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Dokumente aussortieren

23.06.2019 | 11:15 Uhr |

Legen Sie eine Negativliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa:

- verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)

- veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen

- Kopien

Rumpfakte in Papierform nachhalten

Legen Sie eine Positivliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.

Ehemalige Mitarbeiter

Überlegen Sie sich, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren wollen. Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument - einer Akte - gespeichert werden.

Dienstleister nutzen oder inhouse arbeiten?

Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchführen lassen wollen. Entscheiden Sie sich für das Letztere, denken Sie bitte an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie eine Musterakte, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.

Akten richtig digitalisieren

Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zum korrekten Indizieren der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcode-Form. Machen Sie sich dieses Vorgehen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotenzial zu verringern.

Zugriffrechte definieren

Auch während des Einscannens der Akten müssen Sie prinzipiell an ihre Inhalte gelangen. Klären Sie also vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister ab, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann. (hal)

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