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Ausgewählte Projektmanagement-Tools vorgestellt

22.06.2013 | 08:15 Uhr |

Der einstige Champion tritt in der Cloud als Herausforderer an.  Microsoft Project Online basiert auf der neuesten Produktversion, MS Project 2013. In den Produktankündigungen signalisiert der Anbieter, dass es nicht mehr nur um Pläne und Organigramme geht, wie von Kritikern früherer Versionen behauptet, sondern vor allem um Kommunikation und Zusammenarbeit unabhängig vom Standort und vom verwendeten Endgerät des Benutzers.

MS Project Online
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Gleichwohl steht auch bei Project Online das übergreifende Management von Projekten und Ressourcen im Vordergrund. So können sich Anwender rasch einen Überblick über den Stand und die Ressourcenverteilung aller Projekte in ihrem Verantwortungsbereich verschaffen. Mögliche Engpässe und Terminprobleme lassen sich frühzeitig erkennen und vermeiden.

Mit einer Vielzahl von Ansichtsoptionen stellt das Produkt dabei dem Anwender die Wahl der für ihn geeignetsten Visualisierung frei. Für die Bewertung von einzelnen und mehreren Projekten hinsichtlich der strategischen Ziele von Unternehmen und Organisationen verfügt der Anwender über die Möglichkeit zur automatischen Generierung von Berichten und zur Analyse aller relevanten Kenndaten. Darüber hinaus liefert Project Online einen reichhaltigen Werkzeugkasten zur Unterstützung der operativen Projektarbeit. Dazu gehört ein Tool für die webbasierte Zeiterfassung ebenso wie ein zentrales Dokumenten-Management.

Mit der integrierten Workflow-Funktionalität können Projektverantwortliche generische Projektabläufe zur Definition und Kontrolle des Projektlebenszyklus erstellen. Auf dieser Basis lassen sich Abläufe rasch gezielt verbessern und die Portfolioanalyse hilft dabei, die in einem Projekt gewonnenen Erkenntnisse schnellstmöglich auch in anderen Projekten zu nutzen. Wer hingegen ohne lange organisatorische Vorarbeiten loslegen  will, erhält mit Project Online vorgefertigte Templates und die Möglichkeit, Aufgaben frei zu definieren und zuzuweisen, ohne zuvor einen ausgeklügelten Workflow einzurichten.

Project Online steht derzeit als Preview-Version im Rahmen von Office 365 bereit. Wie aus Unternehmenskreisen verlautet, werden voraussichtlich zur CeBIT 2013 je ein Server-Paket, ein Client-Paket und eine Kombination von Server und Client verfügbar sein, wobei der Client jeweils heruntergeladen und auf dem Endgerät installiert wird. Detaillierte Angaben zu den verschiedenen Paketen des Online-Dienstes stehen voraussichtlich ab Februar zur Verfügung. Anmeldung zum Test der Preview-Version unter http://www.microsoft.com/project .

Projectplace

Als „Werkzeug für Online-Zusammenarbeit“ geht Projectplace ins Rennen um die Gunst der Projektverantwortlichen in Unternehmen.  Auf dem zugehörigen Blog wird das Arbeiten mit Projectplace als Alternative zu einer Fixierung auf schön anzusehende, aber allzu oft nicht der Realität entsprechende  Gantt-Diagramme  positioniert. Dass es sich dennoch um ein für den professionellen Einsatz geeignetes System handelt, verdeutlicht die Kundenliste des schwedischen Herstellers. Sie enthält namhafte Unternehmen aller Größenordnungen und Kontinente. 

Benutzeroberfläche und Funktionalität von Projectplace tragen der Tatsache Rechnung, dass Projekte vor allem durch die Zusammenarbeit von Menschen gekennzeichnet sind. So erhält beispielsweise jeder Anwender eine eigene Profilseite mit der Möglichkeit, ein Foto hochzuladen. Die Navigation erfolgt mit Tabs. Unter dem Tab „Personen“ lassen sich Teilnehmer mit Foto, Firmenzugehörigkeit und Aufgabengebiet eintragen. Hier weist der Administrator Personen ihre Rolle im Projekt zu und organisiert die Zugriffsrechte. Kennzeichnend für die zielstrebige Benutzerführung  ist die Anmeldung zum kostenlosen Test des Dienstes: Hier startet der Anwender gleich sein erstes Projekt. Schon bei der ersten Benutzung vermittelt das Produkt dem Anwender so den Eindruck, sein Projekt nicht nur zu verwalten, sondern Schritt für Schritt voran zu bringen. In punkto Zusammenarbeit bietet Projectplace praktische Funktionen wie „Online-Meeting“. Damit lässt sich eine Web-Konferenz für bis zu 100 Meeting-Teilnehmer ad hoc aus der Anwendung heraus starten. Möglich wird dies durch den integrierten „Netviewer“-Service von Citrix. Auch für die Diskussion von kritischen Punkten steht ein spezielles Tools zur Verfügung.

Die Projektübersicht präsentiert alle relevanten Informationen zu einem Projekt, wie etwa die Beschreibung der Projektziele, die Zeitlinie mit kritischen Punkten und die Zusammenfassung der offenen Punkte. Apps für die iOS- und die Android-Plattform ermöglichen die Arbeit mit Projectplace auch per Tablet PC.  Für Interessenten steht eine kostenlose Testversion der „Team Edition“ mit unbegrenzter Teilnehmerzahl zur Verfügung. Diese läuft nach 30 Tagen aus.  Im Jahresabonnement kostet Projectplace https://www.projectplace.de/ Team Edition 18,50 Euro zuzüglich Umsatzsteuer pro Benutzer und Monat. Bei mindestens drei Benutzern ergeben sich damit monatliche Kosten von mindestens 55,50 Euro zuzüglich Umsatzsteuer.

Für das Erfassen und Strukturieren von Informationen nutzen viele Einzelanwender und Unternehmen die Mind Map-Methode. Mit „Mindjet“ bietet der gleichnamige Softwarehersteller Anwendern jetzt die Möglichkeit, die Methode auch auf die komplette Projektplanung und – kontrolle anzuwenden. Dazu bietet die neue Cloud-basierte Version der Software, die bislang unter dem Namen MindManager vertrieben wurde, eine Vielzahl neuer Funktionen für verschiedene Bereiche. So können Anwender nun beispielsweise eine Mind Map der Ergebnisse eines Brainstormings mit Angaben zu den voraussichtlichen Kosten einzelner Projektbestandteile versehen. Die Gesamtkosten werden automatisch per Tastendruck berechnet. Durch den Abgleich mit dem Budget, das ebenfalls in der Lösung erfasst und verwaltet werden kann, lassen sich darüber hinaus automatisch die Projektkomponenten ermitteln, die mit den verfügbaren Mitteln realisierbar sind. Dass die Zahlen direkt in der Map erfasst und berechnet werden, erleichtert die Plausibilitätsprüfung bei derartigen Maßnahmen.

Die integrierten Collaborationstools  ermöglichen die gemeinsame Arbeit an Plänen und Kalkulationen von verteilten Standorten aus.  Aufgaben für die Projektmitarbeiter lassen sich in Mindjet definieren und zuweisen oder auch aus Outlook importieren. Auch der Fortschritt bei einzelnen Aufgaben sowie des Projektes insgesamt wird mit Mindjet kontrolliert. Aussagekräftige Visualisierungsmöglichkeiten gehören bei einem Produkt in der Tradition des Mindmapping selbstverständlich zum Funktionsumfang. Mindjet zeigt daher beispielsweise den Erledigungsgrad von Aufgaben ebenso an wie den zeitlichen Ablauf des Projekts in Form eines Gantt-Diagramms, das sich automatisch aus den Angaben in einer MindMap generieren lässt. Die Anzeige von Prioritäten und Kategorien erleichtert die Maßnahmenfindung bei Terminproblemen und Ressourcenengpässen.

Die Kosten für Mindjet belaufen sich auf 360 Euro zuzüglich Umsatzsteuer pro User und Jahr. Weitere Informationen und Download unter http://www.mindjet.com  

Fazit

Project Online ist keine abgespeckte Variante von MS Project, sondern ein High-End-Produkt aus der Cloud. Für Projektmanager mit hohen und höchsten Ansprüchen an die Funktionalität, die nicht die Möglichkeit haben, eine geeignete Lösung zu kaufen, dürfte sich das Warten bis zum offiziellen Start des Dienstes lohnen. In der Zwischenzeit bietet der Preview-Service Gelegenheit, sich mit dem Angebot vertraut zu machen. Ansonsten lohnt ein Test der neuen Versionen von Projectplace und Mindjet. Sie bieten ebenfalls jede Menge Funktionalität, die auch gehobene Anforderungen abdeckt.

Darüber hinaus sind in der Cloud weiterhin zahlreiche Tools zu finden, die mit weniger Systematik aufwarten, aber viele Projektarbeiten wirksam unterstützen.Eine Übersicht dieser Lösungen präsentiert der PC-Welt Artikel „Projekt-Management-Tools für nahezu jeden Anwender“ .

 

 

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