeile) markieren. Klicken Sie danach auf „OK“.
Kleine Layoutaufgaben Erfahrene Anwender nutzen Excel für Layout-Aufgaben, indem sie die Tabellenzellen als Reißbrett nutzen. Beispiel Fotokalender: Öffnen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Mit den üblichen Voreinstellungen für Papierformat und Seitenränder passt der Inhalt der Spalten A bis einschließlich G sowie der Zeilen 1 bis einschließlich 56 auf eine DIN-A4-Seite. Markieren Sie die Zellen A1 bis einschließlich G1, und klicken Sie auf das "Verbinden und zentrieren"-Symbol. Tippen Sie "Januar 2009" in die Zelle und formatieren den Text. Die Zeilenhöhe sollte etwas Platz zum oberen Tabellenrand und damit zum späteren Papierrand lassen. Über "Einfügen, Grafik, Aus Datei" laden Sie ein Bild und rahmen es über die Option "Linienart" auf der Symbolleiste "Grafik". Anschließend geben Sie die Namen der Wochentage sowie die Monatstage ein ("Automatisch ausfüllen" erspart viel Arbeit). Zentrieren Sie die Daten (horizontal mit der Schaltfläche in der Werkzeugleiste, vertikal über "Format, Zellen, Ausrichtung"). Die Wochentage fetten, Abstände den Elementen anpassen - fertig ist das erste eigene Kalenderblatt.
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Sprachbefehle zuordnen:
Um der Gruppe „Sprachwiedergabe“ die Vorlesebefehle zuzuordnen, klicken Sie zunächst ins Feld „Befehle auswählen“ und wählen dann „Alle Befehle“. Navigieren Sie danach in der
Liste der Befehle mit Hilfe der Bildlaufleiste zum Befehl „Mit Eingabetaste“. Dieser startet die Wiedergabe während der Eingabe. Übernehmen Sie den Befehl mit einem Klick auf „Hinzufügen“.
Zehn Excel-Tipps für Office-Profis
Der nächste Sprachbefehl, den Sie markieren und der Gruppe hinzufügen, heißt „Eingabezellen“. Mit ihm starten Sie später die Wiedergabe von Zellinhalten. Ebenso nehmen Sie noch den Befehl „Spracheingabe beenden“ in die Gruppe auf, der die aktivierte Vorlesefunktion wieder stoppt.
Danach ergänzen Sie auf die gleiche Weise noch die beiden Befehle „Nach Spalten“ und „Nach Zeilen“. Mit ihnen legen Sie später die Richtung fest, in der die automatische Vorlesefunktion die Zellen der Tabellen abarbeiten soll.
Schließen Sie die „Excel-Optionen“ mit „OK“. Danach finden Sie die Vorlesebefehle im Menüband in der Gruppe „Überprüfen“.
Wie Sie mit diesen neuen Menübefehlen eine erfasste Tabelle kontrollieren, erläutert der Tipp „
Inhalte von Zeilen und Spalten in Excel-Tabellen gezielt vorlesen lassen
“.