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Das Einfügen von PDF-Dateien in Word ist nur in der Theorie perfekt

05.11.2019 | 14:03 Uhr | Roland Freist

Ebenso wie Sie beispielsweise Bilddateien in Word-Dokumente einfügen können, können Sie auch den Inhalt von PDFs übernehmen.

Microsofts Textverarbeitung wandelt dieses Format dabei so um, dass Sie die Texte aus dem PDF anschließend wie gewohnt bearbeiten können – zumindest in der Theorie. Tatsächlich funktioniert das nicht so problemlos.

Zunächst zur Funktion selbst: Setzen Sie den Cursor an die Stelle Ihres Dokuments, an der Sie das PDF einsetzen wollen. Öffnen Sie in Word das Ribbon „Einfügen“ und klicken Sie rechts bei „Text“ auf das Drop-down-Menü „Objekt“. Wählen Sie „Text aus Datei“, danach den Ordner mit dem PDF und anschließend klicken Sie auf „Einfügen“. Word zeigt daraufhin einen Hinweis, dass das Dokument konvertiert wird und dass es dabei zu Veränderungen an den Formatierungen kommen kann. Bestätigen Sie mit „OK“, um die Dialogbox zu schließen.

Es gibt drei Möglichkeiten, was anschließend passiert: Im schlimmsten Fall erscheint in Ihrem Word-Dokument lediglich ein Icon, welches auf das PDF hinweist. Das bedeutet, dass Word nicht weiß, was es mit der Datei machen soll. Abhängig ist das offenbar davon, ob auf Ihrem Computer ein PDF-Viewer wie der Adobe Reader installiert ist.

Falls nicht, lässt sich das PDF nicht in Word integrieren. Das wirft zwar Fragen auf, da Word bereits seit mehreren Versionen über eine Export-Funktion für PDF verfügt, die ohne PDF-Viewer auskommt – dies scheint aber der Grund zu sein.

Die zweite Möglichkeit ist, dass Word bei einem mehrseitigen PDF lediglich die erste Seite importiert und alle weiteren ignoriert. Das geschieht vor allem in Word 2007 und 2010, kann aber auch bei späteren Versionen vorkommen. In diesem Fall hilft nur ein Workaround: Löschen Sie die eingefügte Seite oder machen Sie den Vorgang rückgängig. Bei den Word-Versionen ab 2013 können Sie das PDF über „Datei –› Öffnen“ auch einfach aufrufen und in eine Word-Datei umwandeln. Mit Copy & Paste übertragen Sie den Text dann in Ihr Word-Dokument. Alternativ dazu markieren Sie den Text in Ihrem PDF-Viewer und kopieren ihn über die Zwischenablage in Word.

Die dritte Möglichkeit ist, dass das PDF tatsächlich komplett in Word eingefügt wird. Das funktioniert in der Regel jedoch lediglich in Word 2019 und der Version aus Office 365. Zudem scheint dieser Prozess abhängig vom verwendeten PDF-Viewer zu sein. Außerdem müssen Sie dennoch damit rechnen, dass sich die Formatierungen dabei ändern und Sie sie eventuell korrigieren müssen.

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