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Die nützlichsten Felder für Word

Wir können hier nicht die rund 75 verschiedenen Felder beschreiben. Deshalb soll nur eine kleine Auswahl von besonders nützlichen Feldern vorgestellt werden. Nicht behandelt (obwohl auch wichtig) werden Formular- und Seriendruckfelder. Datum: Wenn Sie eine Dokumentvorlage für einen Brief erstellen, könnten Sie mit EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT das aktuelle Datum einfügen. Aktivieren Sie die Option "Automatisch aktualisieren", erscheint stets das aktuelle Datum.

Briefe schreiben sich schon fast von selbst, wenn Sie die Dokumentvorlage mit Feldern (links) aufpeppen, rechts sehen Sie den fertigen Brief
Vergrößern Briefe schreiben sich schon fast von selbst, wenn Sie die Dokumentvorlage mit Feldern (links) aufpeppen, rechts sehen Sie den fertigen Brief
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Das ist nicht wünschenswert, da Sie so einen archivierten Brief nicht mehr öffnen können, ohne dass sich das Datum erneut ändert. Sie könnten das Feld natürlich wie beschrieben mit Ctrl+F11 sperren, besser ist es, ein "CreateDate"- Feld zu verwenden. Sie finden dieses unter EINFÜGEN/FELD, Kategorie "Datum und Uhrzeit". "CreateDate" bezieht sich auf das Erstellungsdatum des Dokumentes, es verändert sich also im Nachhinein nicht mehr.

Fügen Sie das Feld "PrintDate" in die Kopfzeile eines Dokumentes ein, wenn Sie dieses laufend überarbeiten und immer wieder mal ausdrucken. So erhalten Sie garantiert kein Durcheinander mit verschiedenen Versionen, da Sie immer das Datum sehen, an dem das Dokument gedruckt wurde.

Dokument- und Benutzerinformationen: Um immer zu wissen, wo Ihre Dokumente im Computer zu finden sind, verwenden Sie am Schluss der Dokumentvorlage das Feld "File-Name" (in der Kategorie "Dokumentinformationen "). Wenn Sie zusätzlich den Schalter "Pfad zum Dateinamen hinzufügen" aktivieren, sehen Sie auf Ausdrucken in Zukunft immer den Dokumentnamen und Speicherpfad.

Anzahl Zeichen im Text A oder Überschriften in der Kopfzeile B: Feldfunktionen machen es möglich
Vergrößern Anzahl Zeichen im Text A oder Überschriften in der Kopfzeile B: Feldfunktionen machen es möglich
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Wer häufig Artikel mit einer bestimmten Zeichenzahl schreiben muss, ist vielleicht froh um das Feld "NumChars", das die Anzahl Zeichen ausgibt – auf Wunsch (d.h. mit dem entsprechenden Schalter) sogar in Textform A. Nicht nur Informationen über das Dokument, sondern auch Benutzerinformationen können eingefügt werden. Stellen Sie sich vor, Sie müssten für 100 Mitarbeiter eine Dokumentvorlage vorbereiten, auf der neben dem Firmenbriefkopf auch der Name der jeweiligen Person erscheint.

Tragen Sie erst mal in jedem PC im Menü EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte BENUTZERINFORMATIONEN den Namen des entsprechenden Mitarbeiters ein. In der Dokumentvorlage (die auf einem zentralen Server gespeichert sein kann) fügen Sie an Stelle des Namens das Feld "User-Name" ein (Kategorie "Benutzerinformationen"). Für jeden Nutzer wird die Dokumentvorlage nun automatisch personalisiert. Vorsicht: Versenden Sie solche Dokumente nicht per E-Mail: Wenn der Empfänger das Dokument öffnet, erscheint automatisch dessen Name im entsprechenden Feld.

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