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PDF-Dateien mit cleveren Tools im Griff

17.02.2021 | 08:05 Uhr |

PDF-Dateien bieten weit mehr als nur eine Vorschau auf ein Dokument. Das Format ist ein nützliches Werkzeug bei der Office-Arbeit und bietet viele Optionen bei Gestaltung und Korrektur verschiedenster Unterlagen. Wir stellen hilfreiche PDF-Tools vor und erklären ihre Funktionen.

Der Austausch von Dokumenten im PDF-Format ist bewährt und ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten auf den verschiedensten Plattformen. Mittlerweile lassen sich in vielen Programmen Dokumente direkt als PDF erstellen und per Mail oder Cloud schnell verteilen. Stehen aber Änderungen an, werden die Möglichkeiten von PDF nicht immer ausgenutzt. Die folgenden Tricks helfen und sparen viel Zeit.

PDF-Dokumente in Office-Software öffnen und bearbeiten

Die bekanntesten Varianten eines PDFs sind Office-Dokumente mit Text und Bildern. Das Schreiben und Lesen solcher Unterlagen funktioniert mit vielen Office-Programmen, schnelle Änderungen sind deswegen meist kein Problem.

Komplizierter wird es bei umfangreichen Layouts, beispielsweise bei Flyern. Die Darstellung dieser Designs in Microsoft-Office in den aktuellen Versionen ist sehr nah am Original und eine Bearbeitung ebenfalls vorgesehen. Korrekturen von Rechtschreibung oder Grammatik vor der Drucklegung sollte man nicht in Word & Co. ausführen, das kann zu Fehldrucken führen. Besser ist die Anmerkungsfunktion (siehe unten) in Adobe Acrobat Reader DC  oder einem anderen PDF-Viewer. Die Zusätze speichert man im PDF ab und schickt sie zum Designer, der die Änderungen in seinem Publishing-Programm vornimmt und die Seiten für den Druck korrekt exportiert.

Einfache PDF-Dokumente lassen sich auch in Microsoft Office öffnen und bearbeiten. Komplexe Layouts werden allerdings von dem Office-Programm nicht immer korrekt dargestellt.
Vergrößern Einfache PDF-Dokumente lassen sich auch in Microsoft Office öffnen und bearbeiten. Komplexe Layouts werden allerdings von dem Office-Programm nicht immer korrekt dargestellt.

PDF kann aber noch mehr. Das Format bindet Links zu weitergehenden Informationen ein und stellt diese per Mausklick zur Verfügung, außerdem erlaubt PDF die Integration von Videos und 3D-Szenen. Modifikationen mit einem Office-Programm sind dabei praktisch nicht möglich, und man sollte Änderungen auch hier vom Spezialisten vornehmen lassen.

So geht's: PDF-Dokumente miteinander vergleichen

Die Multifunktionswerkzeuge von Clever PDF und PDF24

Mit Clever PDF (im Bild) und PDF24 lassen sich unter Windows oder im Internet PDF-Dokumente vielfältig bearbeiten, mit Passwort versehen und in andere Formate konvertieren.
Vergrößern Mit Clever PDF (im Bild) und PDF24 lassen sich unter Windows oder im Internet PDF-Dokumente vielfältig bearbeiten, mit Passwort versehen und in andere Formate konvertieren.

Die Onlinetools von Clever PDF  bieten viele Möglichkeiten für die Arbeit mit Acrobat-Dateien. Ohne Installation können Sie im Browser PDFs in verschiedene Office-Dokumente umwandeln. Zu den Funktionen gehört das Arbeiten mit Bildern, Abbildungen werden einzeln oder als Album in eine PDF-Datei geschrieben, Reihenfolge und Ausrichtung bestimmt der Anwender.

Die Onlinewerkzeuge helfen auch bei der schnellen Transformation des PDFs: zum Drehen von Seiten, Ändern der Reihenfolge, Einfügen von Wasserzeichen und vielem mehr. Manuskripte im PDF-Format werden für E-Book-Reader über die Konverter für E-PUB oder Mobi aufbereitet.

Clever PDF kann PDF-Dateien auch schützen, indem man beim Export ein Passwort vergibt. Damit beschränkt sich der Zugriff auf den Inhalt und macht diesen nur bestimmten Personen zugänglich. Außerdem lässt sich die Bearbeitung der Dokumente blockieren, um Diebstahl oder Fälschungen zu vermeiden. Solche Maßnahmen sind nicht unbedingt zuverlässig, selbst Clever PDF bietet ein Tool zum Entfernen der Sperre. Wichtig: Das Umgehen eines Passworts bei Dokumenten Dritter ist strafbar, die Funktion eignet sich also nur für eigene Daten.

Die Windows-Version von Clever PDF erlaubt die Bearbeitung von PDF, Text, Bildern und so weiter, der Funktionsumfang entspricht im Wesentlichen den Onlinetools. Die Gratis-Version hat einige Einschränkungen wie die limitierte Anzahl der Seiten bei einer Konvertierung. Alternativ nutzen Sie die Toolsammlungen von PDF24 , ebenfalls online oder als Windows-Software sowie die von PDFzorro .

Anmerkungen und Markierungen erleichtern die Zusammenarbeit

Für das Be- und Überarbeiten von PDF-Dokumenten mit mehreren Personen eignen sich Hinweise in Form von Notizen. Das können Hinweise oder Änderungswünsche sein. Mit der Tastenkombination Strg-6 rufen Sie die Funktion im Acrobat Reader auf. Klicken Sie mit der Maus an die betreffende Textstelle und tippen Ihre Notiz in die gelbe Box. In anderen PDF-Tools wie Foxit Reader  funktioniert das ähnlich: Dort wechseln Sie auf das Register „Kommentar“ und das Icon „Hinweis“. Zum Löschen einer Notiz klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Textbox und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

Zusätzlich bieten die PDF-Programme Werkzeuge wie Marker oder das Durchstreichen von Text. Damit kann man Passagen definieren, um dem Empfänger eventuelle Änderungen besser zu zeigen. Weitere Möglichkeiten sind Textboxen und Tools zum Zeichnen.

Explorer-Vorschau, Änderungen anhängen, Seiten extrahieren

Mit Hilfe von Adobe Acrobat Reader DC können Sie die Vorschau von Dateien im Windows-Explorer auch für PDF-Dateien und die Datei-Icons aktivieren.
Vergrößern Mit Hilfe von Adobe Acrobat Reader DC können Sie die Vorschau von Dateien im Windows-Explorer auch für PDF-Dateien und die Datei-Icons aktivieren.

In der Dateiübersicht des Windows-Explorer lässt sich eine Vorschau aktivieren: Klicken Sie im Fenster oben auf „Ansicht –› Vorschaufenster“. Die Vorschau rechts zeigt den Inhalt einer Datei. Das funktioniert auch bei PDFs, wenn Sie den Acrobat Reader DC benutzen. Dazu öffnen Sie die Programmeinstellungen des Adobe-Tools und wechseln Sie links in der Liste in den Bereich „Allgemein“. Im unteren Teil finden Sie die Funktion „PDF-Miniaturvorschau im Windows Explorer aktivieren“.

Daten für die Änderungen im PDF schickt man auf Wunsch als integrierte Datei mit. Über dieses Feature lassen sich überarbeitete Tabellen oder Diagramme zu einem Kollegen übertragen. In Acrobat Reader DC gehen Sie dazu zu „Kommentieren“ und nutzen in der Mitte oben das Icon mit der Heftklammer und dem Pluszeichen. Folgen Sie den Anweisungen und fügen Sie das gewünschte Dokument ein. Beim Foxit Reader funktioniert das analog über das Dateisymbol mit dem Pin links oben im Kommentarbereich.

Möchten Sie ohne PDF-Tool auf die Schnelle Seiten aus einem PDF-Dokument extrahieren, greifen Sie auf Windows-Bordmittel zurück. Dazu öffnen Sie die PDF-Datei im integrierten Edge-Browser und starten die Druckfunktion mit dem Shortcut Strg-P. Wählen Sie als „Drucker“ den Eintrag „Microsoft Print to PDF“, für „Seiten“ wechseln Sie zur zweiten Option und geben dort den gewünschten Seitenbereich an. Der Druck über „Microsoft Print to PDF“ funktioniert auch direkt aus jeder Anwendung.

Gescannte Textdokumente mit One Note digitalisieren

Die schnelle Texterkennung über OCR-Funktion gelingt mit dem kostenlosen Microsoft Onenote sowohl bei Fotos als auch bei Scans im PDF-Format.
Vergrößern Die schnelle Texterkennung über OCR-Funktion gelingt mit dem kostenlosen Microsoft Onenote sowohl bei Fotos als auch bei Scans im PDF-Format.

Beim Scannen von Dokumenten werden oft die Bilder als Seiten in ein PDF kopiert, bearbeiten oder durchsuchen lassen sich diese Inhalte aber nicht. Deshalb empfiehlt sich eine Software mit optischer Texterkennung (OCR), die die Schrift erkennt und als Text speichert. Für den privaten Gebrauch hilft bei Bildern mit Text das Microsoft-Tool Onenote . Für die OCR-Erkennung von Texten laden Sie per Drag & Drop Bild oder PDF in die Ablage von Onenote. Dazu benutzen Sie bei der Abfrage „Datei einfügen“ die Option „Ausdruck einfügen“, kurze Zeit später erscheint darin die ursprüngliche Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen bei einem gescannten Dokument die Option „Text auf dem Bild kopieren“. Über die Zwischenablage übernehmen Sie den Textinhalt. Bei PDF-Dateien funktioniert die OCR-Erkennung ebenso über das Kontextmenü, hier können Sie den Text einer Seite oder des ganzen Dokuments kopieren.

PDF-Dokumente im Fotoprogramm Irfanview anzeigen

Nach der Installation und Konfiguration des Tools Ghostscript zeigt der Bildanzeiger Irfanview auch PDF-Dateien an.
Vergrößern Nach der Installation und Konfiguration des Tools Ghostscript zeigt der Bildanzeiger Irfanview auch PDF-Dateien an.

Irfanview  unterstützt nicht nur viele Bildformate, es bietet zudem diverse Plug-ins: Unter „Optionen –› Einstellungen –› Verknüpfungen ändern...“ lassen sich auch PDFs aktivieren. Zunächst kommt beim Versuch, ein PDF zu öffnen, eine Fehlermeldung, die Sie mit Ghostscript Portable  loswerden. Dazu öffnen Sie nach dem Einspielen von Ghostscript den Installationspfad und wechseln in das Verzeichnis „bin“. Ermitteln Sie den kompletten Pfad für die Bibliotheksdatei „gsdll64.dll“, wenn Sie ein 64-Bit-Windows nutzen (sonst „gsdll32.dll“). Kopieren Sie die Informationen zum Pfad in die Windows-Zwischenablage. In Irfanview öffnen Sie die „Einstellungen“ und klicken links in der Liste auf den Eintrag „PlugIns“. Im folgenden Fenster unten im Bereich „Andere PlugIns“ benutzen Sie die Schaltfläche „Postscript Optionen“. Im Feld „Ghostscript (64 Bit) location“ aktivieren Sie die zweite Option und fügen dort den Pfad zur Ghostscript-Bibliothek ein. Danach zeigt Irfanview auch PDF-Dokumente. 

Bei größeren Bildschirmen mit 4K-Auflösung kann man in den Einstellungen bei „Set DPI“ den Wert verdoppeln. Dann zeigt Irfanview mehr Details aus dem PDF, und Texte lassen sich besser lesen.

Ein Tipp zum Schluss: Foxit Reader  ist die schlanke Alternative zur Adobe-Software im PC-Alltag. Damit lassen sich Dokumente öffnen, bearbeiten und die Kommentarfunktion nutzen. Bei vielen Dokumenten funktioniert das Ausfüllen von eingebetteten Formularen direkt, ansonsten nutzen Sie das Textwerkzeug und schreiben damit über die Felder des Dokuments. Schrift, Größe und Stil sind frei wählbar, die Elemente werden in eine neue Ebene gelegt und lassen sich nachträglich positionieren.

Lesetipp:   Die besten Software-Tools für 2021

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