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Windows 10: Suchfunktion optimal nutzen

19.06.2017 | 09:30 Uhr |

Windows enthält umfangreiche Suchfunktionen, mit denen Sie nahezu jede Datei und jede Funktion auf Ihrem Rechner im Handumdrehen aufspüren. Was die Suche alles kann, erschließt sich jedoch erst, wenn man sich ein wenig mit ihr beschäftigt. Hier einige Tipps.

Während Microsoft die Windows-Suche über die Jahre hinweg immer weiter ausgebaut und mit Funktionen angereichert hat, ist deren Erscheinungsbild stets weiter zusammengeschrumpft: bis nur noch ein unscheinbares, leicht zu übersehendes Eingabefeld übrigblieb. Erst Windows 10 präsentiert es in der Voreinstellung wieder etwas prominenter in der Taskleiste. Doch auch bei diesem Betriebssystem werden die meisten Anwender die Suchfunktion einfach nur zum Aufspüren von Dateinamen einsetzen und sich enttäuscht abwenden, wenn das Gesuchte nicht innerhalb von Sekunden erscheint.

Dabei ist die Windows-Suche sehr wohl dazu in der Lage, schnell und zuverlässig die benötigten Dateien und Ordner aufzuspüren. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen, wie Sie die Funktion richtig verwenden.

Windows 10: Die besten Tipps & Tricks

Microsoft bietet verschiedene Optionen für die Dateisuche

Die Umgestaltung der Windows-Suche begann mit Windows Vista und 7. Seither gibt es zusätzlich zum Suchfeld im Startmenü in jedem Konfigurationsfenster ein Eingabefeld für die Suche von Inhalten. Auch der Windows-Explorer hat eine eigene Suchfunktion erhalten. Diese Funktion ist besonders umfangreich, jedoch etwas verwirrend in der Bedienung.

Das Suchfeld im Startmenü wird von zahlreichen Benutzern in erster Linie als Navigationshilfe verwendet: Wenn Sie die ersten Buchstaben eines installierten Programms eintippen, dann blendet es eine entsprechende Verknüpfung ein. Darüber hinaus beherrscht es allerdings auch die Desktop-Suche: Nach Eingabe eines Dateinamens wird sofort die Fundstelle eingeblendet, sofern der Inhalt zuvor indexiert wurde – darauf kommen wir noch zurück.

In Windows 7 konnten Sie des Weiteren über die Tastenkombination Windows-F ein eigenes Suchfenster einblenden, über welches sich verschiedene Suchfilter konfigurieren ließen. Windows 8 ließ bei dieser Tastenkombination das Suchfeld in der Seitenleiste erscheinen. In Windows 10 hingegen müssen Sie Windows-S drücken, um zum Suchfenster zu gelangen.

Das oft übersehene Suchfenster rechts oben in den Fenstern der Windows-eigenen Anwendungen oder in den Einstellungen von Windows erweist sich bei näherer Beschäftigung ebenfalls als nützlich. Öffnen Sie zum Beispiel die Systemsteuerung und tippen Sie nachfolgend in das Feld „Systemsteuerung durchsuchen“ die Buchstaben kenn ein, bekommen Sie sämtliche Funktionen rund um die Kennwortverwaltung von Windows angezeigt. Darüber hinaus wird ein Link eingeblendet, der Sie zur Windows-Hilfe im Internet führt. Die Suchfunktion im Windows-Explorer hingegen ist ein mächtiges Werkzeug. Denn sie verfügt über Hunderte von Optionen, um die Dateisuche einzugrenzen.

Suchindex einrichten: Die Desktop-Suche richtig nutzen

Die Desktop-Suche von Windows listet Dokumente, Weblinks und, falls vorhanden, auch Apps in ihrer Trefferliste auf. Die Rubriken lassen sich schnell erweitern.
Vergrößern Die Desktop-Suche von Windows listet Dokumente, Weblinks und, falls vorhanden, auch Apps in ihrer Trefferliste auf. Die Rubriken lassen sich schnell erweitern.

In der Voreinstellung blendet Windows 10 das Suchfeld unten in der Taskleiste ein. Nach einem Rechtsklick darauf können Sie über „Cortana -> Cortana-Symbol anzeigen“ das Feld auf ein Icon mit einem Kreis reduzieren oder mittels „Ausblenden“ das Suchfeld gänzlich verschwinden lassen. Nach einem Rechtsklick auf die Taskleiste stellen Sie die ursprüngliche Anzeige über „Cortana“ wieder her.

Nach der Eingabe eines Suchbegriffs erscheint oben in der Liste der Treffer, bei dem Windows die höchste Übereinstimmung vermutet, häufig eine Textdatei. Darunter folgen einige weitere Dokumente, Musikstücke, Fotos wie auch unten einige Links aus dem Internet. Diese werden von Microsofts Suchmaschine Bing geliefert. Die Originalversion von Windows 10 ließ über einen Trick noch eine Umkonfiguration auf Google zu, was Microsoft mit dem Anniversary Update jedoch ausschloss.

Dazu ein Tipp: Um Treffer aus mehreren Kategorien präsentieren zu können, zeigt die Liste die Treffer bei den Dokumenten, Fotos sowie Musikstücken zunächst nicht vollständig an. Für die am häufigsten angeforderten Kategorien „Apps“, „Dokumente“ und „Web“ stehen oberhalb der Suchergebnisse drei Symbole bereit. Klicken Sie eines davon an, um die jeweilige Kategorie zu erweitern. Die zusätzlich verfügbaren Optionen sehen Sie nach einem Klick auf „Filter“. Sie können Ihre Suche jedoch auch direkt auf eine der Kategorien beschränken. Um etwa lediglich Dokumente mit dem Suchbegriff angezeigt zu bekommen, tippen Sie dokumente: [Suchbegriff] ein, Fotos sehen Sie über die Eingabe fotos: [Suchbegriff].

Vielleicht haben Sie sich schon gewundert, warum die Desktop-Suche eine Datei nicht findet, obwohl sie klar sichtbar auf Ihrer Festplatte liegt. Der Grund ist, dass sie vom Suchindex nicht erfasst wurde. Denn im Unterschied zur Explorer-Suche findet die Desktop-Suche ausschließlich indexierte Dateien.

Über die Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung kontrollieren Sie, welche Ordner, Dateien und Programme für einen schnellen Zugriff indexiert werden sollen.
Vergrößern Über die Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung kontrollieren Sie, welche Ordner, Dateien und Programme für einen schnellen Zugriff indexiert werden sollen.

Der Suchindex lässt sich in der Systemsteuerung über die „Indizierungsoptionen“ konfigurieren. In diesem Fenster finden Sie eine Liste aller Ordner und Anwendungen, welche bei der Suche auf Ihrem Rechner berücksichtigt werden. Mithilfe des Buttons „Ändern“ können Sie nach einem Klick auf ein Laufwerk zusätzliche Ordner hinzufügen. Doch Vorsicht: Die Versuchung ist groß, einfach das komplette Laufwerk C: oder sogar alle Partitionen in die Suche einzubeziehen. Das macht die Suche jedoch sehr langsam. Besser ist es, nur die Ordner zu markieren, in denen Sie Ihre persönlichen Dokumente, Fotos, Musikstücke et cetera aufbewahren. Aus dem gleichen Grund ist übrigens die Volltextsuche von Windows ausgeschaltet, weil sie die Suchdauer stark verlängern würde. Wollen Sie sie ausprobieren, so finden Sie die entsprechende Option nach einem Klick auf den Button „Erweitert“. Wechseln Sie zum Register „Dateitypen“, aktivieren Sie anschließend „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ und bestätigen Sie daraufhin mit „OK“. Es erscheint eine Warnung, dass dieser Vorgang sehr lan-ge dauern kann. Nach der Bestätigung mit „OK“ baut Windows den Index neu auf. Je nach Rechnergeschwindigkeit und Datenmenge kann das mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Für den Fall, dass die Suche trotz korrekter Indizierungseinstellungen dennoch nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, hilft häufig ein Neuaufbau des Index. Klicken Sie hierzu auf „Erweitert -> Neu erstellen“. Bei großen Datenmengen sollten Sie diesen Vorgang am besten über Nacht laufen lassen.

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Textinhalte auch von verschlüsselten Dateien finden

In den erweiterten Optionen können Sie die Volltextsuche sogar für verschlüsselte Dateien aktivieren. Sie bremst allerdings sowohl die Indexerstellung als auch die Suche aus.
Vergrößern In den erweiterten Optionen können Sie die Volltextsuche sogar für verschlüsselte Dateien aktivieren. Sie bremst allerdings sowohl die Indexerstellung als auch die Suche aus.

Hinter dem Button „Erweitert“ hält der Suchindex weitere Optionen bereit. So können Sie mit einem Häkchen vor „Verschlüsselte Dateien indizieren“ erreichen, dass die Suche auch per EFS oder Bitlocker verschlüsselte Laufwerke berücksichtigt. In der Voreinstellung ist diese Option aus Sicherheitsgründen ausgeschaltet. Ansonsten wäre es möglich, verschlüsselte Inhalte einfach mit der Windows-Suche ans Tageslicht zu bringen.

Darunter finden Sie die Option „Ähnliche Worte, die diakritische Zeichen enthalten, als unterschiedliche Worte behandeln“. Diakritische Zeichen sind Punkte, Häkchen, Kreise oder Striche, die in manchen Sprachen an Buchstaben angebracht werden. Dazu zählt unter anderem die Tilde, die etwa im Spanischen oder Portugiesischen verwendet wird: ñ. Mithilfe der Option erreichen Sie, dass Windows diese Zeichen beim Indexieren gesondert behandelt. Das Aktivieren dieser Optionen führt dazu, dass der Index komplett neu aufgebaut wird.

Weiter unten im selben Fenster können Sie den Ort einstellen, an welchem Windows den Suchindex speichert. Voreingestellt ist „C:\ProgramData\Microsoft“. In diesem Ordner finden Sie das Unterverzeichnis „\Search“, in dem der Index auf mehrere Ordner und Dateien aufgeteilt ist. Um die Suche zu beschleunigen, empfiehlt es sich, den Index auf die schnellste verfügbare Festplatte im Computer zu legen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Neu auswählen“ und markieren Sie danach den gewünschten Ordner. Leider lässt sich der vorhandene Index nicht einfach verschieben, stattdessen wird er nach der Änderung und einem Klick auf „OK“ neu angelegt.

Suche in Outlook-Mails funktioniert nicht

In den Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung taucht auch Outlook auf; zudem weisen etliche Internetbeiträge darauf hin, dass die Desktop-Suche von Windows auch Treffer in den Outlook-Mails liefert. Doch beim Ausprobieren der Funktion bleiben die E-Mails unberücksichtigt, ganz gleich, wie Sie die Suche konfigurieren. Und in der Liste der Filter taucht ebenfalls kein Maileintrag auf.

Tatsächlich konnte man bis hin zu Outlook 2010 mit Windows auch die eigene E-Mail-Sammlung durchsuchen. Seit Version 2013 jedoch wird diese Funktion durch das Mailprogramm blockiert, daran hat sich auch mit Outlook 2016 nichts geändert.

Die Windows-Suche erkennt zwar, dass der Mailclient installiert ist, und legt daher bei den Indizierungsoptionen den genannten Eintrag an. Würde das nicht geschehen, ließen sich auch die Mails von älteren Versionen nicht mehr durchsuchen. Bei den neueren Ausführungen von Outlook bekommt Windows jedoch keinen Zugriff auf die Daten. Eine Erklärung liefert Microsoft dafür nicht, stattdessen verweist die Firma auf die internen Suchroutinen von Outlook.

So suchen Sie mit dem Windows-Explorer nach Dateinamen

Geht es nicht um die Suche nach Dateiinhalten, sondern um die von Dateinamen, empfiehlt sich der Windows-Explorer. Er verwendet zwar den gleichen Index wie die Suchfunktion von Windows, bietet Ihnen allerdings zusätzlich umfangreiche Optionen, um die Suche einzuschränken und dadurch zu beschleunigen.

So können Sie mit dem Dateimanager gezielt in einem bestimmten Ordner beziehungsweise einem Ast der Baumstruktur des Dateisystems suchen. Im ersten Schritt öffnen Sie deshalb das Verzeichnis, in dem Sie die gewünschte(n) Datei(en) vermuten. Die Suche umfasst dabei mittels Voreinstellung auch die Unterverzeichnisse. Klicken Sie im nächsten Schritt oben rechts in das Suchfeld. Es erscheint ein neues Ribbon namens „Suchen“

Über einen Kalender können Sie bei der Explorer-Suche auf den Tag genau festlegen, in welchem Zeitraum die gesuchten Dateien vermutlich gespeichert oder geändert wurden ? übrigens nur einer von vielen Suchfiltern.
Vergrößern Über einen Kalender können Sie bei der Explorer-Suche auf den Tag genau festlegen, in welchem Zeitraum die gesuchten Dateien vermutlich gespeichert oder geändert wurden ? übrigens nur einer von vielen Suchfiltern.

Wenn Sie dort nun auf den Button „Änderungsdatum“ klicken, können Sie angeben, wann die gewünschte Datei angelegt oder das letzte Mal geändert wurde. Klicken Sie etwa auf „Letzten Monat“, erscheint im Suchfeld in blauer Schrift „änderungsdatum:letzten monat“. Außerdem werden Ihnen sämtliche Dateien angezeigt, auf die dieses Suchkriterium zutrifft. Sie können dann auch ein Feintuning vornehmen: Sobald Sie in „letzten monat“ hineinklicken, erscheint ein Kalender, in dem Sie vor-und zurückblättern können. Auf diese Weise lässt sich auch ein weiter zurückliegender Monat einstellen. Es ist ebenfalls möglich, einen Zeitraum für die Suche zu definieren.

Über die Drop-down-Menüs „Art“ und „Größe“ schränken Sie die Suche zusätzlich ein. Auch diese Eigenschaften erzeugen wieder Einträge im Suchfeld. Sie können viele weitere Filter einschalten, insgesamt dürften es um die 300 sein. Dazu wechseln Sie zunächst zum Menü „Ansicht“ und markieren „Details“. Zurück im Ribbon „Suchen“ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltentiteln, wo bei gemischten Dateitypen normalerweise „Name“, „Änderungsdatum“, „Typ“ und „Größe“ steht. Der Explorer passt diese Titel dann an den Inhalt des jeweiligen Ordners an. Über das Kontextmenü erreichen Sie weitere mögliche Spaltentitel. Mit einem Klick auf „Weitere“ öffnen Sie eine lange Liste mit allen Details, die der Dateimanager ermitteln kann. Sie alle entsprechen dabei Kriterien, nach denen die Suchfunktion die Files filtern kann. Sie brauchen sie lediglich in das Suchfeld einzugeben.

Tippen Sie beispielsweise in einem Ordner mit Musikdateien bitrate: in das Feld und setzen Sie dann den Cursor direkt dahinter. Der Explorer zeigt Ihnen nun vier Filter an. Nachdem Sie einen ausgewählt haben, wie zum Beispiel „CD-nahe Qualität (mehr als 128 kBit/s)“, sehen Sie nur noch die Dateien, die dieses Kriterium erfüllen. Die Filter funktionieren jedoch lediglich, wenn ihre Auswahl auch Sinn ergibt. Wenn Sie beispielsweise in einem Musikordner als Kriterium abmessungen: in das Suchfeld eingeben, geschieht nichts.

Neben diesen erweiterten Filterfunktionen gibt es zudem noch einen zweiten, großen Unterschied zwischen der Desktop-und der Explorer-Suche: Über das Suchfeld in der Taskleiste beziehungsweise im Startmenü finden Sie nur Dateien, die zuvor indexiert wurden. Alle anderen Files sind für diese Suche unsichtbar. Der Explorer hingegen berücksichtigt ebenfalls nicht indexierte Ordner, dafür benötigt er aber deutlich länger für die Suche.

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Boolesche Operatoren und Alternativen zur Windows-Suche

Sobald Sie zwei Suchbegriffe eingeben – ganz gleich, ob in der Desktop-oder der Explorer-Suche – findet die Suchfunktion nur Dateien, die in ihrem Namen beide Wörter enthalten. Tippen Sie etwa PC Welt ins Suchfeld ein, so erreichen Sie die Datei „PC Welt.docx“, nicht jedoch die Dateien „PC.docx“ oder „Welt.docx“. Die Suchfunktion ergänzt in diesem Fall also automatisch den Operator UND. Wenn Sie zusätzlich auch „PC.docx“ und „Welt.docx“ aufgelistet haben möchten, setzen Sie den Operator ODER und geben Sie PC ODER Welt ein. Das ODER muss komplett in Großbuchstaben stehen. Das funktioniert allerdings nur in der Suche des Windows-Explorers, nicht jedoch in der Desktop-Suche. Dort können Sie den Operator NICHT verwenden: Mit „PC NICH Welt“ lassen Sie nur solche Dateien erscheinen, bei denen nur „PC“ im Namen steht. Alle Kombinationen mit „Welt“ sind ausgeschlossen.

Es existiert eine ganze Reihe von externen Suchprogrammen, die es mit den Funktionen von Windows ohne Weiteres aufnehmen können oder sie sogar übertreffen. Die wohl bekannteste Anwendung dieser Art ist Copernic Desktop Search . Sie liegt in einer kostenlosen Version mit Datei-sowie Volltextsuche und in einer kostenpflichtigen Ausgabe mit einer zusätzlichen Suchfunktion für Outlook-Mails und einem Index für Netzwerk-und Wechsellaufwerke vor. Der wichtigste Konkurrent ist Lookeen, das aber einen anderen Ansatz verfolgt. Es installiert eine Datei-und Volltextsuche für den Desktop und darüber hinaus ein Plug-in für Outlook, über das es E-Mails und Kontakte erfasst. Die Desktop-Suche lässt sich damit direkt aus dem Mailprogramm heraus starten. Darüber hinaus existieren verschiedene Tools, die lediglich nach Dateinamen suchen, dafür allerdings sehr schnell arbeiten: zum Beispiel Everything und NTFS-Search.

TIFF-Dateien nach Text durchsuchen

Auch Bilddateien können Texte enthalten, dazu zählen beispielsweise mit dem Computer empfangene Faxnachrichten. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung von Windows (Optical Character Recognition, OCR) können Sie auch diese Dateien in die Suche einbeziehen. Rufen Sie dazu in der Systemsteuerung „Programme und Features“ auf und klicken Sie anschließend auf der linken Seite auf „Windows-Features aktivieren oder deaktivieren“. Scrollen Sie nun nach unten, markieren Sie „Windows-TIFF-Filter“ und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“.

Cleverer suchen mit Cortana

Ergänzend zum Suchen durch Tippen unterstützt Windows 10 auch das Suchen via Cortana-Spracheingabe oder -Tastatureingabe. Die Sprachsteuerung ist fest in die Windows-Suche integriert und automatisch aktiv, nachdem Sie auf die Suchlupe geklickt beziehungsweise getippt oder den Cursor ins Suchfeld gesetzt haben. Dass Cortana bereit ist, gesprochene Anweisungen anzunehmen, erkennen Sie am pulsierenden Kreis oben in der Suchleiste.

Als persönliche Assistentin kann Cortana Ihnen auch Arbeit abnehmen. Nach Eingabe von "Erstelle eine Erinnerung" können Sie beispielsweise selbige anlegen, um sich zum gewünschten Zeitpunkt an ein Ereignis erinnern zu lassen. Alle von Cortana gespeicherten und verwalteten Informationen werden über alle Geräte hinweg synchronisiert, über die sie Cortana verwenden. Also auch auf einem Smartphone oder gar der Xbox One.

Cortana hilft aber auch bei der Umrechnung von Währungen (etwa "23 USD in Euro), beim Ermitteln der Uhrzeit (etwa "Wie spät London") oder mit einer Wettervorhersage ("wetter").

Über das Zahnrad-Icon gelangen Sie nach einem Klick in das Sucheingabefeld auf die Cortana-Einstellungen. Hier können Sie beispielsweise festlegen, dass Cortana nach dem Drücken der Tastenkombination Win-Taste + C aktiv werden soll. Außerdem können sie die Synchronisation mit anderen Geräten ab- und einschalten.

Sie möchten Cortana nicht verwenden? Mit diesem Trick können Sie Cortana abschalten.

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