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Add-ons: Mehr Funktionen & Komfort für MS-Office

15.03.2021 | 13:02 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz

Erweiterungen statten Microsoft Office mit zusätzlichen Funktionen aus oder vereinfachen die Bedienung – und zwar ganz außerordentlich. Wir stellen hier die besten Add-ons für Word, Excel und Outlook vor.

Die Idee, etablierte Standardsoftware über Erweiterungen mit zusätzlichen Funktionen auszustatten, ist keineswegs neu und zugleich überaus praktisch. Besonders populär sind die auch Add-ins oder Add-ons genannten Zusatzprogramme für die Webbrowser. Mittlerweile trifft dies sogar für den in Windows 10 integrierten Edge zu, nachdem Microsoft seinen Browser im vergangenen Jahr vom proprietären Edge-HTML-Renderer auf die Chromium-Basis umgestellt hat. Damit stehen für Edge statt nur etwa hundert nun tausende Erweiterungen aus dem Chrome Webstore  zur Verfügung.

Wer, um nur ein Beispiel zu nennen, einmal den „Mail-Checker“ seines Mailproviders installiert hat und so im Browser gleich mit einem roten Icon auf neue Nachrichten aufmerksam gemacht wird, möchte dieses Add-on kaum noch missen.

Die „Lösung“ von Microsoft für seine Office-Anwendungen

Ähnlich einfach und funktionell könnte es auch mit den Erweiterungen für Microsoft Office laufen. Könnte, denn in der Praxis gestalten sich Suche und Handhabung zunächst wenig komfortabel.

So bietet Microsofts Standardsoftware für Dokumente, Präsentationen, Mails und Tabellenkalkulation zwar eine Schnittstelle für Add-ons, der offizielle Store mit den Office-Erweiterungen  fokussiert sich allerdings auf Geschäftsanwendungen.

Mühsam ist die Suche zweitens deshalb, weil die meist englischsprachigen Inhalte nicht mit deutschen Suchbegriffen hinterlegt sind. Wenn Sie also nach Microsofts durchaus nützlichen Schriften-Manager suchen, kommen Sie ohne den Begriff „font“ nicht zum Ziel. Was bei diesem Begriff noch einfach ist, wird in anderen Fällen zur echten Hürde. Mit einem Trick aber schaffen Sie die Sprachbarriere aus dem Weg: Denn wenn Sie die Erweiterungen aus einer der Office-Anwendungen (Outlook ausgenommen) über „Einfügen –› Add-ins abrufen –› Store“ aufrufen, funktionieren auch deutsche Schlagwörter – darauf muss man auch erst einmal kommen!

Der Microsoft-Store ist für deutsche Office-Erweiterungen wenig anwenderfreundlich. Die in Word, Excel und PowerPoint integrierte Auswahl ist da deutlich besser (rechts unten).
Vergrößern Der Microsoft-Store ist für deutsche Office-Erweiterungen wenig anwenderfreundlich. Die in Word, Excel und PowerPoint integrierte Auswahl ist da deutlich besser (rechts unten).

Drittens ist keineswegs immer klar, ob eine Erweiterung die Verwendung eines Microsoft-Kontos voraussetzt und für welche Office-Version sie funktioniert: also für die Kaufvarianten von Office 2010 bis 2019, Office/Microsoft 365 oder die kostenlosen Office-Apps im Browser.

Auch dazu ein Beispiel: Möchten Sie Microsofts eigene Translator-Erweiterung aus dem Webstore installieren, müssen Sie sich zwingend mit einem Onlineaccount anmelden. Über die genannte Add-in-Schnittstelle in Word und Co. funktioniert dies jedoch auch ohne Konto. Viertens schließlich dürfte die Add-on-Verwaltung in der Office-Software selbst manche ambitionierten Anwender abschrecken. Denn die Einstellungen und Verwaltungsoptionen, die über „Datei –› Optionen –› Add-ins“ erreichbar sind, sind nur schwer verständlich.

Doch geben Sie nun nicht entmutigt auf, denn Office-Erweiterungen lassen sich viel einfacher und eleganter umsetzen.

Addons für Microsoft Word

Erweiterung

Beschreibung

Für Office-Version

Adress-Assistent

Komfortable Adressverwaltung

2010, 2013, 2016 und 365

Adressfenster-Assistent

Professionelles Adressfeld

2007 bis 2019 und 365

Autobackup

Automatische Sicherheitskopien

2007 bis 2019 und 365

Booklet-Assistent

Broschüren- und Booklet-Druck

2010 bis 2019 und 365

Falz- und Lochmarken-Assistent

Einfügen von Falz- und Lochmarken

2010 bis 2019 und 365

Format- und Konvertierungsassistent

Dokumentoptimierung: falsche Umlaute, doppelte Leerzeichen usw.

2010 bis 2019 und 365

Kalender-Assistent

Individuelle Kalender mit Ferien und Feiertagen

2010 bis 2019 und 365

Mehrfach Suchen/Ersetzen

Komfortables Suchen und Ersetzen mit Stapelverarbeitung

2010 bis 2019 und 365

Musterbrief-Assistent

Fertige Musterbriefe

2010 bis 2019 und 365

Sonderzeichen-Assistent

Aufzählungen, Checklisten, Telefonsymbole, Bruchzahlen usw.

2010 bis 2019 und 365

Einfacher und eleganter mit Erweiterungen von Smart Tools

Viele Microsoft-Erweiterungen wie der Übersetzer sind hinsichtlich ihrer Funktionen nicht schlecht, die Einrichtung und Verwaltung dagegen könnten deutlich einfacher sein.
Vergrößern Viele Microsoft-Erweiterungen wie der Übersetzer sind hinsichtlich ihrer Funktionen nicht schlecht, die Einrichtung und Verwaltung dagegen könnten deutlich einfacher sein.

Dass und wie es deutlich komfortabler funktioniert, zeigt das deutsche Softwareunternehmen Smart Tools. Deren Add-ons lassen sich wie jede gewöhnliche Software installieren und stehen anschließend in der jeweiligen Office-Applikation zur Verfügung. Empfehlenswert sind die Erweiterungen zudem hinsichtlich ihrer Funktionen: Die direkte Adressübernahme von Outlook in Excel oder der einfache Import eines kompletten Dateiverzeichnisses ebenfalls in Excel sind nur zwei Beispiele. Wer das oder Ähnliches mühsam von Hand erledigen müsste, weiß solche Erleichterungen zu schätzen.

Insgesamt bietet Smart Tools rund 280 Add-ons an, von denen gut die Hälfte im Onlinekatalog unter www.add-in-world.com/katalog gratis zur Verfügung steht. Daraus haben wir für Sie die besten Tools für Word, Excel und Outlook herausgesucht. Unsere Übersicht zeigt die Auswahl für die drei Rubriken Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie Mail- und Kalenderfunktion. Die meisten Add-ons laufen in und mit den Kaufversionen Office 2010, 2013, 2016 und 2019 sowie mit der Mietvariante Microsoft 365 (früher Office 365). Weil es aber Ausnahmen gibt, finden Sie zu jeder Erweiterung die kompatiblen Office-Versionen in der letzten Tabellenspalte.

Die Installation der Erweiterungen läuft stets nach dem gleichen Schema: Im Setup-Prozess erscheint ein Registrierungsfenster, in dem Sie für die Zusendung des kostenlosen Lizenzschlüssels auf „Anfordern“ klicken und auf der folgenden Webseite Ihren Namen und eine Mailadresse eintippen. Nach dem Fortfahren mit „Registrieren“ erhalten Sie eine Nachricht zum Bestätigen der Registrierung, danach erscheint im Browser Ihr persönlicher Code.

Alle in diesem Ratgeber genannten Office-Erweiterungen von Smart Tools sind kostenlos. Vor der Nutzung des jeweiligen Tools ist allerdings eine kurze Registrierung beim Hersteller erforderlich.
Vergrößern Alle in diesem Ratgeber genannten Office-Erweiterungen von Smart Tools sind kostenlos. Vor der Nutzung des jeweiligen Tools ist allerdings eine kurze Registrierung beim Hersteller erforderlich.

Diesen übernehmen Sie mit der Maus in die Zwischenablage, fügen ihn von dort im Setup-Fenster des Add-ons ein und vervollständigen die Installation mit „Weiter –› Weiter –› Installieren –› Fertig stellen“. Damit steht die neue Funktion zur Verfügung. Außerdem erhalten Sie eine ausführliche Beschreibung des jeweiligen Add-ons mit Erklärungen von Bedienung und Funktionen in Form einer PDF-Datei. Die Erweiterung(en) finden Sie nach dem Start der Office-Anwendung im Register „Smart Tools“. Wenn Sie über unsere Auswahl hinaus an Add-ons von Smart Tools interessiert sind, stöbern Sie bitte selbst den Katalog durch.

Add-ons für Microsoft Excel

Erweiterung

Beschreibung

Für Office-Version

Autobackup

Automatische Sicherheitskopien

2010 bis 2019 und 365

Cellspot

Hervorhebung einzelner Zellen

2010 bis 2019 und 365

Datei-Lister

Einfügen von Dateilisten

2007 bis 2019 und 365

Finanzplan

Private Finanzplanung

2010 bis 2019 und 365

Formeltools

Nützliche Formelsammlung

2010 bis 2019 und 365

Inhaltsverzeichnis

Übersicht über alle Tabellenblätter

2010 bis 2019 und 365

Mehrfach Suchen/Ersetzen

Komfortables Suchen und Ersetzen mit Stapelverarbeitung

2007 bis 2016 und 365

Mini-Kalender

Schnelle Datumseingabe

2010 bis 2019 und 365

Outlook-To-Excel

Adressimport aus Outlook

2010 bis 2019 und 365

Quicksave

Speichern in Favoriten-Ordnern

2007 bis 2019 und 365

Tabellenmuster-Assistent

Musterbereiche für neue Tabellen

2010 bis 2019 und 365

Tabnavigator

Individuelles Tab-Register mit Suchfunktion

2010 bis 2019 und 365

Die Erweiterungen in der Praxis und weitere Add-ons für Outlook

Die Outlook-Erweiterung Snapaddy Assistant erkennt Autosignaturen in Mails und erzeugt daraus neue, auch anpassbare Kontakte für das Adressbuch.
Vergrößern Die Outlook-Erweiterung Snapaddy Assistant erkennt Autosignaturen in Mails und erzeugt daraus neue, auch anpassbare Kontakte für das Adressbuch.

Die Vielzahl der nützlichen Erweiterungen lässt es hier nicht zu, auf jede einzelne einzugehen. Die Kurzbeschreibung unserer Tabelle erleichtert Ihnen Auswahl und Einstieg, ausführliche Informationen bietet der Hersteller auf seiner Katalogseite  und mit den genannten Handbüchern in PDF-Form.

Nun ist Smart Tools keineswegs der einzige Anbieter solcher Office-Erweiterungen. Microsoft selbst wurde schon erwähnt, doch auch darüber hinaus lohnt es sich durchaus, bei einem bestimmten Ärgernis nach einem Add-on zu suchen.

Ein simples Beispiel stellt Paypal for Outlook dar, das den Geldversand über den Zahlungsdienstleister vereinfacht. Sie finden die Erweiterung im Microsoft Store  über die Eingabe des Suchbegriffs „Paypal“.

Eine geradezu geniale Erleichterung bietet Snapeddy Assistant: Das Add-on erfasst und verarbeitet die Autosignaturen, die in eingehenden Nachrichten üblich und teilweise sogar vorgeschrieben sind, indem es daraus automatisch Kontakte für das Outlook-Adress- buch erstellt. In der Praxis funktioniert das außerordentlich gut: Sobald eine neue Mail eintrifft und Sie in Outlook rechts oben auf „Assistant öffnen“ klicken, erscheint der neu erkannte Kontakt rechts in der Vorschlagsliste. Zum Übernehmen markieren Sie ihn, nehmen gegebenenfalls noch Korrekturen oder Ergänzungen vor und bestätigen mit „Speichern“. Benötigen Sie den Kontakt nicht, drücken Sie die Schaltfläche „Verwerfen“. Das kurze Einführungsvideo  erläutert die Einrichtung und Nutzung von Snapaddy Assistant.

Die Outlook-Erweiterung für Virustotal erleichtert die Prüfung von Dateianhängen auf möglichen Schadcode enorm, weil man die Datei nicht wie üblich erst lokal speichern muss. „Eine Erweiterung für Outlook überprüft potenziell unsichere Mail-Anhänge schnel
Vergrößern Die Outlook-Erweiterung für Virustotal erleichtert die Prüfung von Dateianhängen auf möglichen Schadcode enorm, weil man die Datei nicht wie üblich erst lokal speichern muss. „Eine Erweiterung für Outlook überprüft potenziell unsichere Mail-Anhänge schnel

Ebenfalls sehr nützlich ist der Outlook Anhangscanner: Statt einen Dateianhang aus dem Eingangspostfach erst lokal zu speichern und dann auf möglichen Schadcode zu überprüfen, lässt sich die Datei per Add-on über das Kontextmenü direkt zum Prüfdienst Virustotal hochladen.

PowerPoint fehlt in unserer Add-on-Übersicht übrigens aus dem einfachen Grund, dass Smart Tools keine Erweiterungen für die Präsentationssoftware zur Verfügung stellt. Bei der Foliengestaltung sind Sie deshalb im Wesentlichen auf die Inhalte des Microsoft Stores angewiesen.

Add-ons für Microsoft Outlook

Erweiterung

Beschreibung

Für Office-Version

Anhang-Assistent

Schnellzugriff zum Versenden von Anhängen

2010 bis 2019 und 365

Anhang-Scanner

Prüfung auf Schadcode über VirusTotal

2010 bis 2019 und 365

Ansichten-Manager

Alle Outlook-Ansichten im Griff

2010 bis 2016 und 365

Automove

Einfache Mail-Archivierung statt Regeln

2010 bis 2019 und 365

E-Mail Autoarchiv

Automatische Sicherung aller E-Mails

2007 bis 2019 und 365

Ferien- und Feiertags-Assistent

Ferientermine und Feiertage bis 2022

2010 bis 2019 und 365

  Follow-up-Manager

Nachverfolgung wichtiger E-Mails

2010 bis 2019 und 365

Fotomanager

Vorschau, Ablage und Weiterleitung von Bildanhängen

2010 bis 2019 und 365

Gesendete Nachrichten ablegen

Archivierung gesendeter Nachrichten

2010 bis 2019 und 365

Paypal for Outlook

PayPal-Zahlungen per Mail

2013 bis 2019 und 365

Security Manager

Zentrale Sicherheitseinstellungen

2010 bis 2016 und 365

Snapaddy Assistant

Autosignatur-Erfassung für das Adressbuch

2013 bis 2019 und 365

Termin- und Aufgaben-Assistent

Verwaltung von Aufgaben und Terminen

2010 bis 2019 und 365

Verteilerlisten-Manager

Verwaltung von Kontaktgruppen und Verteilerlisten

2010 bis 2016 und 365

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