2448406

LibreOffice Calc: Sechs Anleitungen zum Einstieg

28.08.2019 | 08:01 Uhr

Mit Libre Office Calc bringen Sie Ordnung und Übersicht in Zahlenkolonnen. Das Anwendungsspektrum reicht von Haushaltsplänen über Fahrtenbücher bis hin zu Statistiken mit grafischen Diagrammen.


1. Tabellen anlegen und erste Eingaben machen 

1. Starten Sie zunächst einmal Libre Office . Um ein neues Tabellenblatt anzulegen, wählen Sie in der linken Randspalte die Option „Calc Tabellendokument“. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (2)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (2)

2. Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das Programmfenster von Calc mit ausgewählter Zelle A1, sodass Sie sogleich mit Ihren Eingaben loslegen können. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (3)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (3)

3. Die Zellbezeichnung „A1“ setzt sich aus Spalte und Zeile innerhalb des Tabellenblatts zusammen. Die vertikalen Spalten der Tabelle werden mit Buchstaben bezeichnet, die horizontalen Zeilen mit Ziffern. Somit bedeutet „A1“ nichts anderes als „Spalte A, Zeile 1“. Als Beispiel erstellen Sie nun eine Größentabelle für drei Kinder einer Familie. Füllen Sie die markierte Zelle A1 mit dem Text Marie, indem Sie die Buchstaben einfach auf der Tastatur eingeben. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (4)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (4)

4. Mit der Enter-Taste gelangen Sie eine Zeile tiefer in die direkt darunterliegende Zelle A2. Tippen Sie hier den Beispielnamen Manuel ein und drücken Sie erneut auf Enter. Nun befinden Sie sich in Zelle A3, in die Sie den letzten Namen Michael eintragen. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (5)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (5)

5. Möchten Sie einen Zelleninhalt nachträglich ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten: Im Beispiel soll „Marie“ in „Maria“ geändert werden. Entweder klicken Sie mit der linken Maustaste in die betreffende Zelle (hier A1) und geben den Namen einfach neu ein. Oder Sie klicken die Zelle doppelt an, sodass der Cursor erscheint. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (6)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (6)

6. In die Spalte B tragen Sie im Folgenden die Körpergröße der Kinder ein. Maria ist mit ihren zwei Jahren 90 cm groß, Manuel ist fünf Jahre alt und misst 105 cm. Der siebenjährige Michael bringt es schon auf stolze 120 cm. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (7)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (7)

7. In die Spalten C, D und E lassen sich nun die veränderten Körpergrößen pro Jahr oder Halbjahr eintragen, um so einen guten Überblick über das Wachstum der Kids im Laufe der Zeit zu bekommen. Möchten Sie schnell von einer Spalte in die nächste wechseln, nutzen Sie die Tabulator-Taste („Tab“) auf Ihrer Tastatur. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (8)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (8)

8. Oft beginnen Sie beim Aufbau einer Tabelle mit den Inhalten und merken erst später, dass noch eine weitere Zeile oder Spalte notwendig ist. In unserem Beispiel fehlt eine Zeile mit Überschriften. Um Platz zu schaffen für die neue Zeile, klicken Sie nun auf die Zeilennummer „1“ links oben. Dann wird die gesamte erste Zeile blau markiert. Rufen Sie per Rechtsklick auf die Markierung das Kontextmenü auf und wählen Sie „Zeilen oberhalb einfügen“. Über den vorhandenen Einträgen erscheint jetzt eine neue, leere Zeile. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (9)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (9)

9. Nach dem Eintragen von „Jahr“ und den Jahreszahlen in die neue erste Zeile können Sie mit „Zeilen unterhalb einfügen“ noch eine weitere Zeile als Trenner einfügen. Um diese Zeile schmaler zu machen als alle anderen, wählen Sie aus dem Kontextmenü (Rechtsklick auf „2“) die Option „Zeilenhöhe“ aus, geben einen niedrigen Wert zwischen 0,1 und 0,2 cm ein und klicken auf „OK“. 

Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (10)
Vergrößern Tabellen anlegen und erste Eingaben machen (10)

10. Ist die Tabelle fertig, drücken Sie Strg-S, um den Dialog „Speichern unter“ auf den Monitor zu holen. Wählen Sie einen Speicherordner aus und geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Tabelle ein. Per „Speichern“ sichern Sie die Datei.

Tabellenaustausch mit Excel

Im Dialog „Datei“ und „Öffnen“ werden Excel-Dateien mit den Endungen XLS oder XLSX angezeigt und können in Calc geöffnet werden. Möchten Sie eine Calc-Datei im Excel-Format speichern, wählen Sie im Dialog „Speichern unter“ bei „Dateityp“ die Option „Excel 2007–2019“ für aktuelle und „Excel 97–2003“ für ältere Excel-Versionen.

Libre Office Calc: Jede zweite Zeile einfärben


2. Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren

Mit den Funktionen zum Formatieren von Zeilen, Spalten und Zellen verleihen Sie Ihren Tabellen ein ansprechendes Aussehen. So erscheinen lange Zahlenkolonnen weniger öde. Gleichzeitig erhalten große Tabellen mehr Übersicht, sodass sich Inhalte schneller erfassen lassen.

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (1)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (1)

1. Mit der Größentabelle aus dem vorangegangenen Workshop probieren Sie in Calc nun einige Tabellenformatierungen aus. Überschriften lassen sich durch eine fette Textformatierung sehr gut vom Rest der Tabelle absetzen. Markieren Sie bei gedrückt gehaltener linker Maustaste alle Jahreszahlen in der ersten Zeile und klicken Sie oben in der Symbolleiste auf das Symbol „F“. Danach wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Namen in der Spalte A. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (2)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (2)

2. Um die Schriftart für alle Zellen in der Tabelle zu ändern, markieren Sie sie über die Tastenkombination Strg-A und nutzen das Ausklappmenü für die Schriftart in der Symbolleiste ganz links. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (3)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (3)

3. Ein dunkler Trenner separiert die Überschriften optisch vom Datenblock. Markieren Sie dazu die schmale Zeile 2 bei gedrückt gehaltener linker Maustaste und klicken Sie im Anschluss daran auf das Farbeimersymbol. Im Ausklappmenü „Hintergrundfarbe“ stellen Sie „Schwarz“ ein. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (4)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (4)

4. Damit Sie die Tabelle wie im Ausdruck ohne störende Gitternetzlinien sehen, klicken Sie als Nächstes im Menü „Ansicht“ auf die Option „Gitterlinien anzeigen“. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (5)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (5)

5. Um Überschriften und Daten optisch noch besser voneinander abzusetzen, formatieren Sie die Zellenhintergründe farbig. Markieren Sie hierzu zunächst einmal die Zellen A1 bis E1 gemeinsam mit gedrückt gehaltener linker Maustaste. Halten Sie nachfolgend die Strg-Taste gedrückt und fügen Sie durch Mausklicks die Zellen A3 bis A5 mit den Namen zur Markierung hinzu. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (6)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (6)

6. In der Folge klicken Sie auf das Farbeimer-Icon in der Symbolleiste und wählen als „Hintergrundfarbe“ den Farbton „Blau“ aus. Da nunmehr die schwarze Schrift schwer zu erkennen ist, klicken Sie bitte auf das Textfarbensymbol mit dem großen „A“ und entscheiden sich für „Weiß“. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (7)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (7)

7. Der Datenblock soll ebenfalls farbig hinterlegt werden. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass die farbliche Einheit gewahrt bleibt. Deshalb sollen die Datenzeilen in hellen Blautönen formatiert werden. Markieren Sie dazu die Zellen B3 bis E3 und färben Sie diese nun mit dem Farbeimerwerkzeug in dem sehr hellen Blauton „Hellblau 4“ ein. Danach markieren Sie die Zellen B4 bis E4 und wählen den etwas dunkleren Farbton „Hellblau 3“. Zuletzt färben Sie den untersten Datenbereich B5 bis E5 wieder in „Hellblau 4“ ein. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (8)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (8)

8. Die in den vorangegangenen Schritten getätigten Formatierungen können Sie zur späteren Verwendung als Vorlagen speichern. Klicken Sie die Zelle A1 an und wählen Sie „Vorlagen –› Neue Absatzvorlage“. Im Dialog „Vorlage erstellen“ geben Sie den Vorlagennamen Überschrift blau ein und bestätigen mit „OK“. Wiederholen Sie den Schritt mit markierter Zelle B3 und nennen Sie diese Vorlage „Daten hellblau“. Zuletzt markieren Sie die Zelle B4 und erstellen daraus die Vorlage „Daten mittelblau“. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (9)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (9)

9. Um die neuen Vorlagen auszuprobieren, erweitern Sie die Tabelle um drei weitere Namen und die entsprechenden Daten unterhalb der vorhandenen Einträge. Markieren Sie sodann die drei Namen in den Zellen A6 bis A8 und öffnen Sie mit dem „AA“-Symbol in der rechten Randleiste die Vorlagenpalette. Klicken Sie in der Liste doppelt auf „Überschrift blau“, um die Namen im Absatzformat aus Schritt 8 passend zu formatieren. 

Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (10)
Vergrößern Tabellen ansprechend und übersichtlich formatieren (10)

10. Haben Sie auch die Datenspalten mit den Vorlagen „Daten hellblau“ und „Daten mittelblau“ formatiert, dann erscheint die Tabelle wie aus einem Guss. 

Abwechselnde Zeilenfarben per Bedingung

Markieren Sie den zu formatierenden Datenbereich und wählen Sie „Format –› Bedingte Formatierung –› Symbolsatz“. Unter „Alle Zellen“ wählen Sie „Formel ist“ aus und geben daneben ISTGERADE (ZEILE(A1)) ein. Darunter wählen Sie im Folgenden die Vorlage „Daten hellblau“. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und geben Sie dann die Bedingung „Formel ist“ ISTUNGERADE(ZEILE(A1)) mit der Vorlage „Daten mittelblau“ ein. Dadurch werden die Zeilen abwechselnd in den zwei Blautönen formatiert. 


3. Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions 

Libre Office ist mit einer engagierten Community gesegnet, die nicht nur bei der stetigen Verbesserung von Calc hilft. Viele Mitglieder stellen praktische Vorlagen (Templates) für unterschiedliche Anwendungsbereiche kostenlos zur Verfügung. Darüber hinaus bieten Experten hilfreiche Extensions zum Erweitern des Funktionsumfangs und zur Automatisierung von Aufgaben an. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (1)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (1)

1. Starten Sie als Erstes Libre Office Calc und wählen Sie danach im Menüpunkt „Datei –› Dokumentvorlagen“ die Option „Vorlagen verwalten“. Alternativ dazu öffnen Sie den Dialog mithilfe der Tastenkombination Strg-Shift-N. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (2)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (2)

2. Im Dialog „Vorlagen verwalten“ klicken Sie links unten auf das Symbol „Online-Vorlagen durchstöbern“. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (3)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (3)

3. Ihr Webbrowser öffnet sich sodann automatisch mit der Adresse extensions.libreoffice.org/templates. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (4)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (4)

4. Auf der Template-Seite werden Ihnen im Anschluss daran unter „Most popular Templates“ die beliebtesten Vorlagen angezeigt. Anhand der Bewertungen auf der rechten Seite sehen Sie auf einen Blick, wie die jeweilige Vorlage von der Community positiv oder negativ bewertet wird. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (5)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (5)

5. Die Links in der rechten Spalte führen zu themenorientierten Calc-Vorlagen, wie beispielsweise Bildung, Budgetplanung oder Zeitmanagement. Wenn Sie gezielt nach Tabellenvorlagen suchen möchten, geben Sie bitte in das Suchfeld oben rechts calc ein und setzen das Häkchen neben „only in current section“. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (6)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (6)

6. Haben Sie eine interessante Vorlage gefunden, so klicken Sie deren Bezeichnung an. Im Beispiel haben wir uns für die Calc-Vorlage „Sepa Überweisung“ entschieden. Klicken Sie nun auf den Link neben dem grünen Pfeil, um die OTS-Datei herunterzuladen. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (7)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (7)

7. Nach dem Herunterladen der Datei wechseln Sie zurück in das Calc-Fenster und klicken dort auf „Importieren“. Entscheiden Sie sich jetzt für eine „Kategorie“ (in unserem Beispiel „Vorlagen“) oder legen Sie eine neue Kategorie an. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (8)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (8)

8. Nun öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, in dem Sie zum Download-Ordner gehen, die Vorlage anklicken und sie mit „Öffnen“ in Calc importieren. Sehen Sie die Datei nicht, so wählen Sie neben „Dateiname“ „Alle Dateien“ aus. 

Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (9)
Vergrößern Zeit sparen mit Vorlagen und Extensions (9)

9. Die Vorlage erscheint im Vorschaufenster. Klicken Sie die Miniatur an und wählen Sie „Öffnen“. Daraufhin können Sie in Calc mit der neuen Vorlage arbeiten. 

Neue Calc-Funktionen mit Extensions

Während es sich bei Calc-Vorlagen hauptsächlich um vordefinierte Tabellenblätter handelt, sind Extensions Erweiterungen des Programmcodes. Auf diese Weise lassen sich völlig neue Funktionen in die Tabellensoftware integrieren. Öffnen Sie extensions.libreoffice.org/extensions in Ihrem Browser. Hier finden Sie die gesammelten Exensions, die Community-Mitglieder für Calc entwickelt und zum Download bereitgestellt haben. Klicken Sie in der rechten Leiste auf „Calc Extension“, um die Auswahl auf Libre Office Calc zu begrenzen. Beachten Sie die detaillierten Anleitungen auf den Seiten der betreffenden Extensions. Nach dem Herunterladen der OTX-Datei öffnen Sie in Calc den „Extension- Manager“ aus dem Menü „Extras“ und klicken auf „Hinzufügen“. Wählen Sie nachfolgend die OTX-Datei aus und bestätigen Sie bitte mit „Öffnen“. Wenn Sie sich entschieden haben, ob die Extension nur für Sie selbst oder für alle Benutzer installiert werden soll, starten Sie Libre Office neu. Nun steht die Extension im Menü „Extras –› Add-ons“ zur Verwendung bereit. 

Test: Die besten Multifunktionsgeräte zum Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen


4. Schnell & effizient Daten sortieren und filtern 

Gerade bei sehr großen Tabellen geht schnell die Übersicht verloren. Mithilfe der Sortierfunktionen von Libre Office Calc können Sie die Einträge in die gewünschte Reihenfolge bringen und Trends auf einen Blick erkennen. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (1)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (1)

1. Als Basis für die nachfolgenden Schritte dient eine fiktive Umsatztabelle von Unternehmensfilialen in neun deutschen Städten. Neben den Namen der Orte werden aktuelle Umsätze, Vorjahresumsätze und Umsatzentwicklungen dargestellt. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (2)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (2)

2. Die Daten wurden unsortiert eingepflegt, sodass die Übersicht sehr darunter leidet. Im ersten Schritt soll aus diesem Grund die Liste alphabetisch nach den Ortsnamen sortiert werden. Markieren Sie dazu bitte den Bereich A3 bis D12, also die Tabellendaten inklusive der Überschriften. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (3)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (3)

3. Wählen Sie „Daten –› Sortieren“, woraufhin der Dialog „Sortierung“ erscheint. Wechseln Sie anschließend in das Register „Optionen“ und aktivieren Sie ganz unten die Option „Von oben nach unten (Zeilen sortieren)“. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (4)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (4)

4. Zurück im Register „Sortierkriterien“ sollte unter „Sortierschlüssel 1“ bereits die gewünschte Spalte „Filiale (Ort)“ eingetragen sein. Aktivieren Sie die Checkbox „Aufsteigend“ und klicken Sie auf „OK“. Schon wird die Tabelle nach Ortsnamen sortiert, wobei die folgenden Einträge in den Spalten B bis D zusammengehalten werden, damit die Datenstruktur bestehen bleibt. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (5)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (5)

5. Alternativ können Sie die Tabelle auch nach beliebigen anderen Kriterien sortieren. Öffnen Sie das Ausklappmenü unter „Sortierschlüssel 1“ und wählen Sie die gewünschte Spalte/Überschrift aus. Entscheiden Sie sich beispielsweise für „Aktueller Umsatz“ (Spal- te B) und klicken Sie auf „Absteigend“, beginnt die Tabelle mit der Stadt, die den höchsten Umsatz verbucht hat. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (6)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (6)

6. Über die weiteren Sortierschlüssel können Sie sozusagen eine Sortierung innerhalb der Sortierung vornehmen – zum Beispiel wenn eine Spalte/Zeile mehrere identische Einträge enthält und zunächst nach diesen und danach nach weiteren Kriterien sortiert werden soll. In unserem Beispiel wurde die Tabelle um drei weitere „Berlin“-Einträge mit unterschiedlichen Umsätzen erweitert. Mit dem ersten Sortierschlüssel wurde aufsteigend nach Ort, mit dem zweiten absteigend nach Umsatz sortiert. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (7)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (7)

7. Bei der Funktion „Daten –› AutoFilter“ handelt es sich um ein flexibles Werkzeug, das eine direkte Interaktion mit der Tabelle sowie weitreichende Möglichkeiten zum Herausfiltern bestimmter Daten und Kriterien bietet. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (8)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (8)

8. Markieren Sie erneut die ganze Tabelle inklusive Überschriften und aktivieren Sie zudem „AutoFilter“. Im Folgenden erscheinen in den unteren rechten Ecken der Titelzellen kleine Buttons mit einem Pfeil nach unten. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (9)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (9)

9. Klicken Sie einen Button an, erscheint ein Ausklappmenü, das Ihnen den Umweg über den Dialog „Sortierung“ erspart und eine auf- oder absteigende Sortierung der jeweiligen Spalte ermöglicht. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (10)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (10)

10. Über die Option „Standardfilter“ im Pull-down-Menü können Sie die Anzeige der Daten nach bestimmten Kriterien beeinflussen. So zeigt die „Bedingung“ kleiner als („<“) und der „Wert“ 0 in der Spalte „Umsatz-Entwicklung“ nur die Werte jener Filialen an, die weniger Umsatz als im Vorjahr erwirtschaftet haben. 

Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (11)
Vergrößern Schnell & effizient Daten sortieren und filtern (11)

11. Über das Filter-Ausklappmenü lassen sich auch Zeilen/Spalten mit bestimmten Kriterien ein- und ausblenden. Im Beispiel wurde in Spalte E die Region hinzugefügt, um die Orte geografisch den Bereichen „Nord“ und „Süd“ zuzuordnen. Im unteren Bereich des AutoFilter-Menüs für „Region“ sehen Sie die entsprechenden Kategorien und können diese durch das Setzen eines Häkchens einblenden und durch das Entfernen des Häkchens ausblenden. Per „Elemente suchen“ reduzieren Sie die Anzeige auf Zellen, die den Suchbegriff enthalten. 


5. Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen 

Libre Office Calc interpretiert jede Ihrer Eingaben in eine Zelle zunächst einmal als Text oder Zahl. Um aus diesen beiden Standardformaten spezielle Datentypen wie etwa Währungen, Zeitangaben oder Brüche zu machen, verwenden Sie die Formatierungsfunktion. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (1)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (1)

1. Angenommen Sie möchten Ihr tägliches Laufpensum erfassen. Dann brauchen Sie eine Spalte mit dem Datum und eine weitere Spalte mit den gelaufenen Kilometern. Geben Sie als Erstes das Startdatum ein, etwa den 2.1.19. Eine solche Eingabe wird von Calc als Datum erkannt und im Standardformat TT/MM/JJ dargestellt. Zum Ändern klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen im Menü „Zellen formatieren ...“. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (2)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (2)

2. Im Bereich „Kategorie“ können Sie unter verschiedenen Varianten wie etwa Währungen, Prozentangaben und auch Datumsformaten wählen. Rechts davon bestimmen Sie die Details des Formats – in unserem Beispiel soll der Wochentag angezeigt und der Monat ausgeschrieben werden. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (3)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (3)

3. Da das neue Datumsformat die voreingestellte Spaltenbreite sprengt, wird lediglich „###“ angezeigt. Bewegen Sie den Mauspfeil zwischen die Spaltentitel „A“ und „B“ und ziehen Sie die Spalte anschließend bei gedrückt gehaltener Maustaste größer – schon wird der Eintrag sichtbar. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (4)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (4)

4. Um die nachfolgenden Datumszeilen nicht per Hand eingeben zu müssen, nutzen Sie das automatische Ausfüllen von Calc. Markieren Sie hierzu die Zelle A3 mit dem Startdatum und ziehen Sie die Markierung bis hinunter zur Zelle A32. Danach wählen Sie aus dem Menü „Tabelle“ den Befehl „Zellen ausfüllen –› Reihen“. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (5)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (5)

5. Im Dialog „Reihen füllen“ geben Sie „Richtung: Unten“, „Reihentyp: Datum“ und „Zeiteinheit: Tag“ an. In das Feld „Zunahme“ tragen Sie „1“ ein. Diese Einstellungen führen dazu, dass die Spalte A mit den aufeinanderfolgenden Tagen des Januars gefüllt wird. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (6)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (6)

6. In die Spalte B sollen nun die täglich gelaufenen Kilometer eingetragen werden. Geben Sie hier beispielsweise 1,2 km ein, kann Calc kein eindeutiges Format ermitteln. In der Folge wird die Eingabe in das reine Textformat verwandelt, sodass damit im späteren Verlauf keine Berechnungen wie beispielsweise die Ermittlung der Gesamtlaufstrecke durchgeführt werden können. Sie erkennen die Textformatierung daran, dass der Wert in der Zelle linksbündig angeordnet wird und am unteren Fensterrand kein „Mittelwert“ und „Summe: 0“ angezeigt werden. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (7)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (7)

7. Das Problem aus Schritt 6 umgehen Sie, indem Sie im Dialog „Zellen formatieren“ ein benutzerdefiniertes Format anlegen. Klicken Sie unter „Kategorie“ auf „Benutzerdefiniert“ und geben Sie in das Feld „Format-Code“ die Zeichenkette 0,0 [$km] ein. Mit den beiden Nullen legen Sie fest, dass eine Nachkommastelle angezeigt wird. In den eckigen Klammern befindet sich mit dem Zeichen „$“ der Code für eine Textzeichenkette, gefolgt von der Einheit „km“. Verlassen Sie den Dialog mit „OK“ und geben Sie in die formatierte Zelle 1,2 ein. Daraufhin wird Ihre Eingabe automatisch um „km“ ergänzt und Sie sehen in der unteren Statusleiste die korrekten Angaben für Mittelwert und Summe. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (8)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (8)

8. Um das neu erstellte Format auf die darunterliegenden Zeilen zu kopieren, klicken Sie einfach auf das Pinselsymbol in der Symbolleiste („Format übertragen“) und markieren die Zellen bei gedrückter Maustaste. 

Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (9)
Vergrößern Datentypen nutzen und automatisches Ausfüllen (9)

9. Calc interpretiert nun die Kilometerwerte als Dezimalzahlen, an die lediglich eine Zeichenkette „km“ angehängt wurde. Somit können Sie jetzt zum Beispiel durch Markieren der Zelle B33 und einen Klick auf die „Summe“-Taste die gesamten gelaufenen Kilometer für den Monat Januar ausrechnen lassen.

Zellbezüge herstellen

Nach dem Kopieren einer Zelle mit dem Tastenkürzel Strg-C können Sie beim Einfügen mittels Strg-Shift-V selbst bestimmen, welche Formatierungen und Inhalte von der kopierten Zelle übernommen werden. Um einen direkten Zellbezug herzustellen, der neben allen Formatierungen auch die für Berechnungen herangezogenen Zeilen- und Spaltenbereiche der Originalzelle beibehält, geben Sie „=SpalteZeile“ in die neue Zelle ein – also beispielsweise =B33. Möchten Sie einen Bezug zu einer Zeile in einer anderen Calc-Datei herstellen, tippen Sie = ein, wechseln zur anderen Tabelle und klicken mit der linken Maustaste auf die gewünschte Zelle.


6. Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen 

Bei Tabellen, die Sie nicht selbst aufgebaut haben, sind zwei Probleme ganz typisch: Oft sind Spalten und Zeilen vertauscht oder Inhalte, die Sie gerne in einer Zelle hätten, sind auf mehrere Zellen verteilt. Mit Calc bekommen Sie beide Probleme ganz schnell in den Griff. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (1)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (1)

1. Im Beispiel bekommen Sie eine Adresstabelle übermittelt, aus der Sie ein Mailing machen sollen. Allerdings sind die Vornamen und Nachnamen wie auch Postleitzahlen und Orte auf jeweils zwei Zeilen verteilt. Für die Weiterverarbeitung mithilfe Ihrer Mailing-Software oder als Vorbereitung für Ihren Dienstleister brauchen Sie jedoch Vor- und Nachname sowie Postleitzahl und Ort in jeweils einer gemeinsamen Zelle innerhalb der Tabelle. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (2)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (2)

2. Die einfachste Variante ist das gemeinsame Markieren beider Zellen, gefolgt von einem Rechtsklick auf die Markierung und „Zellen verbinden“. Im Dialog wählen Sie die Option „Inhalte der versteckten Zellen in die erste Zeile verschieben“ und bestätigen mit „OK“. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (3)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (3)

3. Bei dieser Vorgehensweise entsteht allerdings eine Zelle in der Breite der beiden verbundenen Zellen, was bei großen Listen zu Problemen führen kann. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (4)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (4)

4. Eine elegantere Variante, die darüber hinaus viel Potenzial für komplexe Zellenverbindungen bietet, ist die Kombination beider Zellen per Formel. Wählen Sie dazu eine freie Zelle rechts neben der Liste aus und geben Sie die Formel =A4&" "&B4 ein. In Zelle A4 befindet sich der Vorname und in Zelle B4 der Nachname. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (5)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (5)

5. Das „&“-Zeichen verknüpft die Inhalte der angegebenen Zellen. Das Leerzeichen in den Anführungszeichen sorgt dafür, dass Vorund Nachname durch ein Leerzeichen voneinander getrennt dargestellt werden. Zum Zusammenführen der Postleitzahlen mit den Ortsnamen benutzen Sie die gleiche Formel mit angepassten Zellbezügen. Um die Formel inklusive der sich ändernden Bezüge auf die darunterliegenden Zeilen zu übertragen, klicken Sie einfach auf das kleine Quadrat in der unteren rechten Zellenecke und ziehen dieses dann nach unten. 

Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (6)
Vergrößern Zellinhalte kombinieren und Tabellen drehen (6)

6. Um eine Tabelle zu drehen, markieren Sie den gewünschten Bereich und schneiden ihn mit Strg-X aus. Danach holen Sie mit der Tastenkombination Strg-Shift-V den Dialog „Inhalte einfügen“ auf den Schirm und aktivieren unten links die Option „Transponieren“, bevor Sie mit „OK“ bestätigen. Nun macht Calc die Spalten zu Zeilen und die Zeilen zu Spalten. Im Beispiel stehen jetzt Vor-/ Nachname sowie Postleitzahl/Ort unter- statt nebeneinander.

Die Themen in Tech-up Weekly #163:

► Bericht: Microsoft-Dienstleister belauschen intime Skype-Gespräche: www.pcwelt.de/news/Bericht-Microsoft-Dienstleister-belauschen-intime-Skype-Gespraeche-10643395.html

► Tausende Amazon-Mitarbeiter hören Alexa-Mitschnitte ab: www.pcwelt.de/news/Tausende-Amazon-Mitarbeiter-hoeren-Alexa-Mitschnitte-ab-10573982.html

► Google Assistant: Mitarbeiter belauschen Gespräche: www.pcwelt.de/news/Google-Assistant-Mitarbeiter-belauschen-Gespraeche-10627132.html

► Apple will Siri-Aufnahmen nur noch mit Einwilligung auswerten: www.macwelt.de/news/Apple-will-Siri-Aufnahmen-nur-noch-mit-Einwilligung-auszuwerten-10640695.html


► Gamescom-Tickets gewinnen: www.pcwelt.de/news/Preise-fuer-8000-Euro-abgreifen-Die-HMX-2-Team-Hoelle-auf-der-Gamescom-2019-10636572.html (unten auf der Seite)

► Intel: Neue 56-Kern-CPU im ersten Halbjahr 2020: www.pcwelt.de/news/Intel-Neue-56-Kern-CPU-im-ersten-Halbjahr-2020-10642604.html

Quick-News:

► Facebook benennt WhatsApp und Instagram um:
www.pcwelt.de/news/Facebook-benennt-Whatsapp-und-Instagram-um-10641012.html

► Roblox hat jetzt mehr Spieler als Minecraft: www.pcwelt.de/news/Roblox-hat-jetzt-mehr-Spieler-als-Minecraft-10641294.html

► Frech: Google will mit EU-Entscheidung Geld verdienen: www.pcwelt.de/news/Frech-Google-will-mit-EU-Entscheidung-Geld-verdienen-10641021.html

► Microsoft stopft heimlich neue Spectre-Lücke in CPUs: www.pcwelt.de/news/Microsoft-stopft-heimlich-neue-Spectre-Luecke-in-CPUs-10642457.html

► Xiaomi plant Smartphone mit 108 Megapixel Kamera: www.pcwelt.de/news/Xiaomi-plant-Smartphone-mit-108-Megapixel-Kamera-10642839.html

► Galaxy Book S: Windows 10 Laptop mit 23 Stunden Akku-Laufzeit: www.pcwelt.de/news/Galaxy-Book-S-Windows-10-Laptop-mit-23-Stunden-Akku-10643356.html

Kommentar der Woche:

► Unser Hands-on zum Galaxy Note 10/10+
www.youtube.com/watch?v=0MUcrI8YSyU

► Dennis & Simon im Sparmag-Video: www.youtube.com/watch?v=1_5atf_0vQY&t=8m0s

Fail der Woche:

► Speedtest-Ranking: Deutschland nur auf Platz 33: www.pcwelt.de/news/Speedtest-Ranking-Deutschland-nur-auf-Platz-33-10642127.html

► Zum PC-WELT T-Shirt-Shop:
www.pcwelt.de/fan

PC-WELT Marktplatz

2448406