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Dokumente zusammenführen

Sarah staunt nicht schlecht, als sie die beiden Dokumente vergleicht: Christoph hat seinen Text ebenfalls schon formatiert und es gibt einige wichtige Unterschiede:
* Der eine Text ist linksbündig, der andere im Blocksatz formatiert.
* Die Titelschriften sind unterschiedlich.
* Die einen Bilder sind linksbündig und schräg gestellt, die anderen rechtsbündig und parallel zu den Seitenrändern.
* Eines der beiden Dokumente verfügt über einen Hintergrund.
* Sarahs Dokument hat ein Inhaltsverzeichnis, Christoph hat sich diesen Schritt gespart.

Nachdem Sarah schon viel Zeit in die Formatierung ihres Teils des Reiseberichts investiert hat, möchte sie die Dokumente möglichst effizient zusammenführen. Während sie ihre Schriftwahl, den Hintergrund, den Blocksatz und das Inhaltsverzeichnis beibehalten möchte, gefällt ihr die Art, wie Christoph die Bilder in den Text eingefügt hat.

In einem ersten Schritt führt sie die beiden Texte zusammen. Dazu öffnet sie ihr eigenes Dokument und springt mit Ctrl+End ans Ende ihres Textes. Anschließend gelangt sie mit Ctrl+Enter an den Anfang der nächsten Seite. Dann klickt sie auf Einfügen/Datei und wählt im Fenster „Datei einfügen“ das Dokument von Christoph. Sein Text wird jetzt an Sarahs Dokument angehängt. Wie Sarah befriedigt feststellt, wird sowohl ihr Hintergrund als auch die Schriftart des Lauftextes automatisch übernommen.

Die Eigenschaften des Bildes verraten, welche Einstellungen aktiv sind
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© 2014

Als Nächstes formatiert sie deshalb Titel und Zwischentitel. Mit Umschalt+F1 öffnet sie in Word 2003 den „Aufgabenbereich“ A, und wählt im Ausklappmenü B Formatvorlagen und Formatierungen. Anschließend markiert sie im Text einen Zwischentitel C, der von ihrer eigenen Formatierung abweicht. Nach einem Klick auf Alles markieren werden sämtliche Textpassagen markiert, die dieselbe Formatierung haben.

Das ist besonders praktisch: Mit einem einzigen Klick auf Überschrift unter „Wählen Sie eine Formatierung“ D ändert jetzt die Formatierung von Christophs Zwischentiteln auf jene von Sarah. Im Anschluss markiert Sarah einen kleinen Teil des Lauftextes und klickt erneut auf Alles markieren. Dann klickt sie in der Symbolleiste auf das Icon für „Blocksatz“ E und schon ist auch Christophs Text neu ausgerichtet.

Word bietet einfache Möglichkeiten, gegliedertem Text ein neues Format zu verpassen
Vergrößern Word bietet einfache Möglichkeiten, gegliedertem Text ein neues Format zu verpassen
© 2014

Etwas komplizierter gestaltet sich das Ändern der Bilder. Es gibt in Word keine Möglichkeit, alle Bilder auf einmal neu anzuordnen und auszurichten. Als ersten Schritt schaut sie sich deshalb zuerst an, wie Christoph die Grafiken formatiert hat. Mit einem Doppelklick auf eines seiner Bilderöffnet sich das Fenster „Grafik formatieren“. Hier muss sie in den Reitern Farben und Linien, Größe, Layout und Bild die Einstellungen kontrollieren. Dann klickt sie im Fenster auf OK, um das Fenster zu schließen.

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