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Dokumente automatisch packen und verschicken

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem: Sie wollen ein Dokument per E-Mail verschicken. Um die Übertragungszeit zu verringern, möchten Sie es vorher mit einem Packprogramm komprimieren. Nach dem Erstellen und Speichern des Dokuments sind dazu folgende Schritte notwendig: Packprogramm aufrufen - Dokument komprimieren und versenden. Um Zeit zu sparen, wollen Sie den Vorgang automatisieren.Lösung: Fast alle Anwendungen bieten zum schnellen Verschicken von Dateien per E-Mail oder Fax den Menüpunkt "Datei, Senden an". Das ist zwar praktisch, erlaubt aber weder das Ändern des Dokumentformats noch das vorherige Komprimieren der Datei. Mit einem Makro können Sie beide Aufgaben komfortabel erledigen. Voraussetzung ist die Installation von Outlook 97, 98 oder 2000. Das Makro funktioniert nicht mit Outlook Express. Außerdem benötigen Sie noch das Packprogramm Winrar. Die deutschsprachige Shareware für Windows 95/98 und NT finden Sie unter www.rar.de (660 KB, Registriergebühr 75 Mark). Das Makro "DateiSenden" finden Sie unter www.pcwelt.de/downloads. Sie installieren es, indem Sie Dateisenden.DOC öffnen und auf "Makros aktivieren" sowie anschließend auf "Installieren" klicken. Danach schließen Sie Dateisenden.DOC.Bevor sich das Makro einsetzen lässt, müssen Sie eventuell noch Anpassungen vornehmen. Wenn Sie Winrar an einem anderen Ort als C:\Programme\Winrar installiert haben, müssen Sie den Pfad im Makro "DateiSenden" anpassen. Rufen Sie dazu mit der Tastenkombination <Alt>-<F11> den Visual-Basic-Editor auf, und öffnen Sie über den Projekt-Explorer (<Strg>-<R>) das Modul "DateiSenden". Jetzt können Sie die Pfadangabe hinter der Variablen "Winrar" in der zweiten Zeile ändern.Und so probieren Sie das Makro aus: Starten Sie zuerst Outlook und dann Word. Erstellen Sie ein neues Dokument, und speichern Sie dieses ab. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "DateiSenden" in der vom Makro neu angelegten Symbolleiste. Das Makro speichert das Dokument daraufhin als RTF-Datei, komprimiert diese Datei und legt sie im Postausgang von Outlook ab. Danach öffnet sich der Dialog "Nachricht". Hier können Sie nun den Empfängernamen eintragen und die Betreffzeile oder den Nachrichtentext verändern.Über das Makro lassen sich E-Mails auch vollautomatisch an bestimmte Empfänger(-Gruppen) versenden. Dazu müssen Sie die auskommentierten Zeilen im Unterprogramm "Sub SendAsAttachment()"anpassen: Entfernen Sie zuerst alle Kommentarzeichen, und fügen Sie eine gültige E-Mail-Adresse oder einen E-Mail-Alias hinter "objRecipient.Name" ein. Mit "showDialog:=False"hinter der Zeile "objMessage.Send" unterdrücken Sie den Dialog "Nachricht". Das Makro legt dadurch die E-Mail ohne Rückfragen im Outlook-Postausgang ab. Das funktioniert auch, wenn Outlook nicht aktiv ist. In diesem Fall sendet Outlook die Mail, wenn es das nächste Mal gestartet wird.

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