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Termine einfach anlegen & verlegen

26.04.2011 | 13:47 Uhr |

Manchmal ist es gar nicht so leicht, alle Leute an einen Tisch zu kriegen. Die Arbeitskollegen haben andere Termine, Urlaub, Mittagspause... Um trotzdem einen Termin zu finden, an dem jeder Zeit hat, greift Ihnen der Google Kalender mit dem "Smart Rescheduler" helfend unter die Arme. Das Tool analysiert die Kalender und Termine der Kollegen und sucht so einen Termin heraus, der allen passt. Berücksichtigt - sofern eingetragen - wird auch die Verfügbarkeit etwaiger Konferenzräume. Achtung: bislang gibt es den Smart Rescheduler nur für die englische Version vom Google Kalender! Um es zu aktivieren, stellen Sie die Sprach- und Landeseinstellungen auf Englisch (US) und USA (United States)!

Um das Tool zu nutzen, wechseln Sie über das grüne Reagenzfläschchen erneut zu Google Labs und aktivieren Sie die Checkbox neben "Smart Rescheduler". Bestätigen Sie Ihre Auwahl mit "Speichern". Sobald der "Smart Rescheduler" aktiviert ist, wählen Sie einen Termin, den Sie für alle passend anlegen möchten und klicken Sie dann auf "Find a new time...". Das Tool präsentiert Ihnen dann mögliche Uhrzeiten und Daten für Ihren Termin und schlägt bei Bedarf auch freie Konferenzräume vor.
Sie können die Suchergebnisse verfeinern, indem Sie Kollegen gegebenenfalls als optionale Teilnehmer markieren, die Dauer des Meetings verändern und früheste und späteste Uhrzeiten festlegen.

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Terminen Anhänge hinzufügen Sie müssen ein Dokument mit den Teilnehmern Ihres Meetings teilen? Auch das ist dank Google Labs möglich. Aktivieren Sie in der Liste das Tool "Terminanhänge" und speichern Sie die Veränderung. "Terminanhänge" ist ein experimentelles Feature, das Sie Google Docs-Files, Tabellen und Präsentationen an einen eingetragenen Termin anhängen lässt. Alternativ können Sie auch eine Datei von Ihrem Computer hochladen und anhängen. Denken Sie daran, dass Sie den Beteiligten bei einem Google-Docs-Dokument zuvor die Erlaubnis erteilen müssen, es zu betrachten!

Sobald Sie "Terminanhänge" aktiviert haben, taucht unter der Beschreibung des Termins der Link "Anhang hinzufügen" auf. Mit einem Klick darauf durchsuchen Sie Ihre Google-Docs-Dokumente oder laden eine Datei von Ihrem Computer hoch.

Termine via SMS anlegen Wenn Ihnen unterwegs einfällt, dass Sie völlig vergessen haben, einen wichtigen Termin im Google Kalender einzutragen, hilft Ihnen Ihr Handy gerne. Es muss dafür nichtmal ein Smartphone mit Internetanbindung sein. Sie können einen Termin auch ganz einfach per SMS in den Kalender eintragen - in wenigen, simplen Schritten.

Loggen Sie sich dazu zuerst an Ihrem Computer bei Google Kalender ein, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und wählen Sie Kalender Einstellungen. Wechseln Sie zum dritten Reiter "Handy-Einrichtung" und geben Sie Ihr Land, Ihre Handynummer und Ihren Mobilfunk-Anbieter an. Googlemail schickt Ihnen damit einen Bestätigungscode aufs Handy. Geben Sie den Code bei der Handy-Einrichtung unter "Sicherheitscode" ein und klicken Sie auf "Einrichtung fertigstellen".
Sobald Sie das Setup beendet haben, können Sie eine SMS mit den Details des Termins (zum Beispiel "Zahnarzt-Termin 13:00 Uhr 5. Mai") an GVENT (48368) schicken. Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigungs-Nachricht und der Termin taucht fortan in Ihrem Kalender auf.

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