Die Signatur von Outlook-Mails können Sie nicht nur für Adressangaben des Absenders verwenden, sondern auch für nette Sprichwörter, Mottos und Haftungsausschlüsse.
Signatur anlegen: Klicken Sie bei Outlook 2010 auf „Datei ➞ Optionen ➞ E-Mail“ und bei Outlook 2007 und Outlook 2003 auf „Extras ➞ Optionen ➞ E-Mail-Format“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturen“, dann im Dialogfenster auf „Neu“ und geben Sie danach einen möglichst aussagestarken Namen wie Motto für die Signatur ein. Bei Outlook 2010 und Outlook 2007 bestätigen Sie mit „OK“ und können nun im Feld „Signatur bearbeiten“ den Text der Signatur erfassen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, markierte Passagen über die Bearbeitungsbefehle in Schriftart sowie -größe, Zeichenattribut und Farbe zu gestalten. Den Text können Sie absatzweise links, rechts und zentriert ausrichten. Außerdem lassen sich über Symbole der Bearbeitungsleiste eine digitale Visitenkarte, ein Bild – beispielsweise Ihr Porträt – oder ein Link zu Ihrer Internetseite einbetten.
Bei Outlook 2003 ist die Bandbreite nicht so groß, aber ausreichend. Markierten Text können Sie mit einem Klick auf „Schriftart“ gestalten und mit einem Klick auf „Absatz“ ausrichten. Eine digitale Visitenkarte lässt sich über die Schaltfläche „Neue vCard von Kontakt“ auswählen. Bei sämtlichen Outlook-Versionen bietet die Signatur ausreichend Platz für lange Texte. Bedenken Sie aber, dass die Zeilen unter der Nachricht nur dann gelesen werden, wenn sie prägnant ins Auge fallen. In der Regel dienen sie Angaben zum Absender, doch werden sie oft auch für persönliche Statements verwendet. Darüber hinaus setzen viele Anwender an diese Stellen Bitten, die sich vor allem an Empfänger richten, für die die E-Mail nicht bestimmt ist, etwa:
"Diese E-Mail kann vertrauliche Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der richtige Empfänger sind, verständigen Sie mich bitte und löschen Sie dann diese Nachricht. Vielen Dank."
Signaltöne beim Empfangen von wichtigen Mails einrichten
Nachdem Texteingabe und Gestaltung abgeschlossen sind und bei Outlook 2003 außerdem mit „Fertig stellen“ und „OK“ bestätigt wurde, können Sie die Signatur als Standard einem Ihrer Postfächer zuordnen. Wenn Sie also verschiedene Postfächer für private und geschäftliche Korrespondenz haben, wählen Sie bei Outlook 2007 oder Outlook 2010 im Feld „E-Mail-Konto“ zunächst den Namen des Postfachs aus, in dem Sie die Signatur in Zukunft automatisch verwenden möchten. Bei Outlook 2003 markieren Sie das Postfach im Feld „Wählen Sie die Signaturen für folgendes Konto aus“.
Darunter können Sie anschließend auswählen, welche der angelegten Signaturen für neue Nachrichten des Kontos und welche für Antworten und Weiterleitungen eingesetzt werden sollen. So können Sie beispielsweise in Antworten, bei denen Sie davon ausgehen, dass der Empfänger Ihre Kontaktdaten bereits hat, eine kürzere Signatur einsetzen. Auf diese Weise lässt sich mit Hilfe von Outlook der Abspann Ihrer Nachrichten automatisch und doch flexibel anpassen. Voraussetzung ist lediglich, dass Sie die gewünschte Signatur bereits angelegt haben. Abschließend bestätigen Sie die Einstellungen, indem Sie die geöffneten Dialogfenster mit „OK“ schließen. Die Signaturen kommen danach mit sofortiger Wirkung zum Einsatz.
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