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Datenanalyse zum Abheben

04.02.2020 | 15:01 Uhr | Tom Becker

Große Verkehrsknotenpunkte beinhalten komplexe Aufgaben. Der Münchner Flughafen schaut mit kluger Datenanalyse in die Zukunft.

Datenanalyse vereinfacht bereits vielen Mitarbeitern und Analysten das (Arbeits-)Leben. Ziel des Ganzen: Mit datenbasierten Erkenntnissen bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Unternehmen und Organisationen sollen so mehr Zeit gewinnen und gleichzeitig wirtschaftlich optimal handeln.

Wie sieht dies aber in der praktischen Umsetzung aus, wie komplex können die Fragestellungen dazu sein und wie hebt man in der Praxis mit Datenaufbereitung und Analyse ab?

Höhenflug mit Datenanalyse

Ein anschauliches Beispiel, um aufzuzeigen, welche komplexen Fragestellungen mit Datenanalyse bewältigt werden können, ist der Münchner Flughafen. Denn in puncto Komplexität sind große Verkehrsknotenpunkte Spitzenreiter. Jeder von uns kennt den Trubel zwischen Anreise, Gepäckabgabe, Sicherheitskontrolle und Shopping-Meile. Gleichzeitig sind solche Knotenpunkte deshalb auch ein hervorragendes Beispiel, um zu verdeutlichen, wie vielseitig einsetzbar Datenanalyse ist.

Ausgezeichnet als bester Flughafen Europas mit mehr als 250 Zielen in zahllose Länder und mehr als 44,6 Millionen Menschen im Jahr ist der Münchner Airport ein Dreh- und Angelpunkt für Backpacker, Cityhopper und Fernwehkranke. Den reibungslosen Ablauf garantieren mehr als 8.000 Mitarbeiter der Betreibergesellschaft und verschiedener Tochtergesellschaften. Sie kümmern sich darum, dass die Passagiere sicher, pünktlich und bequem fliegen. Als normaler Reisender kann man bei diesen Zahlen nur erahnen, wie kompliziert die Arbeit hinter den Kulissen ist.

Strategische Planung – mit Datenanalyse in die Zukunft blicken

Außenstehende denken bei einem Flughafen zunächst nur an die Flüge selbst, dabei ist dies nur ein Bruchteil des eigentlichen Betriebs. Sind alle Toiletten angemessen gereinigt, sind die Dienstpläne des Bodenpersonals aufeinander abgestimmt, stehen genügend Restaurants für die Gäste zur Verfügung? Dies sind nur einige der vielen Aufgaben, die Verantwortliche auf dem Schirm haben müssen. Damit solch ein Betrieb reibungslos funktioniert, müssen jeden Tag mehrere Zahnräder reibungslos ineinandergreifen.

Was bereits beim normalen Tagesgeschäft extrem aufwändig und kompliziert klingt, potenziert sich um ein Vielfaches, wenn es um die langfristige, strategische Planung geht. Schließlich kommen für die Gleichung dann neben der eh schon großen Zahl an bekannten Variablen eine Vielzahl an unbekannten Variablen hinzu. Was werden die Herausforderungen der Zukunft sein? Welche politischen, globalen und wirtschaftlichen Entwicklungen werden sich auf den Flughafen auswirken?

Gleichzeitig ist die strategische Vorausschau für den Flughafen unerlässlich. Ein Team an hochqualifizierten Spezialisten erstellt deshalb in regelmäßigen Abständen Zukunftsszenarien als Entscheidungsgrundlage für das Management. „Wir analysieren, wie sich interne und externe Faktoren auf die Zukunft des ganzen Konzerns auswirken könnten – also zum Beispiel Investitionen, politische Entscheidungen oder auch Marktveränderungen. Da die einzelnen Geschäftsfelder des Flughafens voneinander abhängig sind und viele zusätzliche externe Faktoren hinzukommen, auf die wir keinen Einfluss haben, ist die Komplexität dabei sehr hoch“, betont Dr. Heike Markus, Senior Referentin Strategische Planung bei der Flughafen München GmbH.

Als Beispiel nennt Dr. Markus den Beschluss des Pariser Weltklimagipfels 2015. Im Anschluss an die internationale Einigung, die weitere Erwärmung des Planeten auf unter 2 Grad Celsius zu beschränken, stellen sich auch für Unternehmen strategische Fragen wie: Welche CO2-Strategie muss entwickelt werden und auf welche Bereiche des Betriebs wird dies kurz-, mittel- oder langfristig welche Auswirkungen haben?

Das Analysten-Team des Konzerns muss deshalb die verschiedenen Zukunftsszenarien berechnen sowie die Sensivitäten analysieren und miteinander vergleichen. Nur so können die Entscheider angemessen beurteilen, welche Auswirkungen welche Varianten haben könnten.

Zusammen mit einem Spezialisten-Team quantifiziert Dr. Markus dazu die relevanten Fragestellungen und bewertet diese auch qualitativ. „Wir haben zwar stets das gesamte Unternehmen im Blick, arbeiten aber auch intensiv mit den einzelnen, involvierten Abteilungen zusammen und tauchen bedarfsweise tief in die Details ab." Durch diesen steten analytischen Blick in die Zukunft hat das Strategie-Team im Unternehmen auch eine Vorreiterrolle inne. „Wir stoßen mit unserer Arbeit auch neue Themen an – wie zum Beispiel Datenanalysen –, die von anderen Bereichen im Unternehmen aufgegriffen werden“, erklärt Dr. Markus.

Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit

Für die Analysen arbeitete das Team zunächst intensiv mit Excel-Dokumenten, was für die Mitarbeiter oftmals mühselig war und die Leistungsfähigkeit erheblich minderte. Weiterer Kritikpunkt daran war die Tatsache, dass keine externen Datenbanken angebunden werden konnten. Dies alles führte dazu, dass es für das Team sehr schwer war, den Überblick zu behalten. Die große Komplexität der Szenarien und die vielen verschiedenen Datensätze überforderten schlichtweg die gängigen Programme.

Umgekehrt konnte das Team durch die eigene praktische Erfahrung aber auch gut abschätzen, welche Aspekte bei der Wahl einer angemessenen Analysesoftware für sie wichtig und unerlässlich waren. In diesem Fall war dies zum Beispiel die Möglichkeit, datenbankgestützt zu arbeiten, um Geschäftsmodelle differenziert zu betrachten sowie Szenarien zu vergleichen und dann zu plausibilisieren. Insbesondere bei strategischen Analysen spielen externe Parameter eine entscheidende Rolle. „Gleichzeitig wollten wir kein klassisches IT-Projekt, bei dem erst einmal ein kompliziertes Gesamtsetup erfolgen muss, verbunden mit hohem Schulungsaufwand – nur um dann eventuell festzustellen, dass es doch nicht die passende Anwendung für die eigenen Bedürfnisse ist“, erklärt Dr. Markus.

Weitere wichtige Faktoren waren die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität. Da es sich bei den strategischen Planungen um ein sehr spezielles Feld handelt, konnte sich das Team keine Lösung von der Stange vorstellen. „Wir haben in einem agilen Coaching-Ansatz Stück für Stück Lösungsbausteine erstellt und diese in ein homogenes Gesamtsystem zusammengeführt. So konnten wir sicherstellen, dass wir eine passgenaue Anwendung für unsere Bedürfnisse erhalten haben und Best Practices von Anfang an nutzen“, führt die Analystin des Flughafens aus.

Analyse auf Knopfdruck

Mittlerweile hat das Team das Prognosemodell erstellt und die internen und externen Eingangsparameter bestimmt. „Bereits nach den ersten Berechnungen haben wir festgestellt, dass wir viel Zeit sparen“, erklärt Dr. Markus. „Dank Alteryx können wir jetzt auf Knopfdruck unterschiedliche Szenarien berechnen lassen. Statt zwei Wochen benötigen wir heute nur noch zwei Tage, um die Ist-Daten in dem Prognosemodell zu aktualisieren. Außerdem kann eine Person mittlerweile statt nur noch einem sogar zwei bis drei Projekte gleichzeitig betreuen. Dadurch haben wir insgesamt mehr Zeit, um die Ergebnisse zu interpretieren und weitere Detailuntersuchungen zu machen.“

Fazit: Wie finde ich die richtige Software für meine Bedürfnisse?

Das Beispiel des Münchner Flughafens zeigt, wie wichtig die Wahl der richtigen Instrumente ist. Ist das Messer stumpf, kommt eben auch kein scharfes Ergebnis heraus. Auch wenn Datenanalysen unterschiedlich sind, lassen sich aus dem Anwendungsfall einige Hinweise verallgemeinern, die Analysten die Auswahl der richtigen Software erleichtern:

1. Anforderungen im Auge behalten: Was muss die Analysesoftware eigentlich können? Wird zum Beispiel nur mit internen Daten gearbeitet oder sollen auch externe Datenbanken leicht angeschlossen werden können?

2. Anzahl und Kenntnisstand der Mitarbeiter beachten: Wer wird nachher mit der Software arbeiten müssen? Was kann von den einzelnen Mitarbeitern an Fähigkeiten erwartet werden? Wie hoch ist der Schulungsaufwand? An wen müssen sie ihre Ergebnisse verständlich kommunizieren?

3. Testballon fliegen lassen: Bevor viel Geld und Ressourcen in ein neues Projekt investiert werden, sollte man zunächst einen kleinen Testballon fliegen lassen. Kostenfreie Testversionen und erste Versuchsanalysen mit Beispieldaten sind hierbei gute Möglichkeiten. Nur so kann man praktisch herausfinden, ob Analysten und Instrumente zusammenpassen.

Wer sich an diese Ratschläge hält, ist auf einem guten Weg, für die Zukunft gewappnet zu sein. Denn die Geschäftswelt entwickelt sich immer mehr zu einer Analytics-Welt.

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