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E-Mails: Die Vor- und Nachteile von POP3- und IMAP-Konten

27.12.2019 | 16:00 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz

Das Empfangen von E-Mails funktioniert über zwei unterschiedliche Protokolle, nämlich POP3 (Post Office Protocol 3) oder IMAP (Internet Message Access Protocol). Wir erläutern deren Vor- und Nachteile.

POP3 ist das ältere Protokoll von beiden. Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass sich die eingehenden Nachrichten nach dem Abrufen mit einem Mailprogramm nur eine bestimmte Zeit lang auf dem Server des Mailproviders speichern lassen. In der Voreinstellung werden sie zumeist sogar gelöscht, sobald man sie mit einem Endgerät abgerufen hat. Um danach auch von anderen Geräten auf diese Mails zugreifen zu können, muss man das Löschen vom Server im lokal installierten Mailclient (Thunderbird, Outlook et cetera) aus diesem Grund unterbinden oder es zumindest noch um ein paar Tage verzögern.

Mit ähnlichen Problemen beim Synchronisieren hat man auch beim Verschicken zu kämpfen: Denn wenn man eine Nachricht mittels POP3/SMTP von einem Rechner oder Smartphone versendet, landet sie lediglich auf diesem einen Gerät im Sent-Ordner. Einen Abgleich mit anderen Endgeräten, auf denen der E-Mail-Account eingerichtet ist, gibt es nicht. Diese fehlende Synchronisierung bei POP3 betrifft nicht nur die Nachrichten, sondern auch die Ordnerstruktur, die man folglich in jedem installierten Mailprogramm und damit auf jedem Gerät erneut anlegen muss.

Wer seine Mails auf mehreren Geräten managen möchte, der ist also mit der IMAP-Alternative meist besser bedient – die Browser-Option einmal außen vor gelassen. Die Umstellung eines Mailkontos von POP3 auf IMAP funktioniert nicht einfach durch Umstellen eines Schalters, schließlich müssen dabei ja sämtliche bereits beim Provider abgerufene Mails erneut auf dessen Server hochgeladen werden. Wie Sie hier Schritt für Schritt vorgehen, beschreibt unser Online-Ratgeber ausführlich. Auf der anderen Seite hat IMAP bei kostenfreien und damit in puncto Serverplatz zumeist beschränkten Maildiensten jedoch nicht nur Vorteile. Denn anders als bei POP3, wo die Nachrichten ja nach dem Abrufen sofort oder verzögert vom Server gelöscht werden und folglich dort auch keinen Platz in Anspruch nehmen, beansprucht bei der IMAP-Konfiguration jede einzelne dort verbleibende Nachricht dauerhaft Platz.

Beim Einrichten eines neuen Mailkontos haben Sie die Wahl zwischen POP3- und IMAP-Konfiguration. Der spätere Wechsel ist zwar möglich, aber etwas aufwendig.
Vergrößern Beim Einrichten eines neuen Mailkontos haben Sie die Wahl zwischen POP3- und IMAP-Konfiguration. Der spätere Wechsel ist zwar möglich, aber etwas aufwendig.

Für den Fall, dass Ihnen beim Gratis-Provider nur 1 oder 2 GB an Mailspeicher zur Verfügung stehen und dieser (beinahe) voll ist, haben Sie mehrere Optionen: Entweder zahlen Sie einen (meist geringen) Aufpreis, um mehr Speicherplatz zu erhalten. Oder Sie googeln nach Möglichkeiten, um durch Tricks wie zum Beispiel die Benutzung von Zusatztools Ihren Gratis-Speicher zu erweitern. Alternativ hierzu löschen Sie einzelne Mails beziehungsweise deren Anhänge, um neuen Platz in Ihrem Postfach zu schaffen. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, vor einer solchen Löschaktion alle Nachrichten mit Mailstore Home auf der lokalen Festplatte zu sichern.

So geht’s: Nach Setup und Start von Mailstore Home klicken Sie bitte auf der Programmoberfläche auf „E-Mails archivieren“, wählen daraufhin in der Mitte den bei Ihnen installierten Mailclient (Outlook, Thunderbird oder einen anderen) aus und bestätigen für das Erstellen der Backup-Aufgabe („Profil“) die weiteren Schritte. Die lokale Sicherung Ihrer Nachrichten starten Sie per Doppelklick auf das soeben erstellte Profil.

Sobald die Sicherung dann abgeschlossen ist, können Sie die nicht ständig benötigten Nachrichten aus dem Posteingang respektive deren Anhänge löschen. Über die Funktionen „Eigenes Archiv“ wie auch „E-Mails suchen“ in Mailstore Home stehen Ihnen die gelöschten Mails samt ihrer Anhänge über die lokale Kopie weiterhin zur Verfügung.

Tipp: Knigge für den richtigen Umgang mit E-Mails

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