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Betreffzeile als Dateiname für Briefe

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Zeitaufwand

Problem: Wenn Sie Dokumente zum ersten Mal speichern, schlägt Ihnen Word 97 als Dateinamen den Anfang der ersten Textzeile vor. Bei Briefen ist das aber unpraktisch, da hier in der Regel der eigene Name steht. Sinnvoller wäre es, wenn Word den Text der Betreffzeile als Dateinamen anbietet.

Lösung: Sie können den Word-Befehl "Speichern unter" nach Ihren Wünschen anpassen. Sie benötigen dazu nur ein neues Makro mit dem Namen des vordefinierten Befehls, den Word dann an seiner Stelle verwendet. Erstellen Sie also ein Makro mit dem Namen "FileSaveAs", in dem die Einstellungen für das erste Speichern von Dateien etwas verändert sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie für Briefe verwenden, also beispielsweise die "Brief von mir.dot".2. Sorgen Sie dafür, daß die Betreffzeile in einem Textfeld steht. Dazu fügen Sie davor und danach jeweils einen zusätzlichen Zeilenumbruch ein. Falls nötig setzen Sie den Anfangs- und den Endabstand der Betreffzeile auf Null.Markieren Sie dann die Betreffzeile, und wählen Sie "Format, Textfeld einfügen". Passen Sie die Größe und Position des Textfelds mit der Maus an. Klicken Sie dann auf "Format, Textfeld", und wählen Sie im Abschnitt "Linie" unter "Farbe" den Eintrag "Keine Linie" aus.3. Öffnen Sie "Extras, Makro, Makros", und geben Sie als Makronamen "FileSaveAs" ein. Wählen Sie unter "Makros in" den Eintrag "Brief von mir.dot (Vorlage)", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen".4. Im Fenster des Visual-Basic-Editors erscheint der Text des Makros, der dem Standardbefehl "Datei, Speichern unter" entspricht. Ersetzen Sie in diesem Makro die ZeileDialogs(wdDialogFileSaveAs).Showdurch das Listing BETREFF.BAS (am Ende des Tips).Die Befehle Ihres Makros hängen im einzelnen natürlich davon ab, wie Ihre persönliche Briefvorlage strukturiert ist. Unser Beispiel geht davon aus, daß die Betreffzeile in der ersten Textbox steht. Andernfalls müssen Sie die Zahl in Klammern hinter dem Schlüsselwort "ActiveDocument.Shapes (1)" anpassen. Ersetzen Sie die "1" also durch eine "3", wenn Ihre Betreffzeile im dritten Textfeld untergebracht ist.Probleme entstehen, wenn die Textbox einen Doppelpunkt enthält, denn ein solcher darf im Dateinamen nicht vorkommen. Deshalb müssen Sie folgendes berücksichtigen: Wenn Sie die Betreffzeile immer mit "Betreff: " beginnen, tippen Sie den Makrotext ganz ab. Word schlägt Ihnen dann als Dateinamen erst den danach folgenden Text vor, läßt also die ersten 9 Zeichen ("Betreff: ") weg. Enthält die Betreffzeile dagegen nur Text, dann lassen Sie im Makro die beiden folgenden Zeilen weg:l = Len(Selection) - 9Rest = Right(Selection, l)Speichern Sie das Makro und die Dokumentvorlage. In Zukunft bietet Ihnen Word bei allen Briefen, die auf dieser Dokumentvorlage basieren, den Text der Betreffzeile automatisch als Dateinamen an.LISTING BETREFF.BASSub FileSaveAs()'' FileSaveAs Makro' Speichert eine Kopie des Dokuments ikn eine andere Datei.'ActiveDocument.Shapes(1).TextFrame.TextRange.SelectRest = Selectionl = Len(Selection) - 9Rest = Right(Selection, l)With Dialogs (wdDialogFileSaveAs).Name = Rest.ShowEnd WithEnd Sub

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