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Briefe, E-Mails, Meetings

25.12.2019 | 09:09 Uhr |

11. Briefe und E-Mails richtig verfassen

Sehr häufig vermitteln Sie einen ersten Eindruck durch Ihre Korrespondenz. Heute eher durch eine E-Mail als durch einen Brief. Für beide Medien gilt:

  • Rechtschreibung ist einzuhalten.

  • Sinnvolle Absätze sind hilfreich für den Leser: Je kürzer der erste Absatz ist – im Brief bis zu sieben Zeilen, in der E-Mail maximal fünf Zeilen – desto lieber ist der Leser bereit, in Ihren Text einzusteigen.

  • Briefe sollten möglichst einseitig sein, eine E-Mail möglichst kurz gehalten werden.

  • Lange Texte und Erklärungen zum Produkt oder Angebot werden als Anhang versendet und im Text nur kurz erwähnt.

  • Sowohl im Brief als auch in der E-Mail verzichten Sie auf Emoticons. Smileys haben nichts in der Geschäftskorrespondenz zu suchen. Sie können sich so klar ausdrücken, dass solche Hilfsmittel unnötig sind.

  • Bedenken Sie, dass Sie ein Anrede und Verabschiedung haben. Diese darf gerne anders klingen als über 90 Prozent der Korrespondenz, die sonst verschickt wird. Wie wäre mit "Guten Tag, Herr Dr. Huber" (statt "Sehr geehrter Herr Dr. Huber") oder mit "Freundliche Grüße" (statt "Mit freundlichen Grüßen")? Oft machen so kleine Dinge den Unterschied.

  • Was Brief- oder E-Mail-Leser immer lesen, ist die P.S.-Zeile. Nutzen Sie diese ruhig für Ihr eigenes Marketing. Sie haben neue Services oder Produkte oder eine Auszeichnung erhalten? Diese Information in der P.S.-Zeile verpackt, aber nicht länger als zwei Zeilen, wird vom Empfänger gelesen. Probieren Sie es aus.

  • Verschicken Sie zu Weihnachten persönliche Karten an Ihre Kunden? Eine handschriftliche Anrede und eine leserliche Verabschiedung neben dem gedruckten Text sind das Mininum. Der ein oder andere Kunde darf auch gerne ein paar persönliche Worte von Ihnen erhalten.

Denken Sie einfach immer daran, was Sie selbst mit einer Karte machen, die Sie erhalten, und von der Sie nicht wissen, wer sie verfasst hat.

12. Besprechungen mit Stil

Gerade in Besprechungen mit dem Kunden können Sie Stil beweisen. Führt eine Sekretärin Sie in den Besprechungsraum beim Kunden und bittet Sie, Platz zu nehmen, verzichten Sie besser darauf. Oder kennen Sie den Lieblingsplatz des Gastgebers?

Wird eine längere Wartezeit angekündigt, fragen Sie sicherheitshalber nach: "Wo sitzt denn Ihr Chef normalerweise?"

Getränke muss der Gastgeber einmal anbieten, danach darf man sich selbst bedienen. (Mehr zum Thema: " Fehlerfreies Verhalten – wie Sie in Meetings punkten ".)

13. Mit dem Kunden essen

Geschäftsessen mit Kunden seien ein "soziales Lagerfeuer", sagen Soziologen. Die Zeit für ein gemeinsames Essen zu finden, ist immer schwieriger geworden, doch es lohnt sich. Denn bei Tisch geht es nicht um pure Nahrungsaufnahme, sondern vielmehr um den sozialen Austausch mit den Geschäftspartnern. Auch wenn wir Omas Tischregeln teilweise in schlimmer Erinnerung haben, halten Sie sich daran:

  • Die Serviette gehört auf den Schoß, sobald das Essen gebracht wird.

  • Brot wird gebrochen und als Beilage zur Vorspeise gegessen, die Hauptspeise hat ihre eigenen "Sättigungsbeilagen" wie Kartoffeln, Nudeln oder Reis.

  • Die Arme oder Ellenbogen gehören nicht auf den Tisch. Hände maximal bis zum Handknöchel auflegen.

  • Mit vollem Mund spricht man nicht. Das gilt als Standard an Manieren, die man beherrschen sollte. Dazu gehört auch, nicht mit offenem Mund zu kauen. Wenn Ihr Gegenüber spricht, legen auch Sie Messer und Gabel kurz ab.

  • Als guter Gastgeber informiert man seine Gäste – mit einer Empfehlung – über die Anzahl der Gänge und Preisgefüge. Der dezente Hinweis, für welche Vorspeise und welchen Hauptgang Sie sich entscheiden, hilft einem Gast bereits bei seiner Menüwahl.

  • Sind Sie bei der Weinauswahl unsicher, lassen Sie sich vom Kellner etwas empfehlen. ( kf/CP )

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