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So verschlüsseln Sie E-Mails und mehr

12.07.2013 | 10:55 Uhr |

Auch Ihre E-Mail-Nachrichten können sensible Informationen enthalten. Das macht sie zu einem beliebten Ziel für Hacker und damit zu einem perfekten Kandidaten für die Verschlüsselung. Wenn Sie Outlook benutzen, ist die Sicherung Ihrer Nachrichten besonders einfach.

Verschlüsselung in Outlook
Vergrößern Verschlüsselung in Outlook

Die Outlook-Verschlüsselung ist nicht Passwort-basiert. Jeder, der die kryptografische Sicherung in Outlook benutzen will, bekommt daher ein digitales Zertifikat, das Ihre Nachrichten automatisch ver- und entschlüsselt. Bevor sich zwei Nutzer E-Mails schicken können, müssen sie ihre Zertifikate tauschen, indem sie sich gegenseitig digital signierte Nachrichten schicken. Klingt kompliziert, aber der Prozess ist eigentlich sehr simpel und dauert nur wenige Augenblicke. Um die Mail-Verschlüsselung in Outlook freizuschalten, werfen Sie einen Blick in diese Anleitung von Microsoft. Versenden Sie hingegen Nachrichten über Googles Gmail, müssen Sie die Sache anders angehen.

Gmail-Nachrichten verschlüsseln

E-Mail-Sicherheit funktioniert etwas anders, wenn Sie Gmail benutzen, denn die Nachrichten werden auf Googles Servern gelagert statt lokal auf Ihrem System. Wenn Sie Mails verfassen oder betrachten, werden sie über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung vom Server geladen – Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass jemand Ihre Nachrichten abfangen könnte. Das größte Sicherheits-Risiko bei Gmail besteht eher darin, dass jemand Ihren Account knackt. Ein Risiko, das Sie mit einem starken Passwort und zweifacher Authentifizierung minimieren können.

Wenn Sie absolut sicher gehen wollen, dass niemand außer dem gewünschten Empfänger Ihre Mails lesen kann, benutzen Sie zusätzlich eine Browser-basierte Verschlüsselung, um Ihre Nachrichten manuell zu verschlüsseln. Mailen Sie dem Empfänger den verschlüsselten Text und lassen Sie ihm auf anderem Wege das Entschlüsselungspasswort zukommen. Dann muss der Empfänger nur noch den gleichen Webdienst nutzen, um Ihre Nachricht zu entziffern.

Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente verschlüsseln

In Office 2010 und 2013 können Sie jedes Word-, Excel- und PowerPoint-Dokument auf gleiche Art und Weise verschlüsseln: Klicken Sie auf „Datei", stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter "Info" befinden und klicken Sie dann auf den "Dokument schützen"-Button. Klicken Sie anschließend noch auf "Mit Passwort verschlüsseln" und wählen Sie ein besonders starkes Passwort für Ihre Datei. Jeder, der nun auf die Datei zugreifen und sie öffnen oder verändern will, benötigt das Passwort. Wie auch beim Verschlüsseln von E-Mails ist es sinnvoll, dem Empfänger das Passwort nicht über den gleichen Kanal zukommen zu lassen, wie das Dokument.

PDFs verschlüsseln

Genau wie die Produkte von Microsoft Office macht es Ihnen auch der Adobe Acrobat Reader X Pro einfach, Dokumente zu verschlüsseln. Sie finden die passende Option im "Werkzeuge"-Reiter am oberen rechten Fensterrand, innerhalb der "Sicherheit"-Sektion. Klicken Sie dort auf den Button "Verschlüsseln" und wählen Sie dann die Option "Mit Passwort verschlüsseln".

Evernote-Notizen verschlüsseln

Die Cloud-basierte Notizen-App Evernote  ist ideal, um wichtige Informationen zu organisieren - zum Beispiel Kontodetails, medizinische und finanzielle Reports oder andere sensible Daten. Wenn Ihnen unwohl dabei ist, all diese privaten Informationen in der Cloud zu belassen, seien Sie beruhigt: Evernote hat eine eingebaute Verschlüsselungsfunktion. Öffnen Sie einfach eine angelegte Notiz, markieren Sie den Text, den Sie verbergen wollen und rechtsklicken Sie darauf. In dem Menü, das nun aufpoppt, wählen Sie "Ausgewählten Text verschlüsseln" und erstellen Sie dafür ein Passwort. Evernote versteckt dann den markierten Text und ersetzt ihn durch ein kleines, schwarzes Schloss-Symbol. Wann immer Sie den Text wieder anzeigen wollen, klicken Sie einfach doppelt auf das Symbol und geben Sie das festgelegte Passwort ein.

So verschlüsseln Sie einfach alles

Eine Allroundlösung für das Verschlüsseln Ihrer Daten ist eine Freeware namens TrueCrypt.  Die kostenlose OpenSource-Anwendung verschlüsselt wahlweise einzelne Dateien oder ganze Dateigruppen und Ordner. Wenn Ihr privater Rechner oder Ihre Arbeitsplatz-PC eine Reihe sensibler Dokumente beinhaltet, die Sie schützen möchten, ist TrueCrypt wahrscheinlich die beste Wahl für Sie.

Laden Sie sich zunächst das Programm herunter und installieren Sie es. Standardmäßig spricht Truecrypt nur Englisch, Sie können aber eine deutsche Sprachdatei herunterladen und damit die Menüs eindeutschen. Die voreingestellten Installations-Optionen gehen in Ordnung; klicken Sie sich also einfach bis zum Ende durch. Als nächstes starten Sie TrueCrypt und klicken auf den Button "Create Volume". Ein Fenster sollte daraufhin aufgehen, das Sie durch den Erstell-Prozess führt. Auf den ersten beiden Screens belassen Sie es bei den voreingestellten Optionen und klicken Sie auf "Next". Auf dem dritten Screen werden Sie gebeten, einen Ort für einen neuen Container auszusuchen. Hier werden Ihre verschlüsselten Daten in Zukunft auf der Festplatte gespeichert - wählen Sie also einen Ort, der für Sie einfach wiederzufinden ist. Um den Ort zu bestimmen, klicken Sie auf "Select File". Das öffnet ein Dateibrowser-Fenster. Tippen Sie hier einen Namen in das "Name"-Feld ein - eine Datei mit diesem Namen wird daraufhin für die Benutzung durch TrueCrypt erstellt.

Auf dem nächsten Screen werden die Verschlüsselungs-Einstellungen festgelegt. Auch hier sind die voreingestellten Optionen durchaus ausreichend, klicken Sie also auf "Next". Nun werden Sie gebeten, eine Container-Größe zu definieren. Alle Dateien, die Sie verschlüsseln wollen, sollten im Container Platz haben - weisen Sie ihm also eine ausreichende Größe zu. Wenn Sie lediglich Textdokumente darin speichern wollen, reichen vermutlich um die 500 MB. Wenn Sie hingegen auch Mediendateien abspeichern wollen, sollten es wenigstens ein paar Gigabyte sein.

Jetzt werden Sie nach einem Passwort gefragt - wählen Sie ein starkes Passwort! Wenn Sie ein Passwort festgelegt haben, können Sie den Prozess abschließen. Folgen Sie dazu den Anweisungen auf dem Bildschirm und klicken Sie anschließend auf "Format".
Jetzt, da Ihr Container angelegt ist, können Sie ihn benutzen, um Dateien abzuspeichern. Klicken Sie in TrueCrypt auf "Select File" und wählen Sie dann den Container, den Sie zuletzt angelegt haben. Klicken Sie dann auf ein beliebiges der vorhandenen Laufwerke und anschließend auf den Button "Mount". Nachdem Sie das Passwort eingegeben haben, erstellt TrueCrypt ein virtuelles Laufwerk, das der Rest Ihres Computers so behandelt, als wenn Sie gerade eine echte, externe Festplatte angeschlossen hätten. Sie können darauf zugreifen wie auf jedes andere Laufwerk auch: Öffnen Sie den Windows Explorer und klicken Sie links auf das entsprechende Laufwerk.
Ziehen Sie alle Dateien, die Sie verschlüsseln wollen, per Drag & Drop in das neue Laufwerk. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie in TrueCrypt auf "Dismount". Die Dateien, die Sie nun im virtuellen Laufwerk abgelegt haben, werden automatisch verschlüsselt und in Ihrem Container gespeichert. Wenn Sie darauf wieder zugreifen wollen, starten Sie TrueCrypt erneut und "mounten" Sie den Container so, wie Sie es zuvor bereits getan haben.

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