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Tabellenkalkulation aus der Cloud datenschutzrechtlich problematisch

23.11.2020 | 10:59 Uhr | Christoph Dyllick-Brenzinger

Cloud-Lösungen und insbesondere Online-Tabellenkalkulationen boomen in Zeiten von Corona. Google Sheets oder Excel Online helfen verteilten Teams, effizienter zusammenzuarbeiten. Gleichzeitig kritisieren Datenschützer die US-Lösungen als rechtswidrig und hinterlassen Unsicherheit bei den Unternehmen. Zwei Alternativen aus Deutschland könnten hier die Lösung sein.

Gerade in Zeiten von Corona bekommen Themen wie Remote- und Teamwork einen neuen Stellenwert. Menschen sollen heutzutage von überall aus effizient im Team arbeiten können und zu jeder Zeit sicheren Zugriff auf ihre Daten haben.

Die Unternehmen wünschen sich eine Software, die möglichst alle Teammitglieder an einem Ort zusammenbringt und produktiv an Ideen, Aufgaben oder Projekten arbeiten lässt. Zudem soll diese auch noch anwenderfreundlich gestaltet sein.

Doch welche intuitiven Lösungen gibt es, die Remote-, Teamwork und Datenmanagement zu 100 Prozent zusammenführen und ein erfolgreiches und vor allem sicheres Arbeiten gewährleisten können?

Tabellen- oder englisch „Spreadsheet“-Lösungen sollen hier helfen. Anbieter gibt es genug, jedoch können nicht alle mit den heutigen Anforderungen des Datenschutzes mithalten.

Bekannte Anbieter haben ihren Sitz in den USA

Die größten und bekanntesten Anbieter im Bereich Tabellenkalkulation sind wohl Google Sheets und Excel Online, gefolgt von Speziallösungen wie Airtable, Asana und Smartsheet. Alle fünf genannten Lösungen stammen aus dem amerikanischen Raum.

Google Sheets und Excel Online gehören zu den Klassikern. Die beiden Lösungen haben es sich zum Ziel gemacht, die Funktionen eines lokal installierten Excel in ein Browser-Fenster zu übertragen.

Airtable, Asana und Smartsheet sind spezialisierte Lösungen mit einem Funktionsumfang, der über das einer Online-Tabelle hinausgeht. Airtable sieht sich selbst als No-Code-Plattform und als Datenbank-Hybrid. Asana spielt seine Stärken im Projektmanagement aus und Smartsheet bezeichnet sich als Plattform, welche die Zusammenarbeit, Workflows und die Contenterstellung vereinheitlicht.

Datenschützer schauen mittlerweile genauer hin

Doch wie steht es um die Datensicherheit, die im europäischen Raum und insbesondere in Deutschland als Vorreiter in Sachen EU-DSGVO eine hohe Relevanz hat?

In Europa müssen personenbezogene Daten stets vor unerlaubter Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe geschützt werden. Der Schutz des Einzelnen steht somit stets im Vordergrund und wird in der Datenschutzgrundverordnung DSGVO festgelegt.

Die US-Serverstandorte der oben genannten Anbieter lassen schon einen Rückschluss darauf ziehen, wie mit dem Thema umgegangen wird. Fakt ist, dass kein US-Softwarehersteller an europäische Datenschutzbestimmungen gebunden ist. Dies kann für den Nutzer zu einem bösen Erwachen führen. Erst kürzlich, am 22. September 2020, hat die Datenschutzkonferenz des Bundes und der Länder verlauten lassen, dass derzeit „kein datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft Office 365 möglich ist.“

Der EU-Datenschutzbeauftragte Wojciech Wiewiórowski kam zu einem ähnlichen Ergebnis und empfiehlt, dass sich Unternehmen nach Alternativen umschauen, die „höhere Datenschutzstandards erlauben“. Wer also in Bezug auf den Datenschutz auf Nummer sicher gehen möchte, sollte sich lieber nach einer Alternative umschauen.

Alternativen aus Deutschland

Aus Europa bieten sich zwei Anbieter an: Zenkit aus Karlsruhe und Seatable mit Sitz in Mainz und Berlin. Die beiden deutschen Firmen nutzen für ihre Cloud-Angebote Server in deutschen Rechenzentren und betonen die hohe Bedeutung des Themas Datenschutz gegenüber ihren Kunden.

Seatable geht sogar noch einen Schritt weiter und erlaubt die Installation der Software im eigenen Rechenzentrum oder auf dem eigenen Server. Ein klarer Pluspunkt im Sinne der Datenhoheit.

Hiesige oder selbst gehostete Lösungen bevorzugen

Viele Unternehmen setzen Corona-bedingt auf Cloud-Lösungen aus den USA. Das mag kurzfristig einfach und bequem sein, könnte sich jedoch langfristig als Bumerang herausstellen. Europäische Datenschützer warnen schon seit Jahren vor unzureichenden Datenschutzbestimmungen und Online-Geschäftsbedingungen amerikanischer Anbieter, ohne dass bisher daraus wirklich irgendwelche Konsequenzen abgeleitet wurden.

Das mag aber nicht immer so bleiben und die amerikanischen Anbieter sind bei weitem nicht so alternativlos wie häufig behauptet wird. Zenkit und Seatable zeigen das. Sie bieten ähnliche Funktionen und haben deutlich bessere Argumente im Bereich Datenschutz.

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