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Google Docs, Tabellen & Präsentationen im Praxis-Test

14.02.2015 | 08:34 Uhr |

Die Office-Web-Anwendungen von Google heißen „ Docs “, „ Tabellen “ und „ Präsentationen “. Sie sind auch allesamt über den Online-Speicher Google Drive erreichbar.

Online-Textverarbeitung „Google Docs

Die Symbolleiste von Google Docs ist auf das Wesentliche reduziert und leicht verständlich. Die von uns gestellten Pflicht-Aufgaben lassen sich problemlos erledigen: Alle gängigen Textformatierungs-Optionen sind vorhanden. Seltener benötigte Textauszeichnungen wie „Durchgestrichen“, „Hochgestellt“ und „Tiefgestellt“ finden Sie über den Menüeintrag „Format“.

Die Auswahl an Schriftarten wirkt im ersten Moment etwas dürftig. Über den Eintrag „Weitere Schriftarten“ ganz unten im Drop-Down-Menü lassen sich aber mit wenigen Klicks zahlreiche weitere ergänzen. Die vorhandenen Absatzformatierungs-Definitionen können Sie mit Ihren eigenen überschreiben, allerdings keine neuen anlegen.

Online-Textverarbeitung "Google Docs"
Vergrößern Online-Textverarbeitung "Google Docs"

Bilder ziehen Sie ganz einfach per Drag & Drop von der Festplatte in den Text oder setzen sie per „Einfügen -> Bild“ aus Google Drive ein. Die maximale Dateigröße ist allerdings auf 2 MB beschränkt. Bilder lassen sich skalieren, beschneiden, frei positionieren und mit wählbarem Abstand vom Text umfließen. Feldfunktionen, zum Beispiel zur Ausgabe des aktuellen Datums, fehlen. Kopf- und Fußzeile lassen sich hingegen hinzufügen – ebenso wie ein Inhaltsverzeichnis.

Tabellen lassen sich im Handumdrehen einfügen. Die Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich des Designs sind aber beschränkt. Im Wesentlichen können Sie die Farbe für den Hintergrund und die Umrandung festlegen, allerdings nur für die gesamte Tabelle und nicht für einzelne Zellen.

Die Möglichkeit, (Text-)kästen zu erstellen, versteckt sich unter „Einfügen -> Zeichnung“. Dort finden Sie auch Pfeile und Legendensymbole. Eine Rechtschreibprüfung ist vorhanden, sowohl während der Eingabe (abschaltbar) als auch auf Abruf über „Tools -> Rechtschreibung“. Grammatikprüfung und automatische Silbentrennung fehlen. Über „Tools -> Einstellungen“ definieren Sie, welche Ausdrücke oder Abkürzungen während der Eingabe durch welche Wörter oder Symbole ersetzt werden sollen.

Die meisten Funktionen und Kommandos lassen sich auch über Hotkeys aufrufen. Eine Übersicht erhalten Sie über „Hilfe -> Tastaturkürzel“.

Online-Tabellenkalkulation „Google Tabellen“

„Google Tabellen“ lässt sich vom Grundsatz her fast genauso bedienen wie Excel.  Die häufigsten Berechnungs-Funktionen erreichen Sie per Klick auf das Summen-Zeichen: „SUM“ (Summe), „Average“ (Durchschnittswert), „Count“ (Anzahl der numerischen Werte), „MAX“ (Maximalwert) und „MIN“ (Minimalwert)“. Wenn Sie auf „Weitere Funktionen“ klicken, gelangen Sie zu einer Hilfeseite, die alle Funktionen mit deren Bedeutung und Benutzung erklärt. Um eine davon einzusetzen, tippen Sie „=“ gefolgt vom Funktionsnamen in eine Zelle. Während Sie die ersten Buchstaben eingeben, erscheint ein Drop-Down-Menü mit allen Funktionen, die mit diesen Buchstaben beginnen. Statt weiterzutippen, können Sie den gewünschten Eintrag mit der Maus oder den Pfeiltasten auswählen.

Online-Tabellenkalkulation "Google Tabellen"
Vergrößern Online-Tabellenkalkulation "Google Tabellen"

Diagramme lassen sich mit Hilfe eines Assistenten schnell erstellen. Ganze Tabellen oder einzelne Bereiche können Sie aufsteigend oder absteigend sortieren und mit Filtern versehen. Die zuschaltbare bedingte Formatierung hilft dabei, Werte, die einen bestimmten Schwellenwert unter- oder überschreiten, schnell zu identifizieren.

Über „Datei -> Neu, Aus Vorlage“ gelangen Sie zu tausenden von Vorlagen für verschiedene Einsatzbereiche, zum Beispiel Zeiterfassung oder Budgetplanung. Die Vorlagen stammen zum Großteil aus der Community, also von anderen Benutzern. Über das Drop-Down-Menü „Nach Sprache sortieren“ links unten in der Navigation können Sie die Liste auf deutschsprachige Vorlagen eingrenzen.

Als Sonderfunktion bietet die Tabellenkalkulation die Möglichkeit, Web-Formulare zu erstellen und zu veröffentlichen. So lässt sich zum Beispiel im Handumdrehen ein Feedback-Formular oder eine Umfrage erstellen. Die Benutzereingaben werden in der zugrundeliegenden Google-Tabelle gespeichert und lassen sich dadurch bequem auswerten.

Präsentations-Programm „Google Präsentationen“

Präsentations-Programm "Google Präsentationen"
Vergrößern Präsentations-Programm "Google Präsentationen"

Beim Anlegen einer neuen Präsentation bietet Ihnen „Google Präsentationen“ eine Handvoll Vorlagen an. Nach dem Import können Sie deren Design individuell anpassen. Damit alle Folien einer Präsentation den gleichen Hintergrund und die gleichen Schrift-Formatierungen nutzen, ändern Sie nicht jedes Chart einzeln, sondern klicken Sie auf „Ansicht -> Masterfolien“. Die Auswahl an Animationen für Folienelemente und Übergänge zwischen den einzelnen Folien ist relativ klein. Für die meisten Anwendungs-Szenarien sollten sie aber ausreichen.

Übergreifende Funktionen von Googles Online-Office

Was die Kompatibilität angeht, so lassen sich Dateien im Microsoft-Office-Format prinzipiell importieren und exportieren. Der Import ist bei komplexen Dokumenten mit Elementen oder Auszeichnungen, die die Google-Office-Apps nicht unterstützen, allerdings suboptimal: Die Darstellung weicht teils drastisch ab. Schlimmer noch: Wenn Sie Änderungen vornehmen, wird das Dokument ohne Vorwarnung so zerschossen gespeichert, wie es dargestellt wird.

Die Office-Anwendungen von Google lassen sich auch offline nutzen, allerdings nur in Verbindung mit Googles Browser Chrome . Bevor Sie offline gehen, klicken Sie in Google Drive (http://drive.google.com) auf das Zahnrad-Icon rechts oben und dann auf „Einstellungen -> Offline“.  Chrome lädt nun im Hintergrund den gesamten Inhalt Ihres Online-Speichers und die für die Web-Apps nötigen Programmdaten herunter. Einen Fortschrittsbalken gibt es leider nicht.

Um ohne Internet-Verbindung an Ihren Dokumenten weiterzuarbeiten oder neue zu erstellen, starten Sie Chrome neu und rufen Sie wieder http://drive.google.com auf. Der Browser erkennt, dass Sie offline sind und leitet Sie ohne Login zur lokalen Version um. Elemente, die das Synchronisations-Modul noch nicht auf die Festplatte heruntergeladen hat, erscheinen in grau und lassen sich dementsprechend nicht aufrufen. Mit allen anderen Dokumenten können Sie wie gewohnt arbeiten. Auch neue Text-Dateien, Tabellen und Präsentationen lassen sich anlegen. Sobald Chrome bemerkt, dass wieder eine Internet-Verbindung verfügbar ist, lädt es die von Ihnen vorgenommenen Änderungen in Ihren Online-Speicher hoch.

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