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Windows 10: Suchfunktion optimal nutzen

11.08.2019 | 18:01 Uhr | Roland Freist

Die Desktop-Suche von Windows versteckt, was sie alles kann. Wenn man sie richtig konfiguriert und zu nutzen weiß, ist die Funktion jedoch ein leistungsfähiges, hilfreiches Werkzeug.

Mit der Größe der Speichermedien nimmt auch die Zahl der Dateien ständig zu. Auch auf Festplatten und SSDs mittlerer Größe lagern oft zigtausende Files. Darunter leidet natürlich die Übersichtlichkeit, vor allem wenn es die Anwender an der Disziplin fehlen lassen, ihre Dokumente, Musikstücke, Filme, Bilder und so weiter stets sofort thematisch und chronologisch in Ordnern zusammenzufassen – aber das ist ein anderes Thema. Sucht man aber beispielsweise ein Word-Dokument mit einem bestimmten Stichwort im Text, kann die manuelle Suche Stunden in Anspruch nehmen, sofern sie denn überhaupt zum Erfolg führt.

Benötigt wird also so etwas wie Google für den Desktop: Eine Suchmaschine, die alle auf der Festplatte gespeicherten Inhalte regelmäßig indiziert und nach Eingabe eines Suchbegriffs als Liste von Fundstellen ausspuckt, bei der die wahrscheinlich am besten passenden Treffer ganz oben stehen. Und genau das leistet die in Windows integrierte Desktop-Suche.

Siehe auch: Windows entnerven - 20 Tipps zum Optimieren

So stellen Sie die Desktop-Suche des Betriebssystems perfekt ein

Die Windows-Suche kann gespeicherte E-Mails nur bis zur Version 2010 berücksichtigen.
Vergrößern Die Windows-Suche kann gespeicherte E-Mails nur bis zur Version 2010 berücksichtigen.

Doch warum funktioniert diese Suche oft nicht wie gewünscht und findet beispielsweise keine Daten, die deutlich sichtbar im Dokumentenordner auf der Festplatte liegen? In aller Regel liegt das an den Indizierungsoptionen. Windows berücksichtigt bei der Analyse des Datenbestands in der Voreinstellung nämlich nicht die gesamte Festplatte, sondern lediglich ausgewählte Ordner. Wie sich der Index zusammensetzt, erkennen Sie in den „Indizierungsoptionen“. Diese erreichen Sie über die Systemsteuerung oder indem Sie in das Suchfeld in der Taskleiste einen beliebigen Buchstaben eintippen, rechts oben das Menü „Filter“ öffnen, nach unten scrollen und auf den Button „Standorte auswählen“ klicken. Nach dem Oktober-Update auf Windows 10 1809 klicken Sie oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten und wählen „Indizierungsoptionen“.

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In der Voreinstellung stellt Windows den Index aus den Dateien in Ihrem Benutzer-Ordner, dem Verlauf des Internet Explorers, den Datenbanken von Onenote und Outlook (falls vorhanden) und den installierten Apps und Programmen zusammen. Dateien, die etwa in anderen Unterverzeichnissen von C: liegen, bleiben dagegen außen vor. Um weitere Ordner in den Index aufzunehmen, klicken Sie auf „Ändern“ und im folgenden Fenster unter „Ausgewählte Ordner ändern“ auf den kleinen Pfeil vor der Bezeichnung des Laufwerks, auf dem die Files gespeichert sind. Anschließend können Sie über die Kontrollkästchen steuern, welche Ordner bei der Indizierung zusätzlich berücksichtigt werden sollen. Schließen Sie das Fenster mit „OK“.

Hinweis: Zwar taucht in den Indizierungsoptionen Outlook auf, tatsächlich jedoch ist eine Suche in den Datenbanken des Programms nur bis zur Version 2010 möglich. Outlook 2013, 2016 und 2019 sperren sich gegen Windows-Abfragen. Eine Begründung dafür liefert Microsoft nicht und verweist stattdessen auf die eingebaute Suche des Mailprogramms.

Klicken Sie nun auf „Erweitert“. Im Register „Indexeinstellungen“ können Sie angeben, ob auch verschlüsselte Dateien indiziert werden sollen. Die zweite Option zu diakritischen Zeichen bezieht sich darauf, ob Wörter mit Zeichen wie der Tilde ñ, die etwa im Spanischen verwendet wird, getrennt indiziert werden sollen. Darunter finden Sie den Button „Neu erstellen“. In der Regel benötigen Sie ihn nicht, denn sobald Sie die Indizierungsoptionen geändert haben, beginnt Windows sofort mit der Anpassung der Index-Datenbank. Verwenden Sie ihn daher nur, wenn Sie den Eindruck haben, dass der Index beschädigt oder gelöscht wurde und die Suche nicht mehr funktioniert. Auch die Erfassung neu hinzugekommener oder veränderter Dokumente erfolgt automatisch.

Wechseln Sie nun zum Register „Dateitypen“. Dort finden Sie eine lange Liste von Dateitypen und -endungen. Darunter stehen zwei Optionen: „Nur Eigenschaften indizieren“ sorgt dafür, dass bei einem Dateityp lediglich Daten wie der Dateiname und das Datum in den Index eingetragen werden. „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ bedeutet hingegen, dass zusätzlich auch der Dateiinhalt erfasst wird. Windows trifft diese Einstellungen automatisch, normalerweise müssen Sie nichts daran verändern. Wenn Sie beispielsweise den Eintrag für txt-Dateien markieren, wird künftig bei diesem Datei-Typus auch der Inhalt berücksichtigt.

So suchen Sie richtig nach Dateien, Apps und im Web

Bei Textformaten wie 'docx' veranlasst Windows automatisch die Indizierung des Inhalts.
Vergrößern Bei Textformaten wie 'docx' veranlasst Windows automatisch die Indizierung des Inhalts.

Normalerweise ist in der Taskleiste von Windows 10 das Suchfeld zu sehen. Falls nicht, blenden Sie es nach einem Rechtsklick auf die Leiste mit dem Befehl „Cortana –› Suchfeld anzeigen“ ein. Falls Sie das Feld bewusst deaktiviert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und anschließend auf „Suchen“, um es wieder hervorzuholen.

Eine Suche starten Sie, indem Sie den gesuchten Begriff bei geöffnetem Startmenü einfach eintippen – Windows setzt ihn dann automatisch in das Suchfeld. Falls ein Mikrofon angeschlossen oder wie im Notebook integriert ist, können Sie den Begriff auch sprechen.

Eventuell werden Sie anschließend jedoch enttäuscht sein. Denn obwohl sämtliche Einstellungen stimmen, scheint Windows das gewünschte Dokument nicht zu finden. Das liegt jedoch mit einiger Sicherheit daran, dass die Ergebnisliste zunächst lediglich eine Art Zusammenfassung der Fundstellen bei den Apps, in den Einstellungen, im Web und in den Dokumenten anzeigt. Auf diese Weise bekommen Sie beispielsweise bei der Eingabe des Begriffs „System“ eine Verknüpfung zur Systemsteuerung angezeigt, die Sie jedoch erst mit einem weiteren Mausklick erreichen.

Über die 'Ordneroptionen' des Windows Explorers können Sie einstellen, dass Windows auch bei nicht indizierten Dateien den Inhalt durchsuchen soll.
Vergrößern Über die 'Ordneroptionen' des Windows Explorers können Sie einstellen, dass Windows auch bei nicht indizierten Dateien den Inhalt durchsuchen soll.

Falls Sie jedoch nach einer Datei gesucht haben, in der „System“ erwähnt wird, klicken Sie im Suchfenster des Startmenüs oben auf das Symbol einer leeren Seite. Nun liefert Ihnen Windows eine Liste mit Dokumenten, in denen der Begriff vorkommt. Wollen Sie hingegen Fundstellen im Web angezeigt bekommen, klicken Sie auf das Globus-Symbol. Alternativ können Sie die Auswahl der Treffer auch per Texteingabe steuern: Mit „app: System“ sucht Windows in den installierten Programmen und Funktionen, mit „dokumente: System“ in Dateien, die Klartext enthalten, mit „web: System“ mit Bing im Internet. Über die Liste „Filter“ erreichen Sie noch eine Reihe weiterer Optionen und können beispielsweise gezielt nach Fotos („fotos:“) oder Musikstücken („musik:“) fahnden. Sie können die Suche aber auch gleich zu Anfang beispielsweise auf Dateien beschränken: Setzen Sie dazu den Cursor in das Suchfeld und klicken Sie in dem Menü, das Cortana nun öffnet, ganz unten auf den Button „Dokumente“. Was sich bei der Desktop-Suche bei Windows 10 durch das letzte große Update (Version 1809) geändert hat, lesen Sie im Kasten auf dieser Seite.

Windows 10: Neue Suche im Herbst-Update

Das letzte Herbst-Update für Windows 10 zeigt bei der Suche über Cortana nicht mehr nur die Filter „Apps“, „Dokumente“ und „Web“, sondern zusätzlich auch „Alle“ und „Einstellungen“. Damit spüren Sie den Suchbegriff in den Fenstern und Menüs von Windows auf. Das bisherige Menü „Filter“ heißt jetzt „Mehr“ und wurde um die Einträge „E-Mail“ und „Personen“ reduziert, die sich auf die nicht mehr funktionierende Suche in Outlook bezogen. Führt der Suchbegriff zu einer App oder einem Programm, kann man die Software auf der rechten Fensterseite direkt als Administrator starten oder den zugehörigen Ordner öffnen.

Wenn Sie links in der Leiste auf das Symbol „Home“ klicken, erscheint sogar ein neu gestaltetes Suchfenster, in dem Windows nach Eingabe des Suchbegriffs auch die zuletzt gesuchten Wörter anzeigt und einen Blick in die Zeitachse ermöglicht.

Schnell nach Phrasen und Zusammensetzungen suchen

Wenn Sie nach einer Zusammensetzung aus mehreren Wörtern fahnden, nutzen Sie die Phrasensuche: Sobald Sie mehrere Wörter in Anführungszeichen setzen, listet die Desktopsuche nur die exakte Übereinstimmung auf. So resultiert etwa aus „Windows 10 Tipps“ etwas anderes als aus „10 Windows Tipps“. Darüberhinaus können Sie sich in manchen Fällen die vollständige Phrase sparen, indem Sie nur die Anfangsbuchstaben der einzelnen Begriffe, getrennt durch Leerzeichen, in Anführungszeichen setzen: so etwa bei der Bildbearbeitung „Paint Shop Pro“, die Sie auch über „p s p“ finden.

Falls die Desktop-Suche in den indizierten Dokumenten keine Treffer findet, erscheint statt einer Trefferliste der Eintrag „[Suchbegriff] – im Datei-Explorer suchen“. Per Klick starten Sie die Suchfunktion des Explorers, der alle Laufwerke, die unter „Dieser PC“ erscheinen, nach dem Suchbegriff scannt. Das kann einige Minuten dauern.

Per Voreinstellung sucht der Explorer den eingegebenen Begriff lediglich in den Dateinamen, um die Dauer des Suchvorgangs nicht unnötig auszudehnen. Falls der Suchbegriff jedoch in einer Textdatei auftaucht, müssen Sie in den sauren Apfel beißen und die Suche auf die Inhalte ausweiten. Öffnen Sie dazu im Explorer das Menü „Ansicht“ und gehen Sie auf „Optionen –› Ordner-und Suchoptionen ändern“. Wechseln Sie zum Register „Suchen“ und setzen Sie ein Häkchen vor „Immer Dateinamen und -inhalte suchen (dieser Vorgang kann einige Minuten dauern)“. Eventuell müssen Sie zusätzlich noch die Option „Komprimierte Dateien (.ZIP, .CAB usw.) einbeziehen“ einschalten, um das Gesuchte zu finden.

Windows 10 Oktober-Update: Diese Funktionen fallen weg

Im Windows-Explorer nach bestimmten Kriterien suchen

Im Windows-Explorer können Sie das Erstellungsdatum der gesuchten Datei genau festlegen.
Vergrößern Im Windows-Explorer können Sie das Erstellungsdatum der gesuchten Datei genau festlegen.

Während die Desktop-Suche auch Ergebnisse aus der Liste der installierten Apps und aus dem Web liefert, beschränkt sich der Windows-Explorer mit seiner Suchfunktion auf die lokal vorhandenen Dateien. Dabei greift er zwar auf den gleichen Index zu wie Cortana in der Taskleiste, bietet jedoch erweiterte Möglichkeiten für die Suche nach Dateieigenschaften und die Kombination mehrerer Suchkriterien.

Um sich mit dem Explorer auf die Suche nach einem bestimmten File zu machen, öffnen Sie zunächst den Ordner, in dem Sie die Datei vermuten. Je weiter Sie die Suche auf diese Weise einschränken, desto schneller präsentiert Windows Ihnen die Ergebnisse. Setzen Sie den Cursor nun rechts oben in das Suchfeld und geben Sie den Suchbegriff ein, zum Beispiel „Fußball“. Nun erscheint das zusätzliche Menü „Suchen“, auf das der Explorer mit dem rot markierten Begriff „Suchtools“ aufmerksam macht. Klicken Sie „Suchen“ an, um ein Ribbon mit weiteren Optionen einzublenden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Änderungsdatum“ beispielsweise öffnen Sie ein kleines Menü, über das Sie den Suchzeitraum eingrenzen können, beispielsweise auf „Letzte Woche“. Der Explorer beginnt nun sofort mit der Suche nach Dateien, in denen der Begriff „Fußball“ auftaucht und deren Änderungsdatum in der vergangenen Woche liegt. Dazu passt er auch gleich den Eintrag im Suchfeld an, hier steht nun „Fußball änderungsdatum:letzte woche“. Wenn Sie nun hinter den letzten Buchstaben von „woche“ klicken, zeigt der Explorer zugleich einen Kalender an, in dem Sie mit gedrückter linker Maustaste den gewünschten Zeitraum markieren können. Genauso können Sie über das Ribbon „Suchen“ und die Drop-down-Menüs „Art“ und „Größe“ die Suche auf bestimmte Dateigattungen und -größen beschränken.

Apropos: Wenn Sie unter „Größe“ die Option „Leer (0 KB)“ wählen, sucht der Explorer nach Files, die eine Größe von 0 KByte aufweisen. In der Regel können Sie solche Dateien gefahrlos löschen.

Sie können die Suchkriterien sogar noch weiter verfeinern. Markieren Sie zunächst im Menü „Ansicht“ die „Details“. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltentiteln, die sich normalerweise aus „Name“, „Änderungsdatum“, „Typ“, „Größe“ und „Ordner“ zusammensetzt. Klicken Sie unten auf „Weitere“ und markieren Sie weitere Spalten, die der Explorer einblenden soll, etwa „Aufnahmedatum“, und bestätigen Sie mit „OK“. Wenn Sie nun „aufnahmedatum:“ in das Suchfeld eingeben und den Cursor dahinter setzen, erscheinen weitere Optionen, um die Suche einzugrenzen. Das funktioniert auch mit vielen anderen Kriterien, die Sie sich als zusätzliche Dateieigenschaften in Spaltenform anzeigen lassen können. Der Explorer stellt Ihnen auf diese Weise mehr als 200 Suchkriterien zur Verfügung, die Sie beliebig miteinander kombinieren können. Denken Sie jedoch daran, dass die eingestellten Kriterien immer nur im aktuell geöffneten Ordner gelten.

Alternative Desktop-Suchtools

Zur Desktop-Suche von Windows existieren diverse Alternativen, von denen das Programm Copernic Desktop Search am bekanntesten sein dürfte. Die aktuelle Version arbeitet mit diversen Erweiterungen zum Anpassen an individuelle Anforderungen. Damit bekommen Sie beispielsweise Zugriff auf die Outlook-Datenbank und können darin nach Dateianhängen suchen – die Desktop-Suche von Windows ist dazu nicht in der Lage. Außerdem ermöglicht Copernic per Extension auch das Einbeziehen der Datenbestände bei Clouddiensten wie Google Drive oder Dropbox. Die Gratisversion ist auf 25.000 Dateien beschränkt.

Eine weitere Alternative ist Everything , das zwar lediglich die Dateinamen und keine Inhalte indiziert, dafür jedoch rasend schnell ist.

Der größte Konkurrent für Copernic ist Lookeen, vor allem im professionellen Umfeld. Die Software ist ebenfalls kompatibel zu Outlook und arbeitet auch mit den virtuellen Desktop-Umgebungen von Vmware und Microsoft zusammen. Die Testversion ist 14 Tage lang uneingeschränkt nutzbar.

Schließlich gibt es auch noch das deutsche Programm EF Find , das eine Volltextsuche für Textdateien, HTML-Seiten und zahlreiche Archivformate anbietet. Der Autor bietet zwar keine Gratisversion an, bei einem Preis von 11,90 Euro ist EF Find auch für Anwender mit kleinem Budget erschwinglich.

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