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Die Gliederungsansicht in Word

12.05.2019 | 09:18 Uhr |

Die Gliederungsansicht in Word erlaubt Ihnen ebenfalls schnell Ihr Dokument zu bearbeiten. Mithilfe dieser Ansicht kontrollieren Sie den logischen Aufbau Ihres Dokuments und können diesen bei Bedarf korrigieren. Daneben lässt sich die Reihenfolge Ihrer Aussagen bestimmen. Des Weiteren können Sie entscheiden ob es sich bei Ihrer Aussage um ein selbstständiges Element in der Argumentationskette oder um einen Unterpunkt zu einer anderen Aussage handelt.

Abbildung 6: Symbol für die Gliederungsansicht befindet sich rechts unten in der Statusleiste zum Programmfensters
Vergrößern Abbildung 6: Symbol für die Gliederungsansicht befindet sich rechts unten in der Statusleiste zum Programmfensters
© Verlag Markt+Technik

Zur Gliederungsansicht gelangen Sie über die Registerkarte Ansicht im Menüband, nachdem Sie im Bereich Dokumentansichten auf die Schaltfläche Gliederung gedrückt haben. Alternativ können Sie auch in der Statusleiste des Programmfensters rechts unten, das Symbol  für Gliederung klicken (Abbildung 6). Daraufhin öffnet sich die Gliederungsansicht, die sich in mehrere Bereiche aufteilt. Interessant ist nur die Registerkarte Gliederung und die Schaltflächen aus der Gruppe Gliederungstools .

Wird zur Gliederungsansicht aus einem noch leeren Dokument gewechselt, erscheint lediglich ein Kreissymbol mit einem Minuszeichen im Hauptfenster (Abbildung 6). Die Darstellung hängt vom Inhalt und dessen Formatierungen ab. Erst nachdem die Textelemente mit den integrierten Vorlagen für Überschrift 1 , Überschrift 2 , und so weiter formatiert wurden, erscheinen diese als Gliederungsebenen.

 Die Gliederungsansicht wird in der Regel für die Arbeit auf Grundlage der Ebenen für Überschriften verwendet. Die speziellen Funktionen dieser Ansicht sind für die Organisation des Dokuments optimiert und die Seitenlayoutansicht eignet sich für das Schreiben besser.

Abbildung 7: Eingegebene Texte werden als Überschrift 1 interpretiert
Vergrößern Abbildung 7: Eingegebene Texte werden als Überschrift 1 interpretiert
© Verlag Markt+Technik

Fangen Sie ein Dokument in der Gliederungsansicht an und drücken die Return-Taste formatiert Word automatisch den eingegebenen Text als Überschrift 1 . Die nächste Zeile wird ebenfalls Überschrift 1 . Erkennbar ist dies am Ausdruck Ebene 1 , welcher im Feld bei Gliederungstools zwischen den Pfeilsymbolen steht – solange der Abschnitt markiert ist. Dies hängt damit zusammen, dass das Programm annimmt Sie geben die Überschriften der Kapitel an (Abbildung 7).

Damit eine weitere Ebene unter der ersten erzeugt wird, gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 8: Unterebenen werden als eingezogenes Element in der Gliederungsansicht dargestellt
Vergrößern Abbildung 8: Unterebenen werden als eingezogenes Element in der Gliederungsansicht dargestellt
© Verlag Markt+Technik
Abbildung 9: Textabschnitte werden auf die gleiche Weise eingefügt
Vergrößern Abbildung 9: Textabschnitte werden auf die gleiche Weise eingefügt
© Verlag Markt+Technik
  • Positionieren Sie den Cursor an das Ende des bereits vorhandenen Textes und drücken anschließend die Return-Taste. Der Text wird als Überschrift 1 formatiert. Diese ändern Sie mittels dem Feld Gliederungsebene in Überschrift 2 oder in eine andere Ebene aus der neunstufigen Liste aus. Die im Anschluss eingegebene Überschrift (Abbildung 8) wird als Überschrift 2 restriktive der entsprechenden Überschrift gekennzeichnet. 

  • Alternativ können Sie auch die Pfeil-Schaltfläche Tiefer stufen verwenden. Auf diese Weise können Sie mehrere Ebenen Ihrem Dokument hinzufügen. Textabschnitte (Abbildung 9) lassen sich ebenso einfügen.

  • Zum Formatieren als solche müssen Sie diese als Textkörper aus der Liste der Gliederungsebenen oder via der Schaltfläche Tiefer stufen zu Textkörper markieren.

Gliederungsebenen anzeigen und ausblenden

Nachdem Sie zur Gliederungsansicht gewechselt haben, werden Ihnen standardmäßig alle Ebenen im Dokument einschließlich der Bestandteile des Textkörpers aufgelistet. Einen besseren Überblick über die Struktur Ihres Dokumentes erhalten Sie, wenn Sie sich nur die erforderlichen Überschriftenebenen mit entsprechenden Textkörpern anzeigen lassen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie die integrierten Überschrift-Formatvorlagen und Absatzgliederungsebenen nutzen, denn dann haben Sie die Möglichkeit Ebenen einzublenden beziehungsweise auszublenden.

Abbildung 10: Ebene 1 und Ebene 2 werden angezeigt
Vergrößern Abbildung 10: Ebene 1 und Ebene 2 werden angezeigt
© Verlag Markt+Technik

Mit dem Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gruppe Gliederungstools bestimmen Sie die Anzahl der angezeigten Gliederungsebenen. Dies führt bei Auswahl von Ebene 1 dazu, dass nur die Überschriften dieser Ebene angezeigt werden. Bei Ebene 2 werden alle bis zur zweiten Ebene angezeigt. Ausgeblendete Ebenen wie Unterebenen und Textkörper werden als grauen Strich dargestellt (Abbildung 10). Die Auswahl heben Sie mit Alle Ebenen auf.

  • Daneben haben Sie die Möglichkeit mit den Schaltflächen Gliederung erweitern und Gliederung reduzieren schrittweise Ebenen ein- beziehungsweise auszublenden.

  • Vorteilhaft kann es sein, die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs auszublenden - auch dies ist möglich. Ein Doppelklick auf das Pluszeichen links neben der entsprechenden Überschrift reduziert die Ansicht. Um die Reduzierung rückgängig zu machen, klicken Sie erneut doppelt auf das Zeichen.

  • Falls Ihnen die erste Zeile des Textkörpers in der Gliederungsansicht reicht, können Sie dies entsprechend einstellen. Hierzu aktivieren Sie die Option Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools . Auslassungspunkte weisen auf einen reduzierten Textkörper hin. Sobald die Option deaktiviert wurde, erscheint der vollständige Text.

  • Text lässt sich in der Gliederungsansicht nicht formatieren. Hierfür müssen Sie eine andere Ansicht aufrufen. In der Gliederungsansicht haben Sie stattdessen die Möglichkeit Textformatierungen auszublenden, somit können Sie sich den kursiven Text als einfachen Text anzeigen lassen. Dafür deaktivieren Sie die Option Textformatierung anzeigen . Um den Vorgang rückgängig zu machen, müssen Sie die Option aktivieren.

Elemente markieren und bearbeiten

Abbildung 11: Nachdem Elemente markiert wurden, lassen sich diese verschieben
Vergrößern Abbildung 11: Nachdem Elemente markiert wurden, lassen sich diese verschieben
© Verlag Markt+Technik

Elemente lassen sich erst in der Gliederungsansicht dann bearbeiten restriktive verschieben, nachdem diese markiert wurden. Dies geschieht, indem Sie auf das kleine Symbol links von der betreffenden Überschrift (Abbildung 11) klicken. Jetzt wird das gesamte Element mit eventuellen vorhandenen Unterüberschriften und Textkörper markiert. Dies schließt auch ausgeblendete Elemente ein. Falls nur ein Textkörper einer Ebene markiert werden soll, darf nur der betreffende Punkt vor diesem Element geklickt werden.

Die Reihenfolge von Abschnitten können Sie wie in der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht auch in der Gliederungsansicht verändern. In den beiden ersten Fällen gibt es hierfür die Befehle in der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start . Komfortabler geht das in der Gliederungsansicht mit den jeweiligen Schaltflächen oder via Maus.

Dokumentenabschnitte verschieben unter Einbehaltung der Gliederungsebene

Manchmal soll ein Dokumentenabschnitt samt seinen Unterelementen verschoben werden ohne die Gliederungsebene zu verändern. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf das Symbol links neben der Überschrift, umso den Absatz zu markieren. Anschließend verschieben Sie ihn mit den Schaltflächen in Pfeilform aus dem Bereich Gliederungstools nach oben oder unten. Der Abschnitt verändert zwar die Position aber nicht die Gliederungsebene!

  • Schneller geht es mit der Maus. Hierzu verschieben Sie einfach das Symbol links neben der Überschrift entweder nach oben der unten. Word zeigt Ihnen mittels einer horizontalen Linie an, wo Sie den markierten Abschnitt einfügen können. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Absatz in die neue Position eingefügt. Auch in diesem Fall wird der komplette Dokumentenabschnitt samt allen Unterebenen sowie Textkörper verschoben und die Gliederungsebene beibehalten.

Die Einzugsebenen von Dokumentenabschnitten verändern

Ebenfalls ist es möglich in der Gliederungsansicht die Einzugsebene von Dokumentenabschnitte  inklusive Überschriften und Unterelemente samt Unterüberschriften und Textkörper zu verändern. Dieser Fall tritt ein, wenn Sie die Position der Aussage höher oder tiefer einstufen wollen – die Gliederungsebene soll verändert werden. Hierzu markieren Sie den entsprechenden Abschnitt, der neu positioniert werden soll. Anschließend verwenden Sie die jeweiligen Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung des Menübands.

  • Um den Abschnitt zurückzustufen, drücken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen , die sich rechts neben dem Gliederungsebenen-Feld befindet. Links davon finden Sie die Schaltfläche Höher stufen , mit der Sie das Element einen Abschnitt höher positionieren können. Sie müssen die entsprechende Schaltfläche so oft drücken, bis die gewünschte Ebene erreicht ist.

  • Falls Sie die Überschrift oder einen Textkörper als ersten Gliederungspunkt benötigen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie das jeweilige Element und klicken auf die Schaltfläche Höher stufen zu Überschrift 1 , die sich ganz außen links neben dem Gliederungsebenen-Feld befindet.

  • Soll eine Überschrift in einen Textkörper umgewandelt werden, müssen sie ganz rechts neben dem Gliederungsebenen-Feld auf die Schaltfläche Tieferstufen zu Textkörper klicken.

  • Schneller geht die Anordnung des Textes auch hier mit der Maus. Nachdem Sie das betreffende Element ausgewählt haben, können Sie den Bereich nach links restriktive rechts verschieben. Die dazugehörigen Unterüberschriften und Textkörper passen sich an die neue Gliederungsebene an.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation Computerwoche .

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