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Peinliches Schweigen über die Softwareprodukte

21.04.2008 | 10:31 Uhr |

Wird ein Controller gefragt, über wie viele Schreibtische sein Unternehmen verfügt, so kann er in der Regel relativ schnell antworten. Mobiliar und sonstige Hardware werden häufig genauestens inventarisiert. Fragt man jedoch, welche Softwareprodukte in welchem Umfang genutzt werden, so herrscht oft peinliches Schweigen. Nachweise über den Verbleib lizenzierter Software, die auch für Einkaufsrabatte benötigt werden, können oft nicht erbracht werden. Dies kann darüber hinaus zu Nachzahlungen oder Strafen führen.

Laut einer aktuellen Analyse der Experton Group beschäftigen sich von den untersuchten Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern lediglich 41 Prozent mit dem Thema Softwarevertrags-Management. Etwas bessere Werte erzielen die Bereiche Software-Asset-Management (44 Prozent) und Softwarelizenz-Management (67 Prozent). Häufig sind weder die Vorteile von Lizenz-Management-Lösungen noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Lebenszyklus einer Software im Unternehmen bekannt.

Dabei kann strategisches Lizenz-Management die Kosten senken. Erreichen lässt sich dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter Software und vorhandenen Lizenzen bildet die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Dabei wird überprüft, ob der technische mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Ergänzt wird dies durch Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Ein Vertrags-Management, in dem die Besitzverhältnisse beziehungsweise vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden, vervollständigt das Organisationsinstrument.

Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Dafür müssen die Verantwortungsträger aus der IT- sowie den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung zusammenarbeiten. Nur so lassen sich die tatsächlichen Bedarfe erkennen. Bei diesen integrativen Prozessen können sich die Anwenderunternehmen von Dienstleistern unterstützen lassen, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch nötig ist.

Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine leere Phrase mehr zu sein. Mittlerweile existiert für jedes nur denkbare Bedürfnis das entsprechende Lizenzmodell. Die Anbieter wollen ihren Kunden damit eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software ermöglichen. So gibt es neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle können zudem an das Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst werden - seien es Großunternehmen, Mittelständler oder Firmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen.

Die Vielfalt der Modelle erschwert aber den Anwendern eine effiziente Planung beziehungsweise optimale Beschaffung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufig noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Das verkompliziert die Verwaltung. Zudem binden solche Verträge mehr Ressourcen in den Unternehmen: Beispielsweise müssen die Vereinbarungen mit den diversen Softwareherstellern gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service-Level-Agreements (SLAs).

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