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Die Vorteile von Open Office nutzen

13.10.2011 | 10:33 Uhr | Thorsten Eggeling

5. Besser arbeiten mit Open Office

Auch wenn sich Open Office und Microsoft Office XP sehr ähneln, gibt es doch einige wichtige Unterschiede. Einige abweichende Funktionen ermöglichen in Open Office aber ein vergleichsweise schnelleres oder komfortableres Arbeiten.

Office-Programme starten: Von Office XP sind Sie es gewohnt, unterschiedliche Programme wie Word oder Excel zu starten, um dann ein neues Dokument anzulegen oder eine vorhandene Datei zu öffnen. In Open Office lassen sich dagegen von jedem Modul aus über „Datei ➞ Öffnen“ alle unterstützten Dateitypen öffnen. Sie können eine Datei auch laden, indem Sie sie einfach vom Windows-Explorer auf die Titelleiste eines gerade geöffneten Open-Office-Fensters ziehen.

Notepad++: Mehr als nur ein Text-Editor

Neue Dateien erzeugen Sie per Klick auf „Datei ➞ Neu“. Sie können auch in jedem Open-Office-Modul wählen, ob Sie etwa ein Text- oder ein Tabellendokument erstellen wollen. Wenn Sie die Strg-Taste und dazu die Taste N drücken, öffnet Open Office ein zum jeweils geöffneten Programmfenster passendes neues Dokument. In der Textverarbeitung also ein Textdokument und in der Tabellenkalkulation eine neue Arbeitsmappe.

Bei der Installation richtet Open Office einen Schnellstarter ein, dessen Symbol Sie im Infobereich am rechten Rand der Windows-Leiste sehen. Mit einem rechten Mausklick darauf öffnen Sie ein Menü, das die gleichen Funktionen bietet wie die Startseite von Open Office. Darüber können Sie also ebenfalls neue Dokumente erstellen oder öffnen.

In Open Office können Sie jede Dokumentvorlage zur Standardvorlage erklären. Über „Datei, Dokumentvorlage, Verwalten“ wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Nach einem rechten Mausklick wählen Sie im Menü „Als Standardvorlage setzen“. Danach klicken Sie auf „Schließen“.
Vergrößern In Open Office können Sie jede Dokumentvorlage zur Standardvorlage erklären. Über „Datei, Dokumentvorlage, Verwalten“ wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Nach einem rechten Mausklick wählen Sie im Menü „Als Standardvorlage setzen“. Danach klicken Sie auf „Schließen“.

Arbeiten mit Formatvorlagen: Wenn Sie in Word häufig Formatvorlagen verwenden, müssen Sie sich etwas umgewöhnen. Die grundsätzliche Funktionsweise ist zwar gleich. Open Office erlaubt es aber, Formatvorlagen vielseitiger einzusetzen. Das Fenster „Formatvorlagen“ blenden Sie über „Format ➞ Formatvorlagen“ oder die F11-Taste ein. Über die Symbole am oberen Fensterrand lassen Sie sich die Formatvorlagen aus den unterschiedlichen Bereichen auflisten, beispielsweise „Absatzvorlagen“ oder „Zeichenvorlagen“.

Word zeigt hier nur eine Liste an und kennzeichnet die Vorlagen-Typen mit einem Symbol. „Rahmenvorlagen“ und „Seitenvorlagen“ gibt es bei Word in dieser Form nicht. Besonders Seitenvorlagen sind jedoch praktisch: Sie können damit beispielsweise der ersten Seite in Ihrem Dokument ein anderes Aussehen zuweisen als den nachfolgenden Seiten.

Dokumentansichten: Open Office kennt nur die zwei Ansichtstypen „Drucklayout“ und „Weblayout“im Menü „Ansicht“. Eine Gliederungsansicht wie in Word fehlt. Stattdessen können Sie in Open Office aber den „Navigator“ verwenden, den Sie mit der F5-Taste einblenden. Wenn Sie Ihre Überschriften mit Formatvorlagen wie „Überschrift 1“ und „Überschrift 2“ versehen haben, zeigt der Navigator unter „Überschriften“ die Gliederung an. Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste lassen sich die Abschnitte dann ganz einfach umsortieren. „Kapitel hoch“ beispielsweise verschiebt einen Abschnitt über die vorherige Überschrift.

Office-Zwischenablage richtig nutzen

Rechtschreibprüfung: Open Office installiert und aktiviert eine deutschsprachige Rechtschreibprüfung. Diese ist aber qualitativ der Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Word unterlegen. Wenn Sie diese Funktion benötigen, sollten Sie besser eine zusätzliche Rechtschreibprüfung installieren. Empfehlenswert ist die Duden-Rechtschreibprüfung für Open Office und Libre Office.

Nach einem Klick auf „Extras, Gallery“ zeigt Open Office eine Bildergalerie an, in der Sie häufig benutzte Bilder unterbringen können. Diese ziehen Sie dann einfach mit der Maus in das Dokument.
Vergrößern Nach einem Klick auf „Extras, Gallery“ zeigt Open Office eine Bildergalerie an, in der Sie häufig benutzte Bilder unterbringen können. Diese ziehen Sie dann einfach mit der Maus in das Dokument.

Bilder schneller einfügen: Über „Extras ➞ Gallery“ blenden Sie eine Bildergalerie über dem Dokument ein. Dieses ist nützlich, wenn Sie häufig die gleichen Bildelemente in ein Dokument einbauen müssen. Klicken Sie auf „Eigenes Thema“, und ziehen Sie die gewünschten Bilder vom Windows-Explorer in das Galeriefenster. Bei Bedarf können Sie dann die Bilder von dort in ein Dokument ziehen.

Effizienter arbeiten: Office im Team nutzen

6. Erweiterungen und Makros verwenden

Auch bei Open Office sind Funktionen über Makros und Erweiterungen (Add-ons) nachrüstbar. Die integrierte Programmiersprache heißt Open Office.org Basic. Außerdem können Sie Makros in den Sprachen Python, Beanshell und Javascript programmieren. Über „Extras ➞ Makros ➞ Makros verwalten“ lassen sich vorhandene Makros starten oder neue erstellen.

Microsoft-Office-Programme verwenden zwar auch einen BASIC-Dialekt für die Makro-Programmierung, jedoch sind diese Erweiterungen nicht ohne größere Anpassungen in Open Office lauffähig. Wer in Word und vor allem in Excel umfangreiche Makro-Projekte verwendet, hat es beim Umstieg auf Open Office schwer und wird daher eher den Wechsel auf Microsoft Office 2010 vorziehen.

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