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Excel-Tabellen in Word einfügen und formatieren

Einen Text mit Tabellen zu erweitern ist nicht immer einfach. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tabelle in ein Word-Dokument einfügen, formatieren und mit Farben lesefreundlich gestalten.

Tabelle erstellen

Zeitbedarf: 10 Minuten · Schwierigkeit: einfach

Mit einer Tabelle präsentieren Sie Datensammlungen auf übersichtliche Art und Weise in klar voneinander abgegrenzten Zeilen und Spalten.

1. Legen Sie nach dem Start von Word mit „Leeres Dokument“ ein neues Dokument ohne Inhalt an.

2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter „Einfügen“, damit sich die Symbolleiste mit den Optionen zum Einfügen von Elementen füllt.

3. Mit einem Klick auf das Symbol „Tabelle“ öffnet sich das Ausklappmenü mit weiteren Optionen.

4. Bewegen Sie nun den Mauspfeil über das Raster unter „Tabelle einfügen“, um eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl an horizontalen Zeilen und vertikalen Spalten zu definieren. Analog dazu erscheinen die Umrisse der Tabelle im Dokumentrahmen. Über dem Raster wird Ihnen die aktuelle Zeilen-und Spaltenzahl angezeigt, beispielsweise „7x5 Tabelle“ für eine Tabelle mit sieben Spalten für alle Wochentage mit fünf Zeilen für die jeweiligen Einträge.

5. Alternativ legen Sie dieselbe 7x5-Tabelle mit dem Befehl „Tabelle einfügen“ direkt unter dem Raster des Ausklappmenüs an. Daraufhin erscheint das Dialogfeld „Tabelle einfügen“. Unter „Tabellengröße“ können Sie numerische Werte für die gewünschte „Spaltenanzahl“ und „Zeilenanzahl“ eingeben. Wahlweise erhöhen beziehungsweise verringern Sie die Werte durch Klicks auf die Pfeile.

6. Die Option „Feste Spaltenbreite“ lassen Sie am besten auf „Auto“ eingestellt – dann nutzt Word die maximale Seitenbreite für die Tabelle. Wählen Sie dagegen „Optimale Breite: Inhalt“, passen sich die Spalten in der Breite an die Länge der eingegebenen Wörter an.

7. Nachdem Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf „OK“ geschlossen haben, können Sie die Tabelle mit Inhalten füllen. Im Beispiel soll ein Stundenplan erstellt werden. Klicken Sie mit dem Mauscursor in die entsprechende Zelle, um den gewünschten Text einzugeben. Mit einem Druck auf die Tabulaturtaste springen Sie zur nächsten Zelle. Bei häufig verwendeten Wörtern wie Wochentagen unterbreitet Ihnen Word Vorschläge, die Sie durch Drücken der Eingabetaste annehmen können.

8. Sollten Sie eine Zeile oder Spalte vergessen haben, brauchen Sie nicht die ganze Tabelle neu zu erstellen. Bewegen Sie einfach den Mauszeiger an den Rand der Tabelle, woraufhin eine Linie mit einem Pluszeichen erscheint. Klicken Sie auf das Pluszeichen, und schon wird an der entsprechenden Position eine neue Zeile oder Spalte eingefügt.

9. Um eine Spalte oder Zeile zu entfernen, markieren Sie diese bei gedrückt gehaltener Maustaste und rufen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü auf, aus dem Sie die Option „Zeilen löschen“ oder „Spalten löschen“ auswählen. Im nachfolgenden Dialog bestimmen Sie, ob die verbleibenden Zeilen nach oben oder unten beziehungsweise die verbleibenden Spalten nach links oder rechts verschoben werden.

10 . Damit sich die Kopfzeile und die erste Spalte mit den Tages-und Stundeneinträgen besser von den eigentlichen Inhalten der Tabelle abheben, klicken Sie in der Menüleiste unter „Tabellentools“ auf „Entwurf“ und klicken eine der Vorlagen an. Tipps zur Gestaltung Ihrer Tabelle erhalten Sie nachfolgend.

Tipp: Aufgepasst bei der Schriftart-Wahl

Windows beinhaltet standardmäßig Dutzende interessante Schriftarten. Das verleitet schnell dazu, zu einem für Tabellen gänzlich ungeeigneten Font zu greifen. Vermeiden Sie verschnörkelte Schmuckschriften, Handschriften oder verspielte Comic-Fonts. Für eine perfekte Übersicht innerhalb einer Tabelle mit vielen Texteinträgen verwenden Sie am besten ganz sachliche, schnörkellose und gut lesbare Schriftarten wie Arial, Calibri oder den Windows-Standardfont Segoe.

Tabellen formatieren

Zeitbedarf: 15 Minuten · Schwierigkeit: einfach

In Word erstellte Tabellen können Sie mit wenigen Mausklicks ansprechend formatieren.

1. Nutzen Sie als Vorlage eine Tabelle wie den in der vorangegangenen Anleitung erstellten Stundenplan. Stellen Sie sicher, dass die Tabelle ausgewählt ist, und klicken Sie unter „Tabellentools“ auf „Entwurf“. Die Auswahl an Designvorlagen ist bei Weitem nicht auf die 14 angezeigten Formate beschränkt – ein Klick auf den Pfeil nach unten am rechten unteren Rand des Auswahlbereichs lässt Dutzende weitere Vorlagen erscheinen.

2. Nachdem Sie die Vorlagensammlung aufgeklappt haben, bewegen Sie den Mauspfeil über die kleinen Symbole. Dabei wird das Erscheinungsbild Ihrer Tabelle inklusive Schriftart, Formatierung, Farbe und Schattierung als Vorschau angezeigt. Mit einem Mausklick wenden Sie den gewünschten Stil auf Ihre Tabelle an.

3. Sagt Ihnen keine der Vorlagen zu, können Sie das Tabellenlayout auch selbst gestalten. Als Erstes formatieren Sie den Text. Markieren Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste die anzupassenden Zellen gemeinsam, und wechseln Sie zur Registerkarte „Start“.

4 . Eine andere Schriftart wählen Sie aus, indem Sie das Ausklappmenü „Schriftart“ öffnen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die angebotenen Fonts, um eine Vorschau direkt in der Tabelle zu erhalten und so die Wirkung der Schrift zu prüfen. Mit dem Auswahlfeld rechts neben der Schriftart bestimmen Sie die Schriftgröße.

5. Damit sich die Einträge in der Kopfzeile und in der ersten Spalte vom Rest der Tabelle deutlich abheben, formatieren Sie diese fett. Klicken Sie dazu auf das Symbol „F“ unterhalb der Schriftartauswahl.

6.  Eine sehr sachlich oder gar langweilig wirkende Tabelle kann durch etwas Farbe deutlich freundlicher gestaltet werden. Dabei sollten Sie auf die Abstimmung der verwendeten Farben zueinander achten. Markieren Sie zunächst die Kopfzeile und wählen Sie unter „Tabellentools -> Entwurf -> Schattierung“ ein dunkles Blau.

7. Da die schwarze Schrift auf dunkelblauem Grund sehr schwer zu erkennen ist, wechseln Sie zurück in den Bereich „Start“ und ändern mit einem Klick auf das Symbol mit dem unterstrichenen „A“ die Schriftfarbe auf Weiß.

Tipp: Wenn Sie ein wenig Leben in Ihre Tabelle bringen möchten, können Sie statt Weiß auch ein helles Gelb wählen, das als Komplementärfarbe zu Blau für einen attraktiven Kontrast sorgt.

8. Formatieren Sie noch die erste Spalte mit den Zeitangaben wie in Schritt 7 beschrieben, bevor Sie die inneren Tabellenzeilen einfärben. Markieren Sie die erste Innenzeile, und nutzen Sie erneut den Dialog „Schattierung“, um den ganzen Bereich im hellsten verfügbaren Blau einzufärben. Dann markieren Sie die Zeile darunter und kolorieren diese im zweithellsten Blauton. Durch die abwechselnden Farben bieten Sie dem Betrachter einen visuellen Anker, sodass er die Einträge mit einem Blick der entsprechenden Zeit zuordnen kann.

9. Dank der farblichen Abgrenzung der Zeilen sind keine sichtbaren Rahmenlinien mehr erforderlich. Markieren Sie alle Zellen gemeinsam und wählen Sie unter „Rahmen“ die Option „Kein Rahmen“, um die feinen Linien aus der Tabelle verschwinden zu lassen.

10. Belassen Sie die Tabelle markiert, und wählen Sie aus dem Menü „Rahmen“ die Option „Rahmenlinien außen“, um die äußere Begrenzung der Tabelle mit einem Rahmen zu versehen. Indem Sie die Kopfzeile markieren und „Rahmenlinie unten“ wählen, fügen Sie eine Linie unterhalb der Titelzeile als visuelle Abgrenzung ein.

Tipp: Aufgepasst bei der Schriftart-Wahl

Windows beinhaltet standardmäßig Dutzende interessante Schriftarten. Das verleitet schnell dazu, zu einem für Tabellen gänzlich ungeeigneten Font zu greifen. Vermeiden Sie verschnörkelte Schmuckschriften, Handschriften oder verspielte Comic-Fonts. Für eine perfekte Übersicht innerhalb einer Tabelle mit vielen Texteinträgen verwenden Sie am besten ganz sachliche, schnörkellose und gut lesbare Schriftarten wie Arial, Calibri oder den Windows-Standardfont Segoe.

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