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Formatvorlagen zur Strukturierung einsetzen

02.12.2017 | 09:13 Uhr | Thorsten Eggeling

Mit Formatvorlagen können Sie nicht nur schnell Formatierungen zuweisen und Ihre Schriftstücke einheitlich gestalten. Absatzvorlagen bilden auch eine logische Struktur ab. Am anschaulichsten ist das bei den Überschriften-Vorlagen zu sehen.

Bei einem längeren Text sollten Sie den einzelnen Kapitelüberschriften immer die Formatvorlage „Überschrift 1“ zuweisen. Für Unterabschnitte wählen Sie „Überschrift 2“ und für Unter-Unterabschnitte „Überschrift 3“. In Word 2010 können Sie dann auf der Registerkarte „Ansicht“ ein Häkchen vor „Navigation“ setzen. Das Programm blendet daraufhin ein Fenster mit der Text-struktur ein. Per Mausklick auf eine Überschrift springen Sie schnell an die gewünschte Position. Außerdem können Sie ein Kapitel mit der Maus an eine andere Position ziehen. Untergeordnete Abschnitte werden dabei automatisch mitverschoben. In Word 2003 stehen Ihnen ähnliche Optionen zur Verfügung, wenn Sie auf „Ansicht, Gliederung“ klicken.

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Kapitel nummerieren: Kapitelnummern sollten Sie nicht selbst eintippen. Übertragen Sie diese Aufgabe besser Word. Der Vorteil: Wenn Sie später einzelne Kapitel oder Unterkapitel verschieben, passt Word die Nummerierung automatisch an.

In Word 2007/2010 gehen Sie dazu auf „Start“ und klicken auf das Symbol „Liste mit mehreren Ebenen“. Dann wählen Sie unter „Listenbibliothek“ eine Liste aus, die bereits Verknüpfungen zu den Formatvorlagen enthält. Geeignete Listen erkennen Sie an den Vorschaubildern, in denen „Überschrift“ vorkommt.

In Word 2003 versteckt sich die automatische Kapitelnummerierung unter „Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen“ auf der Registerkarte „Gliederung“. Wählen Sie dort etwa das zweite Vorschaubild in der zweiten Reihe.

Inhaltsverzeichnis erstellen: Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Text, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. In Word 2007/2010 gehen Sie auf die Registerkarte „Verweise“ und klicken auf „Inhaltsverzeichnis“. Unter „Integriert“ wählen Sie dann die Vorschau, die Ihren Vorstellungen entspricht, etwa „Automatisch Tabelle 1“. Wenn Sie möchten, können Sie hier nach einem Klick auf „Inhaltsverzeichnis einfügen“ das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses selbst festlegen.

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Word-2003-Benutzer gehen auf „Einfügen, Referenz, Index und Verzeichnisse“ und auf die Registerkarte „Inhaltsverzeichnis“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sich bei Bedarf die Optionen für das Inhaltsverzeichnis anpassen lassen. Nach einem Klick auf „OK“ fügt Word das Verzeichnis ein.

Wenn Sie Kapitel verschieben oder Überschriften ändern, müssen Sie das Inhaltsverzeichnis erneuern. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und dann auf „Fel-der aktualisieren“.

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