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Mit Stummschaltung: Outlook 2010

22.10.2010 | 16:15 Uhr |

Ignore-Funktion
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Outlook dürfte in vielen Büros eine der meistgenutzten Anwendungen überhaupt sein, so mancher vom Konkurrenzprodukt Lotus Notes genervte Anwender wünscht sich nichts sehnlicher als den Umstieg auf Microsoft Outlook. Microsoft hat es aber tatsächlich geschafft dieses ohnehin gute Produkt noch weiter zu verbessern – zumindest für solche Fälle, in denen Outlook auf einen Exchange-Server zugreift, die Mail-Infrastruktur also fest in Microsoft-Hand ist.

Eine Neuerung sind die Mailtipps, die den Outlook-Benutzer beispielsweise darauf hinweisen, dass er gerade (versehentlich?) dabei ist, eine Rundmail an die ganze Firma zu schicken – der Mailtipp hat hierfür den Verteiler überprüft. Damit lässt sich so manche peinliche Mail vermeiden. Die Mailtipps funktionieren aber nur, wenn Outlook 2010 mit einem Exchange-Mailserver zusammengeschaltet ist und dessen Informationen wie Abwesenheitsnotizen und Mailverteiler nutzen kann.

Outlook im Überblick
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Ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, bestimmte "Threads" (damit sind zusammenhängende Mails gemeint, also Antworten und erneute Antworten auf eine Mail) komplett aus der Vorschau zu entfernen (Ignore-Funktion). Das macht den Posteingang deutlich übersichtlicher. Wenn beispielsweise via Mail der Fahrer gesucht wird, dessen Auto gerade die Feuerwehrzufahrt des Unternehmensgebäudes blockiert, und mehrere Spaßvögel oder Oberlehrer auf diese Mail mit ihren mehr oder weniger sinnfreien Kommentaren antworten, dann können Sie diesen gesamten zusammenhängenden Mailwechsel (Thread) ausblenden. Aus technischer Sicht bedeutet das: Diese Mails werden vom Server gelöscht, sofern es sich dabei um einen Microsoft Exchange-Server handelt, der dieses Feature unterstützt.

Ein weiteres nützliches Feature ist die Möglichkeit, alle Mails, die zu einem durchgehenden Mailwechsel gehören (also alle Replys und weitergeleitete Mails), zu einer gemeinsamen Konversation zusammenzufassen. Sie finden dann übersichtlich unter einem Punkt alle Mails, die zusammengehören. Bei der Gesamtansicht dieser Konversation werden aber Wiederholungen, Verschachtelungen und die typischen Einrückungen ausgefiltert, wodurch sich die Lesbarkeit eines langen Mailthreads deutlich verbessert. Wichtig: Die Originalmails und deren konkretes Aussehen geht dadurch nicht verloren.

Microsoft hat zudem die Verbindung mit IMAP-Konten vereinfacht. Sie müssen jetzt in der Regel nur noch Ihre Mailadresse und das Passwort eingeben, um Ihre Mails abrufen zu können.

Was die Sicherheit angeht: Outlook 2010 prüft die Sicherheit von Mail-Dateianhängen vor dem Öffnen, also bevor sie Schaden anrichten.

Auch für Outlook 2010 gibt es die Online-Variante und die Smartphone-Version.

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