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Nutzen Sie Überwachungsfenster, Zellen-Namen und gerundete Zahlen

18.11.2017 | 09:12 Uhr |

5. Behalten Sie die Daten mit dem „Überwachungsfenster" im Auge

Wenn Sie ein sehr großes Arbeitsblatt bearbeiten, müssen Sie häufig sehen, wie sich die Änderung eines Bereiches auf andere auswirken, die Sie momentan nicht sehen können. Diese Daten können nicht sichtbar sein, weil sie sich zu weit unten oder gar in einem anderen Arbeitsblatt befinden. Statt immer wieder das Arbeitsblatt zu wechseln, was Ihren Arbeitsfortschritt stark verlangsamen würde, nutzen Sie ein „Überwachungsfenster", um die Daten des anderen Arbeitsblattes direkt sehen zu können.

Um ein „Überwachungsfenster" einzustellen, klicken Sie mit der linken Maustaste in eine Zelle, die Sie überwachen wollen. Aus dem Ribbon-Menüband wählen Sie „Formeln" und „Überwachungsfenster" aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie „Überwachung hinzufügen…" auswählen. Weil Sie die Daten bereits ausgewählt haben, müssen Sie die angezeigte Auswahl lediglich bestätigen und auf „Hinzufügen" klicken.

Jetzt können Sie zu Ihrem Arbeitsbereich, den Sie bearbeiten müssen, zurückkehren. Wenn Sie das machen, können Sie sehen, dass das „Überwachungsfenster" über dem Arbeitsbereich schwebt. Sie können also weiterhin an Ihren Daten arbeiten und die Veränderungen in dem „Überwachungsfenster" beobachten. Sie können dieses Fenster in der Größe anpassen und verschieben. Wenn Sie weitere Daten gleichzeitig überwachen wollen, fügen Sie die anderen Daten über „Überwachung hinzufügen…" einfach hinzu. Dabei müssen sich die Daten nicht im gleichen Arbeitsblatt befinden.

6. Machen Sie Formeln leichter verständlich

Manchmal sind Formeln nicht so einfach verständlich, wie sie es sein könnten. Eine Formel, die beispielsweise wie „=C2*C5" aussieht, ist wesentlich schwieriger auf einen Blick zu verstehen, als „=TaxRate*C5". Sie können Formeln erstellen, die Namen, wie („TaxRate") verwenden, statt der Zellenreferenz („C2"). Hierfür sollten Sie der Zelle oder den Zellen mit den enthaltenden Daten einen vielsagenden Namen geben.

Markieren Sie die Zelle oder die Zellen, wählen Sie aus dem Menüband „Formeln" aus und klicken Sie auf „Namen definieren". In dem sich öffnenden Fenster geben Sie den Zellen einen Namen und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK". Achten Sie bei der Namensgebung darauf, dass dieser mit einem Buchstaben und nicht einer Zahl beginnt. Obwohl Sie keine Leertaste verwenden dürfen, können Sie einen Unterstrich nutzen, wenn Sie wollen.

Wenn Sie beispielsweise eine Zelle „TaxRate" genannt haben, dann erscheint dieser Name bei der Rechnung. Die neue Formel „=TaxRate*C5" multipliziert den Wert der Zelle C5 mit dem Wert der Zelle, die Sie „TaxRate" genannt haben.

Wenn Sie Zellen in einem Arbeitsblatt benannt haben, können Sie diese Zellen oder Zellbereiche über die „Namens-Box", die sich ganz Links unterhalb des Menübands befindet, direkt auswählen. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil, um sofort auf den benannten Bereich im Arbeitsblatt zu springen.

7. Formatieren Sie große Werte auf Tausender oder Millionen

Mit großen Zahlen, wie Tausende oder Millionen, kann man häufig besser arbeiten, wenn diese gerundet sind, als mit der exakten Zahl. Sie können die Zellen mit den größten Zahlen zum nächsten Tausender-Wert mit einem benutzerdefinierten Excel-Format runden.

Als erstes wählen Sie eine Zelle oder einen Zellenbereich aus, der gerundet werden soll. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen „Zellen formatieren…" aus. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern, wobei der „Zahlen"-Reiter ausgewählt sein sollte. Aus der „Kategorie"-Liste wählen Sie Benutzerdefiniert aus. In das „Typ"-Feld tippen Sie „###.„k"" ein und bestätigen mit „OK". Nun werden die Zahlen auf ganze Tausender aufgerundet und die drei Nullen werden durch den Buchstaben „k" ersetzt. Beispielsweise wird die Zahl „21.678,22" als „22k" angezeigt. Analog können Sie auch auf Millionen runden lassen. Erstellen Sie hierfür eine benutzerdefinierte Formatierung bei der Sie „###.."m"" eintippen.

Diese Art der Zahlenformatierung ist nicht auf das Arbeitsblatt beschränkt. Sie können es auch für die Achsen Ihrer Diagramme nutzen. Um eine Diagramm-Achse so zu formatieren, klicken Sie auf die Achse und wählen „Achse Formatieren" aus. Auf der linken Seite gehen Sie zu „Zahl", sodass Sie auf der rechten Seite bei „Benutzerdefiniert" wiederum den „Formatcode" in dem dafür vorgesehenen Feld hinzufügen können.

Diese Format-Änderung betrifft nur das Erscheinungsbild Ihrer Zahlen auf dem Arbeitsblatt oder auf den Diagramm-Achsen. Die Werte selbst bleiben unverändert. Bei Rechnungen wird Excel also weiterhin mit den exakten Werten rechnen, wenn diese in einer Formel vorkommen.

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