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HGB-Regelungen

29.09.2009 | 09:34 Uhr | Christian Löbering

Wenn Unternehmer SaaS-Lösungen im Office-Bereich und für den E-Mail-Austausch einsetzen, bestehen für sie verschiedene Archivierungspflichten. So ist beispielsweise jeder Kaufmann verpflichtet, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, gesendete und empfangene Handelsbriefe sowie Buchungsbelege aufzubewahren, § 257 HGB. Die Aufbewahrungsfristen betragen immerhin 6 bzw. 10 Jahre gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie anfallen. Werden die Daten nicht auf der Festplatte bzw. dem Server des Nutzers, sondern beim SaaS-Dienstleister gespeichert, muss sich der Kunde vor Nutzung des Dienstes versichern, dass eine revisionssichere elektronische Archivierung zur Verfügung steht. Wird eine solche nicht automatisch durchgeführt, muss sich der Verantwortliche selbst darum bemühen.

Auch steuerrechtlichen Archivierungspflichten muss Folge geleistet werden. Diese sind vor allem in den §§ 146, 147 der Abgabenordnung sowie in den Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen des Datenzugriffs und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) festgeschrieben. Danach ist eine jederzeitige Verfügbarkeit der Daten sowie deren maschinelle Auswertbarkeit notwendig. Ferner haben die Finanzbehörden danach das Recht, Einsicht in die Daten zu nehmen und auf Anforderung dürfen sie auch die Herausgabe der Dateien auf Datenträgern zur Überprüfung verlangen. Unternehmer müssen sich daher vor Nutzung der SaaS-Dienste erkundigen, ob diese den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

Die Autoren:

Rechtsanwalt Thomas Feil, Fachanwalt für IT-Recht und Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Hannover, feil@recht-freundlich.de, www.recht-freundlich.de , und Dipl.-Jur. Alexander Fiedler, Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Rechtsinformatik der Universität Hannover, fiedler@iri.uni-hannover.de, www.iri.uni-hannover.de

Weitere Informationen und Kontakt:

Thomas Feil, Feil Rechtsanwälte, Georgsplatz 9, 30159 Hannover, Tel.: 0511 473906-01, E-Mail: feil@recht-freundlich.de, Internet: www.recht-freundlich.de

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