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Gmail und Outlook: Die Zurückstellen-Funktion nutzen

30.01.2022 | 09:30 Uhr | Birgit Götz,

Mit der Funktion "Zurückstellen" (oder Snooze = Schlummern) können Sie Ihre Mails im Posteingang von Gmail und Outlook besser organisieren.

Vielleicht ist Ihnen der Menüpunkt "Zurückstellen" bei Gmail und Outlook schon aufgefallen, aber Sie wissen nichts damit anzufangen. Was es mit dieser Funktion auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag.

Mit Zurückstellen (oder Snooze = Schlummern) können Sie Mails, die Sie nicht sofort beantworten möchten, nach hinten verschieben und zur Erinnerung im Posteingang stehen lassen.

Aktionen beim Wischen ändern - "Zurückstellen" wählen
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So finden Sie die Funktion Zurückstellen
 
Suchen Sie in den Webversionen von Gmail oder Outlook nach dem Symbol für die Uhr. In Gmail finden Sie die Uhr in der rechten Spalte, wenn Sie im Posteingang mit der Maus über Ihre Mails gehen. In Outlook finden Sie das Uhr-Symbol in der Menüzeile ("Erneut erinnern").

Die Funktion "Zurückstellen" wählen
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Auf dem Smartphone finden Sie die Option "Zurückstellen", wenn Sie eine Nachricht öffnen und auf die drei Punkte oben rechts auf dem Bildschirm klicken.  Sie können das Zurückstellen auch unter "Einstellungen > Aktionen beim Wischen" einrichten. Drücken Sie dazu auf "Ändern" für das Wischen nach rechts oder links und aktivieren Sie "Zurückstellen". Jetzt reicht es, wenn Sie im Posteingang über eine Mail wischen, um einen Erinnerungszeitpunkt festzulegen.

In der App "Zurückstellen"
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Aktionen beim Wischen ändern
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Aktionen beim Wischen ändern - "Zurückstellen" wählen
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So verwenden Sie die Funktion Zurückstellen 


Die Funktion Zurückstellen eignet sich nicht nur zum Aufschieben von Mails. Sie können beispielsweise Ihre eigenen Mails in den Snooze-Modus versetzen, damit sie wieder im Posteingang landen, wenn nicht darauf geantwortet wurde.

Sobald der Empfänger antwortet, wird die von Ihnen eingestellte Snooze-Funktion aufgehoben, so dass Ihr Posteingang nicht überfüllt wird. Obwohl Gmail über seine eigene Nudges-Funktion automatisch Folgeelemente vorschlagen kann, haben Sie mit der Snooze-Funktion die volle Kontrolle über den Zeitpunkt und die Nachrichten, die weitere Maßnahme erfordern.


Mit dem Zurückstellen können Sie auch leicht Informationen zu bestimmten Terminen wiederfinden. Damit die Einladungen den Posteingang nicht überfüllen,können Sie diese bis kurz vor den Treffen in den Snooze-Modus stellen. Sie können sich so auch an eigene bevorstehende Termine erinnern.


Mit der Snooze-Funktion können Sie auch den Versand von Mails planen. Schreiben Sie Ihre Mail und klicken Sie in der Webversion von Gmail auf den kleinen Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Senden. Oder tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke auf mobilen Geräten. Wählen Sie einen Zeitpunkt bis kurz vor dem Senden. Die Nachricht wird wieder in Ihrem Posteingang angezeigt, und Sie haben die Möglichkeit, noch etwas zu ändern, bevor sie versendet wird.
 

Sowohl in Gmail als auch in Outlook funktioniert das Zurückstellen in etwa gleich. Sie können eine voreingestellte Zeit auswählen, zu der die Nachricht in den Posteingang zurückkehren soll, oder ein eigenes Datum und eine eigene Uhrzeit wählen.

Ihre zurückgestellten Mails sehen Sie in der Webversion von Gmail in der linken Spalte im Posteingang unter "Zurückgestellt". Auf dem Smartphone klicken Sie im Posteingang auf die drei Striche links oben und gehen dann auf "Zurückgestellt". Bei Outlook finden Sie zurückgestellte Mails in der linken Spalte unter "Erneut erinnern aktiviert".

Tipp: Bevor Sie eine wichtige Mail in den Snooze-Modus versetzen, sollten Sie sie zunächst als ungelesen markieren. Auf diese Weise wird sie in Fettschrift angezeigt, wenn sie wieder in Ihrem Posteingang landet (bei Outlook geschieht dies automatisch).

Sie werden feststellen, dass es den Umgang mit Ihrem Mail-Postfach erleichtert, wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, Mails zurückzustellen.

Dieser Beitrag erschien zuerst bei unseren amerikanischen Kollegen auf pcworld.com


 

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