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Clever: Geniale Tipps und Tricks für PDFs

13.06.2019 | 08:03 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz

Vereinsblätter, Auftragsbestätigungen, Schul- und Uniarbeiten, Kundenangebote, Rechnungen, Handbücher und so weiter: PDF-Dateien sind einfach nicht mehr wegzudenken. Unser Ratgeber erläutert, wie Sie die Dokumente erstellen, bearbeiten, konvertieren, handhaben und ausdrucken.

PDF ist längst nicht nur eines von vielen Dateiformaten, sondern auch ein selbstverständlicher Teil unseres Büro- und Internetalltags. Dabei ist das „Portable Document Format“, also das (trans)portable Dokumentenformat, eine echte Errungenschaft. Denn vor der PDF-Entwicklung war es alles andere als trivial, ein Dokument weiterzugeben, ohne dass sich das Layout auf einem anderen Rechner wegen unterschiedlicher Schriften-, Drucker-, Software- und sonstiger Einstellungen änderte. Auch das frühere Monopol des Softwareentwicklers Adobe ist schon lange passe, das Format ist inzwischen nach ISO-Standard normiert. PDF-Dokumente lassen sich deshalb auch mit anderen Programmen jenseits von Adobe Acrobat und Adobe Acrobat Reader DC erzeugen, bearbeiten und managen.

Und genau darum geht es auf den folgenden Seiten: Wie Sie mit (kostenloser) Software Ihre PDF-Dokumente im privaten und geschäftlichen Office-Alltag handhaben, also PDFs erstellen, herunterladen, korrekt ausdrucken, gefahrlos nutzen, nachträglich bearbeiten, umorganisieren und die Seitenreihenfolge ändern, kommentieren, Bilder extrahieren oder komprimieren, Schreibfehler korrigieren, Scans in editierbaren Text umwandeln und Ähnliches. Alles Dinge, die Sie zwar nicht täglich, aber doch immer mal wieder benötigen.

Ein häufiges Missverständnis muss an dieser Stelle ausgeräumt werden. Einmal erzeugte PDF-Dokumente lassen sich nachträglich nur in eng begrenztem Umfang anpassen. So kann man eine eingebettete Grafik ersetzen oder eine Textpassage umschreiben; spalten- oder gar seitenübergreifende Änderungen dagegen müssen in der ursprünglichen Software erfolgen, also per Desktop Publishing oder Textverarbeitung.

Siehe auch: Sperrige PDF-Dateien platzsparend verkleinern

Möglichkeiten und Grenzen beim Bearbeiten von PDF-Dokumenten

Der Foxit Reader erfordert aufgrund der vielen Funktionen etwas Einarbeitung.
Vergrößern Der Foxit Reader erfordert aufgrund der vielen Funktionen etwas Einarbeitung.

Auf den ersten Blick erscheint manches zunächst trivial. So haben Sie vermutlich schon viele PDF-Dateien über den Drucken-Befehl erzeugt, doch damit schöpfen Sie das Potenzial nicht ansatzweise aus. Wenn Sie nämlich die in Windows 10 integrierte „Microsoft Print to PDF“-Druckfunktion verwenden, gehen interaktive Elemente wie das Inhaltsverzeichnis zum Anklicken oder Formularfelder verloren. Das ist mit den von uns ausgewählten Tools anders.

Zum Öffnen von Dateien im Portable Document Format eignen sich prinzipiell alle Tools, jedoch nicht im gleichen Maße. Standardmäßig verknüpft Windows 10 die Dateien mit dem Edge-Browser, der über das Darstellen und Drucken hinaus kaum Möglichkeiten bietet. Für weitergehendes Arbeiten empfiehlt sich jedoch ein „richtiger“ PDF-Viewer wie der Foxit Reader . Abgesehen vom Editieren bietet das Programm sehr viele Möglichkeiten, zu denen das Kommentieren und Markieren, der sichere Lesemodus (siehe Kasten) sowie das Arbeiten mit Formularen gehören. Insbesondere die Kommentarfunktion erweist sich als praktisch, wenn Personen Dokumente abstimmen müssen. Xodo PDF Reader & Editor (Microsoft Store) erlaubt über die Cloud sogar gemeinsame Anmerkungen.

Das ist beim Erzeugen eigener PDF-Dateien zu beachten

Fotos mit Schrift wandelt PDF Xchange Editor praktisch fehlerfrei in editierbaren Text um.
Vergrößern Fotos mit Schrift wandelt PDF Xchange Editor praktisch fehlerfrei in editierbaren Text um.

Sehen Sie sich einmal genauer die Möglichkeiten an, die der PDF-Drucker „Microsoft Print to PDF“ in Windows 10 bietet: Außer der Ausrichtung und der Papiergröße lässt sich da nichts einstellen. Der im Foxit Reader integrierte PDF-Printer gestattet da sehr viel mehr Einstellungen.

Das gilt zum einen für die Dokumenteninfos wie den Autor, Schlagwörter oder die Kompatibilität mit älteren PDF-Versionen (aktuell ist Version 2.0), zum anderen auch für die Layouteinstellungen. Dazu zählen die Optimierung für bestimmte Zwecke wie Web-Veröffentlichungen, die Qualität von Bildern und Grafiken oder das Einbetten von Schriftarten. Die Detaileinstellungen bieten vielen Optionen, das Gleiche gilt für Nitro PDF Reader , PDF Creator und PDF24 Creator .

Dazu ein Hinweis: Bei diesen Tools stoßen Sie immer wieder auf den Begriff PDF/A. Dabei handelt es sich um ein spezielles Format zur Langzeitarchivierung, das die Darstellung auch in Zukunft sichern soll.

Der Vorteil dieser universellen PDF-Printer ist, dass sich daraus über den Drucken-Befehl PDF-Dateien aus wirklich allen Programmen erstellen lassen. Auf der anderen Seite gehen dabei die Strukturinformationen der Originaldateien verloren: Denken Sie beispielsweise an die Textverarbeitung mit Sprungmarken im Inhaltsverzeichnis, verschiedenen Hierarchien der Überschriften und Formularfelder. Verwenden Sie deshalb besser, sofern vorhanden, den PDF-Export im Ausgangsprogramm, der meist über „Speichern unter“ oder über „Exportieren“ zu erreichen ist.

Wenn Sie mit Textdokumenten in Libre Office arbeiten, aktiveren Sie beim PDF-Export im Register „Allgemein“ der PDF-Optionen die Funktion „Indiziertes PDF (fügt die Dokumentstruktur hinzu)“.

Virengefahr: Vorsicht bei unbekannt PDF anhängen

Gefährlicher Schadcode gelangt auf vielerlei Art und Weise auf den Rechner, darunter auch über PDF-Dateien mit interaktiven oder dynamischen Elementen. Egal, auf welchem Weg Sie ein PDF erhalten, öffnen Sie es bitte nicht gleich per Doppelklick. Stattdessen laden Sie Dateien unbekannter Herkunft für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung auf Virustotal hoch: Der Onlinedienst prüft die Dokumente mit mehr als 50 Virenscannern. Arbeiten Sie mit Outlook, erleichtert Ihnen der Smarttools Anhang-Scanner für Outlook die Arbeit. Über das Add-on für die Outlook-Versionen 2010 bis 2019 laden Sie alle Arten von Dateianhängen mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü direkt zu Virustotal hoch.

Virenscanner erkennen natürlich nur bekannte Schädlinge. Vor unbekanntem Schadcode schützen Sie sich, indem Sie die PDF-Datei in einer virtuellen Maschine öffnen. Windows 10 Professional verfügt mit der Windows Sandbox neuerdings über eine solche sichere Umgebung, Anwender der Home-Version können den Bitbox-Browser wählen. Noch einfacher ist es, im Foxit Reader den sicheren Lesemodus einzuschalten. Dazu aktivieren Sie im Programm nach Mausklicks auf „Datei –› Einstellungen –› Sicherheit“ die Option „Geschützte Ansicht: Alle Dateien“ und bestätigen mit „OK“.

PDF-Dokumente nachträglich bearbeiten und Layout erhalten

Libre Office und andere Programme bringen einen eigenen PDF-Export mit.
Vergrößern Libre Office und andere Programme bringen einen eigenen PDF-Export mit.

Wie erwähnt lassen sich PDF-Dateien nachträglich nur in engen Grenzen bearbeiten. Wenn Sie ein aufwendig gestaltetes Dokument mit Grafiken, Bildern, Textkästen und weiteren Elementen haben, so können Sie meist nur die einzelnen Elemente ändern oder austauschen. Das Gesamtlayout dagegen ist weitgehend starr. Erwarten Sie deshalb nicht zu viel von vollmundigen Herstellerversprechen wie „Erstellt ein editierbares Word-Dokument aus jedem, ja absolut jedem PDF“.

PDF2Doc konvertiert selbst das komplexe Inhaltsverzeichnis der PC-WELT praktisch 1 zu 1 in Word.
Vergrößern PDF2Doc konvertiert selbst das komplexe Inhaltsverzeichnis der PC-WELT praktisch 1 zu 1 in Word.

Microsoft Office unterstützt die Bearbeitung von PDFs über „Datei –› Öffnen“ zwar bereits ab Version 2013, in der Praxis funktioniert dies aber nur bei einfachen Layouts. Etwas besser arbeitet unserer Erfahrung nach Libre Office: Hier springt automatisch die Grafikkomponente Libre Office Draw ein, die sowohl am Text als auch an den Bildelementen vergleichsweise viele Anpassungen erlaubt. Das Resultat hängt jedoch stark von der Ursprungsdatei ab. Bei reinen Textdokumenten können Sie auch einen PDF-to-Word-Konverter ausprobieren, entweder zum Installieren wie WordtoPDF oder als Webdienst. Hier überzeugte insbesondere PDF2Doc mitunter selbst bei komplexen Layouts.

Tipp: Texte als PDF-Anhang per Email schicken

Text in Fotoaufnahmen in editierbare Dateien umwandeln

Bei eingescannten Texten oder Smartphone-Fotos mit Schrift kommen Sie vor dem Weiterverarbeiten nicht um eine Texterkennung (OCR) herum. Hier liefert PDF Xchange Editor sehr gute Ergebnisse. Dazu klicken Sie nach dem Laden eines Bildes oder einer PDF-Datei ohne Textebene in der Menüleiste auf „Umwandeln –› Text auf Seiten erkennen“, wählen die gewünschte Sprache aus und bestätigen mit „OK“. Anschließend markieren Sie den umgewandelten Text mit der Maus, legen ihn in die Zwischenablage und von dort in die Textverarbeitung.

Auch darüber hinaus leistet PDF Xchange Editor mehr als die Reader: Formulare erstellen, den Dateiaufbau ändern, Dokumente strukturieren, Lesezeiten einfügen oder ein Inhaltsverzeichnis anlegen sind nur einige Beispiele. Angesichts der vielen Funktionen möchten wir Sie ausdrücklich ermuntern, sämtliche Einträge in der Menüleiste einmal anzuklicken. Schließlich soll auch die Alternative PDF24 Creator nicht unerwähnt bleiben.

Struktur und Aufbau von PDF-Dokumenten ändern

PDF24 Creator bietet beim PDF-Management zwar etwas weniger Funktionen als PDFsam, dafür ist das Tool mit der Maus per Drag and Drop einfacher zu bedienen.
Vergrößern PDF24 Creator bietet beim PDF-Management zwar etwas weniger Funktionen als PDFsam, dafür ist das Tool mit der Maus per Drag and Drop einfacher zu bedienen.

Mal möchte man jemandem nur eine Seite oder einen Teil eines umfangreichen Dokuments zur Verfügung stellen, mal sollen zwei oder mehr Teile zu einer Datei zusammengefügt werden, und mal gefällt die ursprünglich gewählte Seitenreihenfolge dann doch nicht. Solche Änderungen an Aufbau und Struktur von PDF-Dateien können Sie mit PDFsam („PDF split and merge“) oder mit PDF24 Creator vornehmen. Das zweite Tool ist anwendungsfreundlicher: Darin können Sie ähnlich wie in der Timeline einer Videoschnitt- oder Audiobearbeitungssoftware per Drag and Drop mit der Maus agieren. Auch das Drehen oder Löschen einzelner Seiten ist über die visuelle Kontrolle einfacher als über die Eingabe exakter Seitenzahlen.

Zum Schluss noch ein Tipp: Wer nur ab und zu eine PDF-Datei bearbeitet, ist mit einfachen Online-Applikationen besser bedient. Diese müssen nicht installiert werden und beschränken sich zudem in der Regel auf eine einzige Aufgabe. Mehr zu den Web-Apps lesen Sie im Kasten.

PDFs mit Web-Apps schnell und einfach bearbeiten

Web-Apps wie diese von Small PDF erledigen jeweils nur eine Aufgabe und sind deshalb sehr einfach zu handhaben.
Vergrößern Web-Apps wie diese von Small PDF erledigen jeweils nur eine Aufgabe und sind deshalb sehr einfach zu handhaben.

Einige der in diesem Ratgeber beschriebenen PDF-Programme bieten sehr viele Möglichketen, der große Funktionsumfang aber macht die Bedienung für Gelegenheitsnutzer mitunter etwas mühsam. Einfach und schnell funktionieren dagegen die Online-Applikationen diverser Anbieter: Diese erledigen meist nur eine einzige Aufgabe, beispielsweise „PDF verkleinern“, „PDF kommentieren“ und ähnliches. Über die simple Handhabung hinaus müssen die Web-Apps nicht installiert werden: Man zieht die zu bearbeitende(n) Datei(en) einfach mit der Maus auf die Browserseite, schon startet die gewünschte Operation. Während diverse kostenlose Dienste die Zahl der Bearbeitungen pro Tag oder Monat limitieren, sind die knapp 30 Apps von PDF24.org völlig gratis. Nachteilig ist bei dieser Art der Bearbeitung, dass man den Onlinediensten den Inhalt seiner Dokumente anvertraut.

Die Themen in Tech-up Weekly #156: YouTuber Rezo greift die CDU an +++ ARM stellt Zusammenarbeit mit Huawei ein +++ Gefährlichstes Notebook der Welt steht zum Verkauf +++ Quick-News +++ Kommentar der Woche +++ Fail der Woche +++

► Wer das Rezo-Video noch nicht gesehen hat (0:23):
www.youtube.com/watch?v=4Y1lZQsyuSQ

► Huawei erhält Todesstoß durch ARM (2:48):
www.pcwelt.de/news/ARM-beendet-Geschaefte-mit-Huawei-der-Todesstoss-10596879.html

► Hier ersteigern Sie den gefährlichsten Laptop der Welt (4:37):
www.pcwelt.de/news/Hier-ersteigern-Sie-den-gefaehrlichsten-Laptop-der-Welt-10595833.html

Quick-News (6:15):

► Die Sims 4 gratis zum Download für kurze Zeit:
www.pcwelt.de/news/Die-Sims-4-gratis-zum-Download-fuer-kurze-Zeit-10596623.html

► Telekom: 100 Mbit/s für weitere 39.000 Haushalte - die Details:
www.pcwelt.de/news/Telekom-100-Mbit-s-fuer-weitere-39.000-Haushalte-die-Details-10595032.html

► WhatsApp erhält im kommenden Jahr Werbung:
www.pcwelt.de/news/WhatsApp-erhaelt-Werbung-ab-2020-10597317.html

► WHO erkennt Online-Spielesucht als Krankheit an:
www.pcwelt.de/news/WHO-erkennt-Online-Spielesucht-als-Krankheit-an-10595967.html

► Windows 10 Mai 2019 Update verfügbar:
www.pcwelt.de/news/Windows-10-Mai-2019-Update-ab-sofort-verfuegbar-10596535.html

► Firefox 67 verfügbar und bringt Tempo-Zuwachs:
www.pcwelt.de/news/Firefox-67-ist-erschienen-hier-alle-Infos-zu-Neuerungen-10595799.html

Fail der Woche (9:05):

► Bundeswehr kauft Samsung Galaxy S8 ohne Internetzugang
www.pcwelt.de/news/Bundeswehr-kauft-Samsung-Galaxy-S8-ohne-Internetzugang-10595231.html

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