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Weitere Tipps zum Umziehen von Mail-Daten

29.06.2013 | 23:10 Uhr |

Sicherungs-Tools:
Eine Reihe von Utilities machen das Sichern und Wiederherstellen von Maildaten in XP und Vista besonders einfach. Die besten Tools haben wir zusammengestellt.

Thunderbird:
Die praktische Freeware Mozbackup sichert Einstellungen aus Thunderbird und Firefox. So können Sie neben Ihren Mails und den Kontakten zum Beispiel auch die installierten Add-ons schnell und einfach speichern. Zuerst entscheiden Sie, ob Sie eine neue Backupdatei erstellen oder eine vorhandene wiederherstellen wollen. Dann legen Sie fest, von welcher Anwendung die Datensicherung erstellt wird.

Platzbedarf von Dateianhängen verringern
Postfächer von bis zu mehreren GB Größe sind keine Seltenheit. Das kann leicht zu Problemen beim Backup führen, wenn etwa die Postfachdatei nicht mehr auf das Sicherungsmedium passt. Outlook kommt bei großen Postfachdateien oft ins Straucheln. Indizien dafür sind Fehlermeldungen über eine angeblich beschädigte Datendatei sowie lange Wartezeiten beim Programmstart. Speicherplatz verschlingen vor allem Dateianhänge. Misten Sie daher Mails mit großem Anhang regelmäßig aus. Die Shareware Outlook Attachment Sniffer nimmt sich dieser Problematik an und extrahiert mit wenigen Klicks sämtliche Dateianhänge aus der Outlook-Postfachdatei heraus und legt sie übersichtlich in eigenen Ordnern ab. Beim Exportieren kann das Tool die Outlook-Ordnerstruktur und die Namen der Absender übernehmen. Sie können die betroffenen Mails alternativ in einen anderen Outlook-Ordner verschieben lassen, die Anlagen durch Links auf die extrahierten Dateien ersetzen und die Anlagen oder die komplette Mail löschen lassen.

Mailarchiv mit IMAP umziehen
Beim Abruf von Mails beim Provider kommt in den meisten Fällen das POP3-Protokoll zum Einsatz. Damit holen Sie sich alle neu eingetroffenen Nachrichten in einem Rutsch auf Ihren PC. Danach sendet Ihr Rechner die von Ihnen geschriebenen Nachrichten zum Server des Providers. Alle Mails, die Sie auf diesem Weg in Ihr Mailprogramm geladen haben, werden normalerweise automatisch vom Post-Server des Providers gelöscht. Zwar können Sie im Mailprogramm festlegen, dass die Nachrichten eine bestimmte Anzahl an Tagen auf dem Server verbleiben sollen – nach Ablauf dieser Frist werden die Mails aber gelöscht. Möchten Sie Ihr Postfach von verschiedenen Rechnern aus nutzen, ist das POP3-Verfahren ungeeignet. Denn damit verteilen Sie Ihre Mails stückweise auf mehreren PCs, was eine vernünftige Kontoverwaltung unmöglich macht. Hier hilft der Kontozugang über das IMAP-Protokoll.

Haben Sie das IMAP-Konto eingerichtet können Sie die Einstellungen anpassen.
Vergrößern Haben Sie das IMAP-Konto eingerichtet können Sie die Einstellungen anpassen.
© 2014

So läuft der Postfachwechsel
IMAP (Internet Message Access Protokoll) ist eine nützliche Alternative zu POP3 und eignet sich vor allem für Anwender, die Mails nicht nur zu Hause auf dem PC, sondern auch in der Firma oder unterwegs abrufen und versenden wollen. Wenn Sie in Ihrem Mailprogramm auf ein IMAP-Postfach zugreifen, dann erhalten Sie zunächst nur eine Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Sie können darüber hinaus auf dem Mailserver Ordner einrichten, in die Sie Mails verschieben können. Eine Nachricht wird erst dann heruntergeladen und angezeigt, wenn Sie einen Doppelklick darauf ausführen – oder bei beim einfachen Anklicken, wenn Sie die Vorschaufunktion Ihres Mailprogramms eingeschaltet haben. Zusätzlich kennzeichnet Ihr Mailprogramm die Nachricht auf dem Server als gelesen – löscht sie aber nicht. Legen Sie einen neuen Ordner an, dann schickt Ihr Mail-Client ein entsprechendes Kommando an den Server, der daraufhin die Ordnerstruktur erweitert. Um eine Mail dauerhaft auf Ihren PC zu übertragen und zu speichern, ziehen Sie die jeweilige Nachricht einfach in ihren lokalen Posteingang. Verschicken Sie eine Mail, dann wird diese anschließend automatisch in den Ordner „Gesendet“ auf dem Server kopiert. Dadurch können Sie von überall aus mit denselben Mails arbeiten.
Nachteil dieser Methode: Sie müssen dafür online sein, was bei einem Zugang ohne Flatrate, etwa über ein Handy, entsprechende Kosten mit sich bringt. Bei Verwendung einer langsamen Online-Verbindung – etwa unterwegs beim Datenaustausch über ein Mobiltelefon oder ein träges WLAN – spielt IMAP einen weiteren Vorteil aus: Die geringe Bandbreite wird effektiv genutzt, da zunächst nur die Kopfzeilen der Nachrichten heruntergeladen werden. Zudem bietet IMAP Funktionen, um Nachrichten schon auf den Server zu durchsuchen und zu filtern. In diesem Fall wird nur noch das Ergebnis der Recherche zum Client übermittelt, anstatt zunächst sämtliche Mails zu übertragen. Dadurch können Sie beispielsweise selektiv nur Mails eines bestimmten Absenders oder eines bestimmten Zeitraums übertragen.

Ihr Postfach von POP auf IMAP umstellen
Die meisten Mailprogramme speichern die Zugangsdaten in Form eines Kontos auf dem lokalen PC. Bei der Kontoeinrichtung müssen Sie sich für POP3 oder IMAP entscheiden – der spätere Wechsel klappt in der Regel nicht. Vielmehr müssen Sie das alte Konto zunächst löschen oder – und das empfehlen wir – ein zusätzliches Konto einrichten und als dabei als Typ IMAP auswählen. Die übrigen Angaben zum Postfach bleiben unverändert. POP3 und IMAP können Sie im Grunde genommen auch parallel nutzen, etwa dann, wenn Sie mehrere Mailprogramme einsetzen und nicht alle mit IMAP-Konten umgehen können.
Bei der parallelen Verwendung beider Protokolle sollten Sie allerdings das Programm mit POP3-Mailabruf so konfigurieren, dass es keine Nachrichten vom Server des Providers löscht („Nachrichten auf Server belassen“), da das Löschen von Mail per POP3 auch für IMAP gilt. Generell ist es allerdings zur Vermeidung von Konflikten ratsam, sich auf eine Zugriffsart festzulegen.

Mittels IMAP-Zugriff können sie jederzeit mit verschiedenen Mail-Programmen beim Provider zugreifen.
Vergrößern Mittels IMAP-Zugriff können sie jederzeit mit verschiedenen Mail-Programmen beim Provider zugreifen.
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Mails beim Umzug übernehmen
Wer den Wechsel seines Mailprogramms oder Providers plant, steht häufig vor einem Problem: Das bisherige Nachrichtenarchiv soll in den neuen Mailer überführt werden. Zwar bieten manche Mail-Clients eine Importfunktion für Nachrichten, allerdings klappt das Einlesen Hunderter oder gar Tausender vorhandener Mails meistens nur aus Outlook oder Outlook Express heraus. Für andere Mailprogramme gibt es oft keine passenden Importfilter. Zuverlässig und universell funktioniert der Umzug dagegen mit IMAP – sofern das alte und das neue Mailprogramm diesen Postfachtyp unterstützen. So läuft der Umzug ab: Richten Sie in beiden Programmen ein identisches IMAP-Konto ein. Markieren Sie anschließend im bisherigen Mailprogramm die alten, lokal gespeicherten Mails und befördern sie per Drag & Drop oder mit der Kopierfunktion der Mail-Software in den IMAP-Ordner. Da sich der IMAP-Ordner auf dem Server des Providers befindet, dauert es unter Umständen eine ganze Weile, bis die Mails vollständig übermittelt wurden. Im neuen Mailprogramm verschieben Sie die Nachrichten einfach wieder vom IMAP-Ordner in ein lokales Postfach – fertig. Dieses Verfahren eignet sich auch zum Verschieben von Mails aus Webmail-Providern. Sie brauchen dazu nur den IMAP-Zugang zum Webmail-Konto einzurichten.

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