45632

Textverarbeitung

30.12.2004 | 09:17 Uhr | Hermann Apfelböck, Thorsten Eggeling, David Wolski, Christian Löbering

Schreiben kann jeder. Bei Word stellen wir zum einen speziellere Funktionen in den Vordergrund, die das Programm nur versteckt anbietet. Zum andern zeigen wir, wie Sie Voreinstellungen loswerden, die das Programm Ihnen aufzwingen will.

1. Automatisches Formatieren als Hyperlinks abschalten

Problem: Sobald Word eine Zeichenkette als Web- oder Mailadresse erkennt, formatiert es diese automatisch als Link.

Lösung (Word 97-2003): Sie stellen diesen Automatismus ab, indem Sie im Menü „Extras“ – je nach Word-Version – „Autokorrektur-Optionen“ (XP, 2003) oder „Autokorrektur“ (97, 2000) wählen. Auf der Registerkarte „Autoformat während der Eingabe“ deaktivieren Sie die Klickbox vor „Internet und Netzangaben durch Hyperlinks“.

2. Vorlagen wieder über „Neu“ direkt aufrufen

Problem: Wenn Sie ein neues Dokument anhand einer Vorlage anlegen wollen, müssen Sie jedes Mal auf „Datei, Neu“ klicken und dann im Aufgabenbereich „Allgemeine Vorlagen“ wählen. Über den Dialog „Neu“ der Word-Versionen 97/2000 konnten Sie die globalen Vorlagen direkt aufrufen.

Lösung (Word XP, 2003): Klicken Sie auf „Extras, Anpassen”, und wählen Sie in der Liste „Kategorie“ den Punkt „Alle Befehle“. Hier finden Sie unter „Befehle“ den Punkt „DateiNeuDialog“. Ziehen Sie diesen Menüpunkt mit der Maus auf das Menü „Datei”, und legen Sie ihn dort direkt unterhalb des Eintrags „Neu“ ab.

Klicken Sie den neuen Menüpunkt dann mit der rechten Maustaste an, und ändern Sie den Namen „Ampersandandere“ in der Zeile „Name“, indem Sie zum Beispiel „Neu mit Vorlage“ eintragen. Nach Schließen des Dialogs „Anpassen“ steht Ihnen wieder der gewohnte Menüpunkt zur Verfügung.

Wenn Sie möchten, können Sie den Standardeintrag „Neu“ über „Extras, Anpassen“ entsorgen, indem Sie ihn in den geöffneten „Anpassen“-Dialog ziehen.

3. Word-Dokumente mit verknüpften Dateien weitergeben

Problem: Word kann Informationen wie Bilder, Tabellen, Kommentare oder Audio- Streams als OLE-Objekte integrieren (Object Linking and Embedding). In vielen Fällen ist dieser Weg aber nicht sinnvoll, wenn man Dateien weitergeben möchte. Außerdem verhalten sich Word-Dateien mit eingebetteten OLE-Objekten zäh und instabil.

Lösung (Word 97-2003): Beim Einbinden von Objekten per OLE werden die sonstigen Materialien nicht in die Word-Datei integriert. Externe Daten lassen sich bequem mit Klick auf den Hyperlink im Text abrufen, die Word-Datei selbst bleibt schlank und unkompliziert. Der in Word vorgesehene Weg führt über „Einfügen, Hyperlink“, das „Auswählen“ der gewünschten Datei und schließlich „OK“.

Diese Methode hat einen Nachteil: Der Link enthält eine relative Pfadangabe. Wird die Word-Datei oder das Ziel des Hyperlinks verschoben oder an anderer Stelle gespeichert, geht der Link ins Leere. Außerdem ist es unzumutbar, den Word- Text und die verstreuten Materialien so an andere weiterzugeben, etwa an Kollegen zum weiteren Bearbeiten.

Das Makro pcwAddHyperlink.BAS behebt dieses Problem: Es kopiert die Materialdateien einfach in den Ordner der Word-Datei. Dabei erhalten sie einen Namen, der so zusammengesetzt ist, dass er eindeutig die Zugehörigkeit zur Word-Datei signalisiert. Da sich die Daten im selben Ordner befinden, kommen die Hyperlinks ohne Pfadangabe aus. Sie können Text und Materialien problemlos an jeden anderen Ort verschieben oder an andere weitergeben.

Um das Makro einzusetzen, öffnen Sie in Word mit <Alt>-<F11> den Basic-Interpreter, klicken in der Projektspalte auf „Normal“ (globale Vorlage NORMAL.DOT) und wählen „Datei, Importieren“. Damit Sie bequem auf das Makro zugreifen können, sollten Sie ferner in Word mit „Extras, Anpassen, Befehle, Makros“ das neue Modul pcwAddHyperlink in die Symbolleiste aufnehmen.

PC-WELT Marktplatz

45632