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Dateifreigaben sind gezielt möglich

15.05.2012 | 11:24 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz

Die Vorgabe zu jeder Office-Datei von Google – egal, ob Textdokument, Rechenblatt, Präsentation, Zeichnung oder Formular – ist „Privat nur für mich“. Das bedeutet, dass zunächst lediglich Sie selbst nach dem Einloggen mit Ihrem Google-Konto Zugriff auf die Datei haben und daran arbeiten können – sonst niemand. Möchten Sie die Bearbeitung durch andere zulassen, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche „Freigeben“. Der Webbrowser öffnet ein Fenster mit den Berechtigungseinstellungen, in dem Sie die oberen Einträge vorerst nicht beachten.

Wenn Sie unten mit der Maus in das Feld „Personen hinzufügen“ klicken, können Sie manuell die Mailadressen der Personen eintragen, die an der Datei mitwirken sollen. Diese werden jeweils durch ein Komma mit Leerzeichen getrennt, das Muster für die Eingabe ist somit „maxmustermann@online.de, erikamusterfrau@online.de“. Über die Schaltfläche „Kontakte auswählen“ lassen sich Empfänger zudem aus dem Adressbuch einfügen.

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Mit dieser Einstellung können Sie als „Eigentümer“ einer Datei die weitere Freigabe unterbinden.
Vergrößern Mit dieser Einstellung können Sie als „Eigentümer“ einer Datei die weitere Freigabe unterbinden.

Online-Dokumente im Windows-Explorer
Die Standardeinstellung bei der Rechtevergabe heißt „Darf bearbeiten“. Dies ist nicht nur sinnvoll, sondern geradezu erforderlich, wenn andere Personen an einem Dokument mitwirken sollen. Alternativ stehen die beiden Optionen „Darf anzeigen“ und „Darf kommentieren“ mit weniger Rechten zur Verfügung. Ebenfalls voreingestellt ist „Personen per E-Mail benachrichtigen“, ansonsten wissen diese ja nichts von ihrer Zugriffsmöglichkeit. Meist macht zudem ein kurzer Begleittext in der E-Mail Sinn, den Sie nach einem Klick auf „Nachricht hinzufügen“ eintippen. Bestätigen Sie mit „Freigeben & Speichern“, um die Datei freizugeben.

Oben im Fenster stehen nun die Personen aufgelistet, denen Sie die Zugriffsrechte gewährt haben. Sie können die gewährten Rechte nachträglich über die Änderungen „Darf anzeigen“ und „Darf kommentieren“ einschränken oder auch ganz entziehen. Wichtig ist an dieser Stelle noch eine Einstellung: Ganz unten im Fenster der Berechtigungseinstellungen erscheint in kleiner Schrift der Zusatz „Die Bearbeiter können Personen hinzufügen und Berechtigungen ändern“. Das aber ist je nach Inhalt nicht erwünscht, weil Sie als Urheber der Datei damit keine Kontrolle mehr über die Weitergabe hätten. Möchten Sie dies verhindern, klicken Sie dahinter auf „Ändern ➞ Nur der Eigentümer kann die Berechtigungen ändern“ und bestätigen Sie dies per Klick auf „Speichern“.

Danach müssen alle übrigen Rechteinhaber erst eine Anfrage an Sie senden, wenn sie die Datei für andere Personen freigeben möchten. All diese Freigaben fasst Google noch unter dem Begriff „Privat“ zusammen. Daneben existieren die beiden Optionen „Öffentlich im Web“ und „Jeder, der über den Link verfügt“. Im ersten Fall ist jeder zur Internetsuche und zum Zugriff auf diese Datei berechtigt, im zweiten Fall können all jene ohne Anmeldung auf die Datei zugreifen, die den richtigen InternetLink haben.

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Die Software Gladinet stellt die Dokumente von Google Text & Tabellen quasi lokal in einem Windows-Laufwerk dar.
Vergrößern Die Software Gladinet stellt die Dokumente von Google Text & Tabellen quasi lokal in einem Windows-Laufwerk dar.

Wenn Sie Ihre Google-Dateien aus Gewohnheitsgründen statt im Webbrowser lieber auf einem Laufwerk im Windows-Explorer sehen möchten, ist dies mit der Software Gladinet kein Problem. Das Programm stellt unter Windows ein freies Laufwerk zur Verfügung, in das sich der Online-Speicher von Google Text & Tabellen einbinden lässt. Damit stehen die Inhalte wie auf einem lokalen Datenträger zur Verfügung: Sie können die Dateien mit der Maus verschieben, löschen, kopieren oder öffnen, neue Ordner anlegen und so weiter. Wirklich lokal gespeichert sind die Dateien aber nicht, Gladinet synchronisiert sie nur ständig und stellt sie im Laufwerk dar.

Installieren Sie das englischsprachige Programm mit allen Voreinstellungen. Beim ersten Start klicken Sie auf „I want to use the free starter edition ➞ Weiter ➞ Weiter ➞ Add My Cloud Storage Account ➞ Storage Service“ und wählen Sie den Dienst „Google Docs“ aus. Als Bezeichnung darunter ist bereits „Google Docs“ eingetragen, die Bezeichnung lässt sich beliebig ändern. Im nächsten Schritt tippen Sie Ihre Google-Anmeldedaten ein und bestätigen mit „Weiter ➞ Fertig stellen ➞ Fertig stellen“. Gladinet erstellt nun ein Windows-Laufwerk mit dem letzten freien Buchstaben, synchronisiert die Google-Dokumente und zeigt sie gleich im Windows-Explorer an. Über die Funktion „Mount Virtual Directory“ können Sie die Inhalte eines weiteren Google-Kontos einbinden. Zwei oder mehr Accounts erscheinen im Windows-Laufwerk als separate Ordner.

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