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Microsoft Teams: Die besten Tipps und Tricks

07.07.2020 | 14:45 Uhr | Hans-Christian Dirscherl

So holen Sie das meiste aus Microsoft Teams auf Windows-Rechnern und Macs heraus, sparen Zeit, arbeiten produktiv und schonen Ihre Nerven. Update: Darum können Sie den Hintergrund nicht verändern!

Microsoft stellt das zu Office 365 gehörende und eigentlich kostenpflichtige Teams aufgrund der Coronakrise bis Januar 2021 kostenlos zur Verfügung . Privatpersonen können sich Teams hier gratis besorgen. Auch viele Schulen verwenden Teams für das Home-Schooling. Mit den folgenden Tipps & Tricks holen Sie mehr aus Microsoft Teams heraus.

Hinweis vorab: Microsoft erweitert Teams immer wieder um neue Funktionen. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein hier beschriebener Tipp bald anders funktioniert.

Chatten & telefonieren: Mit Einzelpersonen und Gruppen, mit und ohne Video

Teams bietet unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten. Sie können mit anderen Teams-Nutzern chatten (also schreiben) oder einen Audioanruf ohne Bildübertragung (also telefonieren) oder aber einen Videoanruf starten. Ob Sie bei einem Videoanruf von Ihrem Gesprächspartner tatsächlich auch ein Bewegtbild sehen, hängt davon ob, ob er überhaupt eine Kamera angeschlossen und diese für Teams aktiviert hat. Sie können Ihre eigene Kamera wiederum jederzeit während eines Videochats abschalten. Falls Sie mit dem Thema Videotelefonie noch nicht vertraut sind, lesen Sie hier weiter: Plötzlich Home Office - so klappt die Videokonferenz .

Tipp: Für eine Videokonferenz benötigen Sie eine gute Webcam. In diesem Artikel stellen wir passende Modelle vor: Die beste Webcam fürs Home Office .

Bildschirmübertragung: Im Chat und in einem Anruf

Sie können Ihrem Gesprächspartner jederzeit Dokumente zeigen, die sich auf Ihrem Bildschirm befinden. Dazu wählen Sie im Chat einen Kontakt und klicken dann auf das Icon für „Bildschirmübertragung“ rechts oben im Fenster zu Ihrem Kontakt. Danach zeigt Ihnen Teams in einem Auswahlfenster verschiedene Teile Ihres Bildschirms an, die Sie im Chat übertragen können. Sie können den entsprechenden Abschnitt nun an Ihren Chat-Partner übertragen und parallel dazu noch ein Gespräch führen.

Microsoft Teams eignet sich bestens für Videokonferenzen.
Vergrößern Microsoft Teams eignet sich bestens für Videokonferenzen.
© Microsoft

Sie können aber auch jederzeit während eines laufenden Anrufs beziehungsweise einer Videokonferenz Ihren Bildschirm übertragen. Dazu klicken Sie während eines Anrufs unten in der Menüleiste auf das Icon mit dem Pfeil nach oben und wählen dann den gewünschten Bildschirmteil aus, den Sie Ihrem Gesprächspartner zeigen wollen.

Gerade bei Konferenzen mit mehreren Teilnehmern ist das eine wichtige Funktion. So können beispielsweise Geschäftszahlen aus einer Excel-Tabelle mit allen Konferenzteilnehmern geteilt oder eine Powerpoint abgespielt werden.

Nachträglich einer Konferenz beitreten

Falls Sie den Start eines Gruppenchats (Microsoft Teams Besprechung) verpasst haben: kein Problem. Sie können jederzeit nachträglich beitreten. Falls Sie jemand im Chat vermissen, der eigentlich dazu eingeladen ist, können Sie die Person nochmals einladen. Termine für Microsoft-Teams-Besprechungen lassen sich direkt in den Outlook-Kalender übernehmen.

Zeitgleich zum Videochat schreiben

Während Sie sich in einer Videokonferenz befinden, können Sie jederzeit auch Textnachrichten in Teams verschicken. Das ist praktisch, um zum Beispiel Dokumente, die im Videoanruf erwähnt werden, gleich an alle Mitglieder zu versenden.

Hintergrund unscharf stellen oder Hintergrundbild einfügen

Sie können den Hintergrund weichzeichnen und damit relativ unkenntlich machen oder ganz durch ein Hintergrundbild ersetzen. Das geht aber erst, wenn Sie einen Videoanruf starten.

"Hintergrundeffekte anzeigen" bringt uns zum Weichzeichnen des Hintergrundes und zu den Hintergrundbildern.
Vergrößern "Hintergrundeffekte anzeigen" bringt uns zum Weichzeichnen des Hintergrundes und zu den Hintergrundbildern.

Dazu klicken Sie in einer bereits laufenden Videokonferenz/Videotelefonat auf die drei Punkte in der Menüleiste und dann auf „Hintergrundeffekte anzeigen“. Jetzt erscheinen am rechten Bildschirmrand die verschiedenen Möglichkeiten. Ganz oben ist die Funktion zum Weichzeichnen des Hintergrundes. Darunter folgen die zur Auswahl stehenden Hintergrundbilder.

Wir suchen uns einen passenden Hintergrund.
Vergrößern Wir suchen uns einen passenden Hintergrund.

Sie können Ihren Hintergrund entweder durch eines der von Teams bereitgestellten Bilder oder durch ein eigenes Bild ersetzen. Wenn Sie ein eigenes Bild verwenden möchten, wählen Sie in Teams „Neu hinzufügen“ und dann Ihr JPG, PNG oder BMP. Bevor Ihre Gesprächspartner das neue Hintergrundbild zu sehen bekommen, können Sie es erst noch in einer Vorschau testen. Und dann scharf schalten. Ihre Videokonferenzpartner sehen es dann sofort.

Unter "Neue hinzufügen" fügen Sie Ihren eigenen Bildschirmhintergrund hinzu.
Vergrößern Unter "Neue hinzufügen" fügen Sie Ihren eigenen Bildschirmhintergrund hinzu.

Das Hochladen eigener Hintergrundbilder ist sowohl auf Windows-Rechnern als auch auf Macs möglich.

Tipp 1: Wenn man weit von der Webcam wegrutscht, wird man übrigens selbst ausgeblendet und nur noch das Hintergrundbild ist zu sehen.

Tipp 2: Der Menüpunkt "Hintergrund" fehlt auf Ihrem PC? Dann ist die CPU Ihres Rechners dafür vermutlich nicht leistungsstark genug beziehungsweise die CPU Ihres Rechners beherrscht nicht die Befehlssatzerweiterung Advanced Vector Extensions 2 ( AVX2) . Mehr dazu lesen Sie in diesem Forumbeitrag sowie hier bei Microsoft: "Der optionale Videoeffekt 'Meinen Hintergrund weichzeichnen' setzt einen Prozessor mit erweiterter 2(AVX2)-Unterstützung für Vektorerweiterungen voraus. Eine Liste der nicht unterstützten Decoder und Encoder finden Sie unter Empfehlungen für Hardware-Decoder- und -Encoder-Treiber ."

Tipp 3: Videos und animierte Gifs lassen sich nicht als Hintergrund für Teams verwenden.

Teams und Kanäle anlegen

Im Bereich „Teams“ in der linken Menüleiste können Sie Teams für bestimmte Aufgabenbereiche einrichten und Ihre Kollegen dazu einladen. Beispielsweise können Sie eine Projektgruppe bilden, an der alle daran Beteiligten mitarbeiten. In jedem Teams gibt es zudem Kanäle. Der Kanal „Allgemein“ wird standardmäßig immer automatisch beim Anlegen eines neuen Teams eingerichtet. Nur in den einzelnen Kanälen von "Teams" können Sie dann Inhalte einstellen und Nachrichten an alle Mitglieder des betreffenden Teams verschicken.

Aus Teams in Outlook weiterkommunizieren

Sie können jeden Chat-Inhalt anklicken und dann auf die drei Punkte für „Weitere Optionen“ klicken. In dem sich dann öffnenden Menü wählen Sie den Eintrag „Mit Outlook teilen“. Danach können Sie den Chat direkt in Outlook verschicken. Das setzt natürlich das Vorhandensein von Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner voraus.

Chats speichern zum leichteren Wiederfinden

Wichtige Chat-Nachrichten können Sie quasi als Lesezeichen speichern. Klicken Sie auf die Nachricht und wieder auf die drei Punkte für „Weitere Optionen“ und dann auf „Diese Nachricht“ speichern. Sie finden alle gespeicherten Nachrichten, wenn Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und dann auf „Gespeichert“ klicken.

Diese Nachricht möchten wir jederzeit leicht wiederfinden können.
Vergrößern Diese Nachricht möchten wir jederzeit leicht wiederfinden können.

Schnellzugriff mit "/"

Geben Sie „/„ in das Suchfeld am oberen Rand von Teams ein. Sofort sehen Sie eine Reihe von Befehlen/Funktionen, die Sie direkt aufrufen können, beispielsweise Ihren Status auf „beschäftigt“ umschalten. Mit "/organigramm" wiederum sehen Sie, wie ein Mitarbeiter in die Firmenhierarchie eingeordnet ist.

Schnellsuche.
Vergrößern Schnellsuche.

Schnelle Nachricht mit @

Geben Sie dagegen @ in das Suchfeld ein und tippen danach den Namen eines Kollegen, können Sie diesem sofort eine Nachricht schicken.

Teams-Unterhaltungen stummschalten

Gerade Gruppenchats tendieren dazu, überhandzunehmen und von der Arbeit abzulenken. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte für „Weitere Optionen“ neben dem Chat und dann auf „Stummschalten“. Das geht auch mit jedem einzelnen Kontakt unter "Chat".

Die Kollegen haben viel zu erzählen, darunter auch reichlich sinnfreies...
Vergrößern Die Kollegen haben viel zu erzählen, darunter auch reichlich sinnfreies...

Teams mehrmals parallel öffnen

Sie können Teams in der Desktop-App verwenden und zeitgleich auch noch im Browser. Die Inhalte zwischen beiden Fenstern werden in Echtzeit synchronisiert.

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