Beim Erstellen von Serienbriefen bietet Open Office – anders als Word – keine Vorschau an. Das gilt auch für das technisch fast identische Star Office. Es ist daher nicht möglich, die richtige Auswahl der Datenfelder vor dem Ausdruck zu kontrollieren. Wir zeigen Ihnen wie Sie dieses Problem lösen können.
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Anforderung:
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Fortgeschrittener
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Zeitaufwand
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Mittel
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Problem:
Beim Erstellen von Serienbriefen bietet Open Office – anders als Word – keine Vorschau an. Das gilt auch für das technisch fast identische Star Office. Es ist daher nicht möglich, die richtige Auswahl der Datenfelder vor dem Ausdruck zu kontrollieren.
Lösung:
Sie können die Dokumente testweise in mehrere Dateien ausgeben. Öffnen Sie das Seriendruck-Dokument, gehen Sie im Menü auf "Extras, Seriendruck“, wählen Sie die Option "aus diesem Dokument“, und klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche "OK“. Im nächsten Dialog stellen Sie unter "Ausgabe“ die Option "Datei“ ein und wählen hinter "Pfad“ einen beliebigen Ordner für die Ausgabe der Dateien.
Open Office kann die Dateinamen auf der Basis eines Datenbankfelds generieren. Aktivieren Sie dazu die Option "Datenbankfeld“, und wählen Sie aus der Liste dahinter ein geeignetes Feld, beispielsweise "Nachname“. Nach einem Klick auf "OK“ erstellt das Programm für jedes Seriendruck-Dokument eine SXW-Datei im Zielordner. Zum Prüfen öffnen Sie die Dateien anschließend in Open Office.
Für die schnelle Vorschau einzelner Dokumente eignet sich noch eine andere Funktion. Blenden Sie mit <F4> die Datenquellen ein, und wählen Sie die Tabelle für Ihr Seriendruck-Dokument. Markieren Sie einen Datensatz per Schaltfläche am Zeilenkopf, und klicken Sie auf das Icon "Daten in Felder“. Die Seriendruck-Felder im Dokument zeigen dann den Inhalt des markierten Datensatzes. Die Anzeige der Feldbefehle müssen Sie dazu gegebenenfalls über <Strg>-<F9> ausblenden. Dieses Verfahren ist vor allem beim Test von Feldern mit bedingtem Text nützlich.