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Feng Office im Web: Bietet Kalender, Notizen, Kontakte und Datenaustausch

19.12.2018 | 15:03 Uhr | Hermann Apfelböck

Feng Office bietet Dokumentenaustausch, Kalender, Notizen, Lesezeichen, Kontakte, Mails mit Projektkategorien und Benutzerverwaltung. Trotz Fokus auf Kollaboration kann es auch als einfache private Cloud dienen.

Owncloud/Nextcloud sind auf Datei- und Medienaustausch spezialisiert, während das Projekt Feng Office ( www.fengoffice.com ) eher auf Kommunikation und Projektzusammenarbeit zielt. Wenn man dieses durchaus komplexe Office aber so einfach wie möglich organisiert, erhält man eine attraktive private Cloud. Basisfunktionen wie Upload, Download, Notizen, Kalender, Freigabe für andere sind schnell realisiert.

Feng Office in drei Varianten

Feng Office ist Open Source, finanziert sich aber durch kommerzielle Varianten mit Support und erweitertem Funktionsumfang. Für eine kostenlose Nutzung gibt es drei Möglichkeiten:

1. Unter www.fengoffice.com/web können Sie sich mit „Try for free“ online registrieren (Name, Mailadresse, Telefon und Land sind als persönliche Angaben erforderlich) und erhalten dann ein Online-Office auf dem Server des Herstellers. Das ist der einfachste Weg, aber damit geben Sie Ihre Daten genauso aus der Hand wie bei Google Docs und Co.

2. Webhoster wie Strato bieten Feng Office als Serverapplikation an. Hier genügt es, im Kundencenter über den App Wizard „Feng Office“ zu wählen. Für die Einrichtung genügen die Angaben des Erstbenutzers (zugleich Administrator) mit Passwort und Mailadresse nebst Definition einer Subdomain wie etwa „feng.[meineseite].de“ sowie Anlegen einer My-SQL-Datenbank. Office ist danach unter der vorher angegebenen Subdomain „feng.[meineseite].de“ zu erreichen.

3. Die Community Edition von Feng Office erhalten Sie auf www.fengoffice.com/web/community/downloads.php als ZIP-Archiv fengoffice_3.5.1.5.zip. Erfahrene Linux-Nutzer können das Paket auf jedem Homeoder Webserver installieren. Voraussetzungen sind eine Lamp-Umgebung mit Linux, Apache-Server, My-SQL-Datenbank und PHP. Die eigentliche Einrichtung des Office-Pakets starten Sie dann mit der Adresse http://[IP-Adresse]/[Feng-Office-Ordner]/public/install/ im Browser.

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Die Grundeinstellungen

Nach der Anmeldung erscheint rechts oben der Name des Erstbenutzers und Administrators und mit Klick darauf und auf „Administration“ verwalten Sie die gesamte Suite. Der Punkt „Konfiguration“ bietet unter „Allgemein“ und „Standard-Benutzer-Einstellungen“ grundlegende Vorgaben wie die Sprache, Datumsformat oder Zeitanzeige. Wer die Suite nach Deutsch umstellt, muss mit einem zum Teil gemischtsprachigen System rechnen, da bislang nicht alle Punkt ekonsequent übersetzt sind.

Eine unscheinbare Option verdient ausdrückliche Erwähnung: Unter „Administration –› Konfiguration –› Standard-Benutzereinstellungen –› Allgemein“ sollte der Punkt „Action to take on drag and drop to workspace“ auf „Verschieben“ gesetzt werden. Das bedeutet eine gravierende Simplifizierung der Software, weil dann ein Objekt (Notiz, Datei, Termin etc.) immer nur noch einer Gliederungskategorie („Workspace“) zugeordnet werden kann. Gerade für den Einstieg ersparen Sie sich aber manche Irritation durch solche eindeutige Beziehungen.

Eine ebenfalls sinnvolle Vereinfachung ist unter „Administration –› Tabs“ die Auswahl der im Hauptfenster angezeigten Objekttypen: Fürs Erste genügen durchaus „overview“ (Übersicht), „tasks“ (Aufgaben), „documents“ (Dokumente), „messages“ (Notizen). Man sollte nach dieser Einstellung nur nicht aus den Augen verlieren, dass die Suite weitere Objekttypen anbietet (Kontakte, Calendar, Weblinks), die Sie später an gleicher Stelle nach Bedarf aktivieren. Die Änderung gilt sofort.

Wenn Sie über die Suite Dateien oder andere Objekte austauschen wollen, müssen Sie unter „Administration –› Benutzer“ mindestens ein weiteres Konto einrichten. Ungeachtet der zahlreichen Felder genügen dafür Vor- und Nachname, ein „Username“ und ein Passwort für die Anmeldung.

Für das komplexe Feng Office empfiehlt sich eine möglichst einfache Grundkonfiguration – zumindest für den Einstieg.
Vergrößern Für das komplexe Feng Office empfiehlt sich eine möglichst einfache Grundkonfiguration – zumindest für den Einstieg.

Workspaces, Tags und People

Im linken Widget-Bereich erscheinen folgende Kategorien: „Workspaces“, „Tags“ und „People“. Für den ersten Einstieg empfiehlt es sich, „Tags“ (Schlagwörter) und „People“ (Benutzerkonten) auszublenden. Alle drei Kategorien sind Filter, die bestimmen, was die Suite im Hauptfenster anzeigt.

Anhand der unentbehrlichen Workspaces können Sie sich von diesem Filtermechanismus schnell überzeugen: Markieren Sie unter den Workspaces den zunächst einzigen Eintrag „Alles anzeigen“ und fügen Sie nacheinander etwa die Einträge „Arbeit“, „Privat“ und „Transfer“ hinzu. Danach klicken Sie auf „Privat“, gehen im Hauptfenster auf „Notizen“ und legen mit der Schaltfläche „Neu“ Ihre erste Notiz an. Nach dem Speichern erscheint die Notiz. Klicken Sie dann jedoch auf den Workspace „Arbeit“, so liegt hier keine Notiz.

Dieses Prinzip gilt auch für alle anderen Registerkarten wie „Dokumente“, „Aufgaben“ oder „Calendar“. Ein Workspace filtert immer die ihm zugehörigen Objekte. Nur mit „Alles anzeigen“ erhalten Sie alle Objekte der jeweiligen Registerkarte. Die vorerst hintangestellten Filter „Tags“ und „People“ funktionieren genauso. Für einen privaten Cloudspeicher sollten aber die Workspaces ausreichen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Objekte einem falschen Workspace zu gewiesen haben, markieren Sie diese Objekte in der Liste mit dem Häkchen, gehen dann mit der Maus auf das kleine 6-Punkte-Symbol (wobei sich der Mauszeiger in ein Kreuz verwandelt) und ziehen die Auswahl dann auf den gewünschten Workspace.

Aufgrund der Option, die wir im Punkt „Die Grundeinstellungen“ empfohlen haben, entstehen bei dieser Aktion keine Mehrfachrelationen: Die Beziehung zum bisherigen Workspace wird aufgehoben und durch die neue ersetzt.

Workspace für den Datenaustausch: Ein Transferordner muss über die Workspace-Eigenschaften unter „Berechtigungen“ Zutritt für alle Konten bieten.
Vergrößern Workspace für den Datenaustausch: Ein Transferordner muss über die Workspace-Eigenschaften unter „Berechtigungen“ Zutritt für alle Konten bieten.

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Arbeiten mit Dateien

Über die Registerkarte „Dokumente“ und „Neu –› Datei hochladen“ laden Sie lokale Dateien in die Feng-Suite oder legen sie manuell mit „Dokument“ an. Beim zweiten Weg entsteht eine HTML-Datei, die Sie auch aus einer Text- oder Tabellenkalkulation durch Copy & Paste erstellen können. Die Formatierungen bleiben erhalten, im Falle einer Calc- oder Excel-Tabelle jedoch keine Formeln, sondern ausschließlich die Werte. Dokumente in HTML oder purem Text lassen sich weiterbearbeiten.

Uploads können jedes beliebige Format haben, stehen dann aber nur als Download zur Verfügung – nicht zur direkten Onlinebearbeitung. Sie erkennen bearbeitbare Dokumente an dem zusätzlichen Stift-Symbol in der Spalte „Aktionen“, während sonst nur der Downloadpfeil angezeigt wird. Feng Office akzeptiert beim Upload nur jeweils eine Datei. Jedoch funktioniert der Upload von ZIP-Archiven mit beliebig vielen enthaltenen Dateien: Nach dem Upload kann das ZIP-Archiv per Klick auf „Dateien entpacken“ (in der Spalte „Aktionen“) in die Einzeldateien entpackt werden. Das ZIP-Archiv wird danach automatisch gelöscht.

Wenn Sie Uploads und Downloads für andere ermöglichen wollen, benötigen Sie dafür einen Workspace mit den passenden Berechtigungen. Beim Klick auf einen Workspace erscheint rechts ein kleines Stiftsymbol. Wenn Sie darauf klicken, können Sie ganz unten, unter „Berechtigungen“, die Benutzerrechte vergeben. Andere Benutzer sehen ausschließlich Workspaces, die Sie auf diese Weise explizit erlauben.

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