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So lösen Sie typische Outlook-Probleme

12.10.2017 | 09:23 Uhr |

Outlook-Übermittlungsfehler, Outlook hängt sich auf, Outlook-Suche funktioniert nicht, Synchronisierungsprobleme; Probleme mit Outlook-App und mit Outlook.com. Wir lösen diese typischen Outlook-Probleme und noch einige mehr.

Outlook gehört zu den am meisten verbreiteten E-Mail-Programmen. Neben herkömmlichen Mails lassen sich mit Outlook auch Kalendereinträge verwalten, genauso wie Kontakte und Aufgaben. Außerdem bietet Microsoft kostenlose Outlook-Apps für Android und iOS an. Diese hat Microsoft unabhängig von der Desktop-Version von Outlook entwickelt.

Doch gerade weil Outlook so leistungsfähig ist, gibt es auch viele Fehlermöglichkeiten. Wir zeigen, wie Sie typische Outlook-Fehler beheben.

Support- und Wiederherstellungs-Assistent für Office 365 nutzen

Microsoft bietet für die Problembehebung für Outlook auch das kostenlose Tool Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365 an. Mit dem Tool beheben Sie verschiedene Probleme in Zusammenhang mit Outlook und der Anbindung an verschiedene E-Mail-Systeme, vor allem Exchange und Office 365. Aber auch andere Outlook-Probleme lassen sich mit dem Tool beheben.

Microsoft bietet mit dem Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365 ein Tool an, das bei der Problemlösung für Outlook hilft.
Vergrößern Microsoft bietet mit dem Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365 ein Tool an, das bei der Problemlösung für Outlook hilft.

Übermittlungsfehler in Outlook

Wenn Outlook E-Mails nicht übermitteln kann, befinden sich diese normalerweise weiterhin im Postausgang. Haben Sie Outlook an Exchange, Office 365 oder an Outlook.com angebunden, sehen Sie den Verbindungszustand im unteren Bereich des Menüs.

Outlook zeigt seinen Verbindungszustand unten im Fenster an.
Vergrößern Outlook zeigt seinen Verbindungszustand unten im Fenster an.

Bei Übermittlungsfehlern sollten Sie zuerst über „Datei\Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen“ die Einstellungen des jeweiligen Kontos anzeigen lassen. Überprüfen Sie, ob der Servername stimmt. Im bereits erwähnten „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“ wählen Sie zur Problemlösung „Outlook“ aus und dann „Ich habe Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails“.

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Anschließend geben Sie die E-Mail-Adresse und das Kennwort für das Geschäftskonto an. Das Tool hilft auch bei der Problemlösung mit einem Microsoft-Konto, also Outlook.com. Anschließend sucht der Assistent nach Fehlern und hilft bei der Problemlösung. Alle Probleme lassen sich mit dem Tool leider nicht für Outlook.com beheben.

Versand-Probleme von E-Mails lassen sich mit dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“ beheben.
Vergrößern Versand-Probleme von E-Mails lassen sich mit dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“ beheben.

Outlook hängt sich auf

Hängt sich Outlook dauernd auf, sollten Sie im ersten Schritt ebenfalls mit dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“ überprüfen, woher das Problem kommt. Dazu starten Sie den Assistenten und wählen „Outlook\Outlook stürzt weiterhin mit der Meldung ‚Microsoft Outlook funktioniert nicht mehr‘ ab“.  Auch hier melden Sie sich mit einem Exchange-Konto oder an Office 365 an. Alternativ rufen Sie „Outlook\Outlook hängt sich weiterhin auf oder friert ein“ auf.

Oft tritt der Fall ein, dass Outlook komplett ohne Fehlermeldung den Start verweigert. Meist ist daran ein noch laufender Prozess schuld, was Sie aber sehr leicht überprüfen:
1. Geben Sie im Suchfeld des Windows-Startmenüs den Befehl „taskmgr“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „Return“.
2. Bei Windows 8/8.1/10 müssen Sie danach noch auf „Mehr Details“ klicken.
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Prozesse“ oder in Windows 10 den Tab „Details“.
4. Finden Sie hier einen oder mehrere Prozesse mit der Bezeichnung „OUTLOOK.EXE“vor, beziehungsweise „Microsoft Outlook“ obwohl Outlook nicht gestartet ist, blockieren diese Prozesse den Outlook-Start.
5.    Markieren Sie den Prozess und klicken auf „Prozess beenden“. Manchmal kann es auch passieren, dass hier mehrere solcher Prozesse vorhanden sind. Beenden Sie dann alle.

Beenden Sie den Outlook-Prozess, wenn Outlook nicht mehr richtig startet.
Vergrößern Beenden Sie den Outlook-Prozess, wenn Outlook nicht mehr richtig startet.

Diese Problemlösung hilft auch, wenn Outlook nicht mehr reagiert. Startet Outlook immer noch nicht korrekt, beenden Sie alle Add-Ins:

Add-Ins beenden:
1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf Add-Ins.
4. Im oberen Bereich sehen Sie bei „Aktive Anwendungs-Add-Ins“, welche Add-Ins Outlook bei einem normalen Start laden muss.
5. Im unteren Bereich ist bei Inaktive Anwendungs-Add-Ins angegeben, welche Add-Ins zwar installiert, aber deaktiviert sind.

Add-Ins sind oft eine Quelle von Problemen in Outlook.
Vergrößern Add-Ins sind oft eine Quelle von Problemen in Outlook.

Um Add-Ins zu deaktivieren, gehen Sie im Add-In-Fenster folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie im unteren Bereich bei Verwalten die Option „COM-Add-Ins“.
2. Klicken Sie auf „Gehe zu“ oder auf „Los“.
3. Entfernen Sie das Häkchen neben dem Add-In, welches Sie deaktivieren wollen. Zur Fehlersuche deaktivieren Sie am besten alle Add-Ins und aktivieren diese nach und nach wieder.
4. Nach jeder Deaktivierung oder Aktivierung müssen Sie Outlook neu starten.

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Outlook-Suche funktioniert nicht

Im Suchfeld des Posteingangs können Sie nach Inhalten in E-Mail-Texten, Absendern, in Dateianlagen und dem Betreff suchen. Sie müssen lediglich das Wort eingeben, nach dem Sie suchen, und Outlook filtert den Inhalt des aktuellen Ordners.
Neben der Schnellsuche können Sie in Outlook Ordner auch nach bestimmten Begriffen filtern. Sie finden dazu auf der Registerkarte Start ganz rechts die Schaltfläche E-Mail filtern. Über das zugehörige Dropdownmenü stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Der Filter wirkt zunächst aber nur für den aktuell gekennzeichneten Ordner. Funktioniert die Suche nicht, sollte der Filter überprüft werden.

Filtern von E-Mails
Vergrößern Filtern von E-Mails

Sobald Sie einen Filter angewendet haben, erscheint die Registerkarte „Suchtools“. Hier stehen Ihnen über das Menüband weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Über die Registerkarte Datei finden Sie in den Optionen die Kategorie Suchen. Hier stellen Sie die Indizierungsoptionen ein und legen fest, welche Ordner und Postfächer die Suche durchforsten soll.

Konfigurieren der Suche in Outlook
Vergrößern Konfigurieren der Suche in Outlook

Über Indizierungsoptionen/Erweitert können Sie den Index auch neu erstellen lassen, wenn die Suche keine passenden Ergebnisse findet oder nicht mehr funktioniert. Über die Schaltfläche Weitere in können Sie zusätzliche Filter anzeigen, wenn Ihnen die Standardfilter nicht ausreichen.

Outlook-Synchronisierungsprobleme

Synchronisiert sich Outlook nicht korrekt mit einem Exchange-Server oder Office 365 verwenden Sie die Assistenten aus dem „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“. Alternativ überprüfen Sie in den Kontoeinstellungen über die Registerkarte Datei, ob die Option „Exchange-Cache-Modus verwenden“ aktiv ist, und ob die Zeitspanne korrekt gesetzt ist.

Anpassen der Synchronisierungseinstellungen
Vergrößern Anpassen der Synchronisierungseinstellungen

Outlook  - Probleme beim Empfangen von Mails

Funktioniert das Empfangen von E-Mails nicht, testen Sie über das Webinterface des Providers, ob Mails überhaupt im Postfach eintreffen. Überprüfen Sie danach in den Kontoeinstellungen, ob der Posteingangsserver korrekt gesetzt ist. Verwenden Sie beim Einsatz von Exchange oder Office 365 den „Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten für Office 365“.

Probleme mit der Outlook-App in Android

Bereitet die Outlook-App in Android Probleme oder zeigt den Inhalt des Posteingangs nicht an, ist der beste Weg das verbundene Konto zu löschen und neu hinzuzufügen. Hilft das nicht, entfernen Sie die App vom Smartphone/Tablet und installieren Sie die App neu. Normalerweise sollte die App danach funktionieren.

Generell ist es auch sinnvoll nach Systemupdates für Android zu suchen und diese zu installieren. Alternativ verwenden Sie die Mail-Funktion in Android für das Postfach.

Probleme mit Outlook.com

Gibt es Probleme mit Outlook.com, dann versuchen Sie zu überprüfen, ob die Weboberfläche funktioniert. Auch auf der Seite allestörungen.de/stoerungen/outlook erhalten Sie Informationen zu Problemen mit Outlook.com.

Outlook-Archivierung funktioniert nicht

Funktioniert die Outlook-Archivierung nicht mehr richtig, kann es sinnvoll sein das entsprechende E-Mail-Konto neu einzubinden. Oft kann es helfen das Kommandozeilentool Sanpst.exe zu verwenden um das Postfach zu reparieren. Dazu öffnen Sie ein Kommandozeilenfenster, indem Sie „cmd“ in das Suchfeld des Windowsstartmenüs eingeben und wechseln dann mit „cd\“ in das Stammverzeichnis. Mit „dir /s scanpst.exe“ suchen Sie das Tool und starten es danach aus dem ermittelten Verzeichnis heraus.

Outlook-Kalender freigeben funktioniert nicht

Funktioniert das Freigeben eines Kalenders nicht, verwenden Sie den Microsoft Support- und Wiederherstellungs-Assistenten. Wählen Sie die Option „Outlook\Ich habe Probleme mit meinem Kalender auf“. Zusätzlich können Sie die Freigabe mit der Registerkarte „Datei“ und der Auswahl von „Kontoeinstellungen\Zugriffsrechte für Stellvertretung steuern“.

Über die Schaltfläche „Kalender freigeben“ im Outlook-Kalender starten Sie ebenfalls die Freigabe. Alternativ klicken Sie den Kalender in Outlook im Bereich „Meine Kalender“ mit der rechten Maustaste an und wählen „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ legen Sie die Rechte für die Freigabe fest.

Festlegen der Freigaberechte für den Kalender.
Vergrößern Festlegen der Freigaberechte für den Kalender.

Office 365 - Troubleshooting und Probleme lösen

Tipp: Sie nutzen noch eine ältere Outlookversion wie Outlook 2007 oder Outlook 2010? Dann haben wir speziell für Sie hier fünf weitere wichtige Problemlöser-Tipps. Hinweis: Für Outlook 2007 hat Microsoft den Support eingestellt.

5 typische Probleme in Outlook 2007 und 2010 lösen.

Datei, Informationen, Konto-Einstellungen
Vergrößern Datei, Informationen, Konto-Einstellungen

Ihre Outlook-Daten verschwinden

Sie haben viele Informationen in Ihrer Outlook-Datei gespeichert, unter anderem E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Ihre Termine. Also müssen Sie sichergehen, dass Sie auch Ihre Outlook-Daten sichern. Aber zunächst müssen Sie diese Daten finden.

Diese können Sie über die Kontoeinstellungen einsehen. Um diese in Outlook 2007 zu öffnen, gehen Sie auf „Tools" und anschließend auf „Kontoeinstellungen". Für 2010 klicken Sie auf den „Datei"-Reiter, in diesem lassen Sie die „Informationen" aufklappen. Anschließend wählen Sie die „Kontoeinstellungen"-Schaltfläche zweimal aus.

Wenn Sie die Dialogbox erreicht haben, klicken Sie auf den „Datendateien"-Reiter. Wählen Sie nun Ihre Datei aus, die vermutlich Outlook.pst genannt wird. Anschließend klicken Sie bei der 2007er-Version auf die „Ordner öffnen"-Schaltfläche beziehungsweise bei Outlook 2010 die „Dateispeicherorte öffnen"-Schaltfläche. Der Windows Explorer öffnet dann Ihren Outlook-Datenordner.

Wenn Sie Outlook geschlossen und den Ordner geöffnet haben, können Sie den Inhalt des Ordners an einem anderen Ort, beispielsweise auf einer externen Festplatte, sichern. Berücksichtigen Sie bei Ihren regelmäßigen Backups immer auch diese PST-Datei.

Wenn Ihre Outlook-Daten einmal verloren gehen sollten, so können Sie diese so wiederherstellen:

  1. Installieren Sie Outlook wieder und durchlaufen Sie den Installationsassistenten. Dadurch wird eine neue, leere Datei erstellt.

  2. Wenn Outlook wieder installiert ist und funktioniert, starten Sie den Import- und Export-Assistenten. Bei Office 2007 gehen Sie auf „Datei", „Import" und „Export". Bei Office 2010 klicken Sie auf den „Datei"-Reiter und wählen dann die „Öffnen"-Option auf der linken Seite aus. Zu guter Letzt wählen Sie „Importieren" aus.

  3. Im Assistenten wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" aus und klicken auf „Weiter". 

  4. Bei Outlook 2007 wählen Sie als Datei-Typ „Persönliche Ordner Datei (.pst)" aus. Bei 2010 hingegen die „Outlook-Datendatei (.pst)".

  5. Auf der nächsten Seite des Assistenten klicken Sie auf den „Durchsuchen"-Knopf und navigieren Sie zu dem Sicherheitsordner. Suchen Sie die entsprechende Datei, vermutlich Outlook oder Outlook.pst, aus.

  6. Während Sie weiter durch den Assistenten geführt werden, sollten Sie sichergehen, dass „Unterordner mit einbeziehen" angehakt ist. Bestätigen Sie Ihre Importeinstellungen Ihrer Sicherheitskopie mit einem Klick auf „Beenden". Das war's.

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