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Mit Windows 11 im Netzwerk drucken - so geht's

29.10.2021 | 08:01 Uhr |

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Drucker im Netzwerk mit Windows 11 zu nutzen. Wie Sie den Drucker tatsächlich einbinden, hängt von seinen Anschlüssen und Ihrem Netzwerk ab.

Windows 11 unterstützt die meisten Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte durch im Betriebssystem enthaltene Treiber. Sobald Sie das betreffende Gerät mit dem PC verbunden haben, können Sie normalerweise sofort mit dem Drucken beziehungsweise Scannen beginnen. Für Spezialfunktionen wie die Anzeige der Tintenfüllstände, eine bessere Auswahl von Papiersorten und das Speichern von Druckprofilen sollten Sie die Treiber der Druckerhersteller verwenden.

Lokale Druckerinstallation

Nach der Neuinstallation von Windows 11 sind ein Fax sowie Treiber für die Ausgabe als XPS- und PDF-Dateien bereits eingerichtet. Weitere Geräte für die Druckausgabe müssen hingegen erst noch eingerichtet werden.
Vergrößern Nach der Neuinstallation von Windows 11 sind ein Fax sowie Treiber für die Ausgabe als XPS- und PDF-Dateien bereits eingerichtet. Weitere Geräte für die Druckausgabe müssen hingegen erst noch eingerichtet werden.

In der Regel werden Drucker an eine USB-Buchse des Windows-11-Rechners angeschlossen. Verwenden Sie dazu ein passendes USB-Kabel, das Sie separat erwerben müssen. Schalten Sie anschließend den Drucker ein. Öffnen Sie dann per Tastenkombination Windows-I die „Einstellungen“- App. Klicken Sie links auf „Bluetooth & Geräte“ und dann im rechten Fensterbereich auf „Drucker und Scanner“. Wird der an Ihren Rechner angeschlossene Drucker im Fenster (noch) nicht angezeigt, klicken Sie auf „Gerät hinzufügen“. Windows sucht nach noch nicht eingerichteten Druckern und Scannern. Sobald das angeschlossene Gerät erkannt wird, sehen Sie den Namen. Klicken Sie darauf und dann auf „Gerät hinzufügen“. Der ausgewählte Drucker wird nun mit den Standardtreibern von Windows 11 eingerichtet und taucht anschließend im Fenster auf. Sie können den Drucker bereits jetzt im Druckdialog von Anwendungen wie Word, Libre Office und dem Edge-Browser auswählen und Druckaufträge starten. Der Link „Treiber suchen“ ist etwas irreführend. Er bringt Sie lediglich zu einer Hilfeseite bei Microsoft mit Infos, wie Sie einen Treiber installieren und aktualisieren können.

Auf der Detailseite des installierten Druckers nehmen Sie Einstellungen vor und drucken eine Testseite.
Vergrößern Auf der Detailseite des installierten Druckers nehmen Sie Einstellungen vor und drucken eine Testseite.

Drucker im Netzwerk freigeben

Ist ein Drucker per USB-Kabel an einem Windows-11- PC angeschlossen, kann er für andere Rechner im Netzwerk freigegeben werden.
Vergrößern Ist ein Drucker per USB-Kabel an einem Windows-11- PC angeschlossen, kann er für andere Rechner im Netzwerk freigegeben werden.

Bevor Sie mit dem Feintuning des Druckers fortfahren, geben Sie ihn im Netzwerk für andere Geräte frei. Im Druckerdialog der Einstellungen-App klicken Sie auf Namen des Druckers und anschließend auf „Druckereigenschaften“. In dem neuen Fenster gehen Sie zum Register „Freigabe“. Aktivieren Sie die Option „Drucker freigeben“. Den vorgeschlagenen Namen können Sie übernehmen oder nach Belieben anpassen. Die Option „Druckauftragsaufbereitung auf Clientcomputern durchführen“ übernehmen Sie. Mit einem Klick auf „Übernehmen“ schließen Sie die Freigabe ab.“ 

Jetzt lässt sich der freigegebene Drucker auf einem anderen PC mit Windows 11 einrichten. Dazu gehen Sie in der Einstellungen-App zu „Bluetooth & Geräte“ und dann im rechten Fensterbereich auf „Drucker und Scanner“. Klicken Sie auf „Gerät hinzufügen“. Windows findet nun den freigegebenen Drucker auf dem anderen Windows-11-PC und bindet ihn ein.

Hinweis: Wenn Sie über den freigegebenen Drucker drucken wollen, muss der andere PC eingeschaltet sein.

Druckereinstellungen anpassen

Wer viel druckt, muss sich immer wieder durch die Standardvorgaben des Druckertreibers quälen. Mit einer dauerhaften Anpassung sparen Sie Zeit, optimieren die Druckqualität und vermeiden Fehldrucke. Klicken Sie den gewünschten Drucker an und wählen Sie „Druckereinstellungen“. Generell hängt es vom jeweiligen Druckertreiber ab, welche Einstellungen möglich sind und wie der Einstellungsdialog gestaltet ist. Legen Sie die Standardpapiergröße und die Ausrichtung fest. Wenn Ihr Drucker mehrere Papierzufuhren bietet, definieren Sie das üblicherweise genutzte Papierfach. Oft reichen Einstellungen wie DIN A4 im Hochformat und „Automatische Zufuhr“ aus. Als Standard-Druckmedium für Office-Drucker ist Normalpapier üblich. Wenn Sie einen Fotodrucker ausschließlich zum Ausgeben von Fotodrucken nutzen, stellen Sie stattdessen die üblicherweise genutzte Fotopapiersorte ein. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf „OK“.

Windows legt den zuletzt installierten Drucker als Standarddrucker fest. Damit ist er bei jedem Druckauftrag vorausgewählt. Besitzen Sie neben einem Office-Drucker noch einen Foto- oder Etikettendrucker, müssen Sie beim Ausdrucken stets den Drucker wechseln, damit der Auftrag nicht versehentlich auf dem falschen Gerät landet und dort teures Fotopapier oder Etiketten verbrät. Das verhindern Sie, indem Sie den am meisten genutzten Printer als Standarddrucker einrichten. Dazu klicken Sie das gewünschte Gerät in der Druckerliste an. Im folgenden Fenster reicht ein Klick auf „Als Standard“, damit Sie nur noch bei Bedarf den aktiven Drucker ändern müssen. Wenn Sie mehrere Drucker eingerichtet haben, kommt es vor, dass Windows offenbar keinen Standarddrucker mehr kennt, sondern immer das Gerät ansteuert, das Sie zuletzt verwendet haben. Verantwortlich dafür ist eine Option in den „Einstellungen“. Löschen Sie das Häkchen vor „Windows verwaltet Standarddrucker“, um bei jedem neuen Druckauftrag automatisch wieder den eingestellten Standarddrucker angeboten zu bekommen.

Zentraler Netzwerkdrucker per Kabel am Router anschließen

In speziellen Treibern und Apps der Druckerhersteller rufen Sie etwa die Netzwerkinformationen auf.
Vergrößern In speziellen Treibern und Apps der Druckerhersteller rufen Sie etwa die Netzwerkinformationen auf.

Die stabilste Methode, einen Drucker für alle Clients im Netzwerk verfügbar zu machen, ist der Anschluss an den Router über das Ethernet-Netzwerkkabel. Allerdings liegt ein LAN-Kabel normalerweise weder Druckern noch Multifunktionsgeräten bei. Gegebenenfalls müssen Sie es extra erwerben. Noch bevor Sie Drucker und Router verbinden, gehen Sie zuerst in die Menüoberfläche Ihres Routers und überprüfen einige Einstellungen. Jeder Drucker im Netzwerk benötigt eine IP-Adresse. Damit er diese erhält, muss am Router der DHCP-Server (Dynamic Host Configuration Protocol) aktiviert sein. Nun verbinden Sie den Drucker mit dem Router über ein Ethernet-Kabel. Wenn Sie anschließend den Drucker einschalten, erhält er eine IP-Adresse. Damit die verschiedenen Rechner im Netzwerk auf den Drucker zugreifen können, müssen Sie den Treiber auf jedem PC installieren. Dazu nutzen Sie am besten die Druckererkennung von Windows in der Einstellungen-App.

Netzwerkdrucker mit WLAN

WLAN ist im Heimnetz die komfortabelste Art, den Drucker oder das Multifunktionsgerät für alle Netzteilnehmer erreichbar zu machen. Bevor Sie mit der Installation beginnen, überprüfen Sie, ob das WLAN-Modul im Gerät aktiv ist. Schalten Sie dazu den Drucker ein. Blinkt die weiße oder blaue LED des WLAN-Symbols, ist es eingeschaltet. Ist das nicht der Fall, aktivieren Sie es entweder über eine separate Taste oder über das Bedienmenü. Sie finden die Funktion unter dem Menüpunkt „Setup“ oder „Einstellungen“ und „Netzwerk“ oder „LAN-Einrichtung“. Ist das Modul aktiv gesetzt, beginnt es zu blinken. Damit zeigt es an, dass es nach den verfügbaren Drahtlosnetzen sucht. Bei vielen Druckermodellen mit Display blinkt das Symbol nicht nur, sondern verdeutlicht auch die Stärke des WLAN-Empfangs. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie sich Ihr Drucker ins Drahtlosnetzwerk einhängen lässt. Fehlt dem Drucker ein Display, stellen Sie die Verbindung über den PC her. Der Vorgang ist in die Treiberinstallationsroutine integriert. Haben Sie als Verbindungstyp „Wi-Fi“ oder „Drahtlosnetzwerk“ ausgewählt, werden die verfügbaren Netze vorgeschlagen. Wählen Sie Ihr WLAN aus. Danach geben Sie das Passwort am PC ein. Kommt die Verbindung zustande, setzt sich die Routine automatisch mit dem Installieren des Netzwerk-Druckertreibers fort.

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