Wie praktisch: nur noch ein oder zwei private E-Mail-Konten! Doch wie bekommen Sie all die vorhandenen Nachrichten aus ihren anderen Accounts dorthin? Kein Problem, die Migration funktioniert ganz einfach.
Mal ehrlich: Schleppen Sie auch ein das eine oder andere E-Mail-Konto aus früheren Zeiten mit sich herum? Das Mail-Programm auf dem PC machen die diversen Accounts unnötig unübersichtlich, die „Sammeldienste“ zum Abfragen mehrere Mail-Konten unterstützen oft nur drei Zugänge und noch umständlicher ist das manuelle Einloggen bei verschiedenen Webmailern.
Da muss eine zentrale Mail-Adresse her. Worauf es bei der Auswahl des Providers ankommt, welche Funktionen wichtig sind und wie Sie zur perfekten E-Mail-Adresse kommen, erklärt der PC-WELT-Ratgeber „
Die perfekte Mail-Adresse einrichten
“.
Outlook und Thunderbird: Nachrichten aufs neue Konto umziehen
Arbeitet das neue Mail-Konto auf IMAP-Basis, ist der Umzug vergleichsweise einfach. Dazu rufen Sie Ihre Mails mit einem lokal installierten Client wie Outlook oder Thunderbird ab. Richten Sie im lokalen Mail-Programm zusätzlich das neue Konto ein und achten Sie bei der Konfiguration darauf, die IMAP-Funktion sowie den dazugehörigen Server zu wählen. Meist erledigen dies Outlook und Thunderbird über eine Datenbankabfrage mittlerweile automatisch.
Tipps und Tricks zu Thunderbird
Im Prinzip lassen sich die vorhandenen Nachrichten in Ihrem Mail-Client nun einfach per Drag and Drop mit der Maus vom alten in das neue Konto verschieben. Denn IMAP ermöglicht im Gegensatz zu POP3 auch den Datei-Upload. Doch bevor Sie nun an den kompletten Umzug machen, probieren Sie es mit ein paar Test-Mails aus. Zudem können Sie, indem Sie beim Herüberziehen der Inhalte mit der Maus zusätzlich die Strg-Taste links unten auf der Tastatur gedrückt halten, diese auch kopieren. So behalten Sie sicherheitshalber erst einmal alles auch im alten Account.
Thunderbird erstellt ohnehin automatisch eine Kopie, wenn Sie einen oder mehrere Unterordner verschieben. Hier sollten Sie also nach der erfolgreichen Migration die Inhalte des alten Kontos manuell löschen. In Outlook funktioniert das Verschieben sogar inklusive der vorhandenen Ordnerstruktur.
Keine Experimente: Mails vor der Migration sichern
Damit beim Umzug der über Jahre gesammelten Nachrichten nichts schief gehen kann, sollten Sie diese mit MailStore Home zuvor sichern. Überdies empfiehlt es sich bei größeren Datenmengen, diese in Etappen zu übertragen, also beispielsweise erst die Inbox oder sogar nur einen Unterordner daraus. Denn alles läuft ja über Ihren Internetanschluss, je nach verfügbarer Bandbreite dauert die Migration also. So benötigt eine 16.000er DSL-Leitung mit der Standard-Upload-Rate von einem MBit/s für ein GByte mehr als zwei Stunden – und ein GByte sammelt sich mit diversen Anhängen ganz schnell im Postfach an.
Ferner beschränken manche Mail-Provider die täglich erlaubte Datenmenge beim Hoch- und Herunterladen, bei Google beispielsweise ist der IMAP-Upload auf 500 MByte pro Tag limitiert. Schauen oder fragen Sie gegebenenfalls beim neuen Provider nach.
Übrigens: Der Umzug über das lokale Mail-Programm funktioniert natürlich auch, wenn Sie Ihre Nachrichten bisher per POP3 abrufen, dann sind sie ja ohnehin lokal gespeichert. Und selbst wenn Sie Ihre Mails normalerweise im Browser, also über das Web-Interface des Anbieters bearbeiten, ist der Umzug über den „Umweg“ lokaler Client empfehlenswert. Dazu installieren Sie Thunderbird , richten das bisherige und neue Mail-Konto ein, verschieben die Nachrichten vom alten auf den Account und arbeiten dann – falls gewünscht – wieder per Web-Interface beim neuen Anbieter.
Darüber hinaus lässt sich MailStore Home für die Migration verwenden: Zuerst erstellt man vom bestehenden Mail-Konto ein Backup, das man danach über die Funktion „E-Mails exportieren -> IMAP-Postfach“ und die Eingabe der passenden Serverdaten zum neuen Provider hochlädt. Die Migration dauert ihre Zeit, läuft aber völlig problemlos. Dazu ein Tipp: Schlägt die Server-Verbindung fehl, ändern Sie die Einstellungen hinter „Zugriff via“ von „IMAP“ auf „IMAP-TLS“ oder „IMAP-SSL“.
Migration über Cloud-Dienstleister ist Vertrauenssache
Wer sich den Umweg über das lokale Programm sparen möchte oder bei einer großen Datenmenge nur über eine langsame Internetverbindung verfügt, kann den Umzug auch von einem Dienstleister erledigen lassen. Dann laufen die Daten nicht über Ihren PC, sondern direkt vom Server des einen Mail-Providers auf den des anderen und damit völlig unabhängig von der Geschwindigkeit Ihres Anschlusses.
Cloud-Dienste für die Mail-Migration gibt es eine Reihe, einige davon aber mit Sitz in den USA. Wer seine Daten einem solchen Unternehmen wie MigrationWiz oder MoveMyMail nicht anvertrauen möchte, kann auf die deutsche Firma Audriga zurückgreifen. Der Karlsruher Anbieter zieht ein Mail-Konto bis zu einer Datenmenge von 25 GByte für 11,90 Euro um. Dazu wählt man den alten und den neuen Mail-Provider aus, gibt Mail-Adressen und Passwörter ein, bezahlt per Paypal und startet den Umzug. Ausprobieren lässt sich das Ganze mit den neuesten Mails sogar kostenlos.
Zehn Tipps zur Betriebssystem-Migration
Spezifische Im- und Exporthilfen beim Umzug
Neben diesen allgemeinen Umzugsroutinen existieren noch spezielle, also Providerspezifische Lösungen. So lässt sich das bereits bei Google erwähnte tägliche Transfervolumen umgehen, indem man seine Mails über Google Takeout komplett als MBOX-Archiv herunterlädt und lokal sichert – in diesem Fall zählt das IMAP-Volumenlimit nicht.
Dieses Mail-Backup lässt sich direkt in Thunderbird einbinden, wenn Sie zuvor die Firefox-Erweiterung ImportExportTools installieren. Alternativ helfen die Tools Aid4Mail MBOX Converter oder Mailstore Home : Die Software wandelt das MBOX-Archiv in die für den Thunderbird- bzw. Outlook-Import passenden Formate um.
Ein weiteres Hilfsmittel für den Umzug von Mails und Kontakten von Google nach Outlook.com, dem Webmailer von Microsoft, stellt die neue Outlook-Importfunktion dar. Umgekehrt helfen die Google Apps Migration for Microsoft Outlook , Nachrichten, Kontakte und Kalendertermine aus dem Outlookeigenen PST-Format in ein Google-Konto umzuziehen.
Schließlich darf mit MailRedirect ein Tool nicht unerwähnt bleiben, das bei der Migration auf einen POP3-Mail-Account hilft – schließlich bieten GMX und Web.de das bessere IMAP-Protokoll ja nur gegen monatliche Gebühr. Dieses Addon für das Mail-Programm Thunderbird verschickt die in einem Mail-Konto vorhandenen Nachrichten an einen beliebigen POP3-Account, ohne dass dabei wie sonst üblich Absender, Datum und Betreffzeile geändert werden. MailRedirect leitet die Mails also quasi um.
Das bleibt nach dem Kontenumzug noch zu tun
Alle bisher auf dem früheren Mailkonto eingegangenen Nachrichten haben Sie nun migriert, doch alle neuen bleiben erst einmal im alten Konto liegen. Zudem weiß niemand etwas von ihrem neuen Konto – beides sollten Sie ändern.
Dazu bieten die Mailprovider einen Sammeldienst, der die Nachrichten von anderen Mailaccounts – auch solche anderer Provider – sammelt und in einem Postfach zusammenführt. Alternativ stellen Sie beim alten Provider eine Weiterleitung auf ein neues Konto ein. Beides erledigen Sie nach dem Einloggen im Online-Portal des Providers, die Einstellungen sind mitunter etwas versteckt. Das bzw. die bisherigen Postfächer lassen Sie auf jeden Fall zunächst noch weiterlaufen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, seinen Freunden und Kontakten die neue Adresse mitzuteilen. Das können Sie manuell machen, indem Sie allen eine Hinweismail schicken, bei der Sie die Adressen bitte unbedingt im verbergenden BCC-Feld eintragen! Beim Ändern der persönlichen Daten auf diversen Online-Shops und -Seiten, bei denen Sie angemeldet sind, hilft es, wenn Sie einen Passwort-Manager wie Lastpass verwenden. Darin sind ja alle Zugänge gespeichert.
Schließlich können Sie beim alten Mail-Konto einen Auto-Responder analog zur Abwesenheitsnotiz am Arbeitsplatz während des Urlaubs aktivieren und darin die neue Mail-Adresse mitteilen.