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Mehr gute Gründe für Outlook

26.09.2010 | 08:38 Uhr |

Viele Anwender haben keine Zeit oder Kenntnisse, um mit dem Microsoft Office SharePoint Server regelmäßig zu arbeiten. Sie können sich stattdessen über per Mail in Outlook über neue Inhalte in SharePoint benachrichtigen lassen und dann über einen Link in SharePoint nachschauen. Ebenso können sie eigene Inhalte in eine gemeinsam genutzte Arbeitsumgebung oder ein Forum in SharePoint heraus per Email importieren dank der guten Integration zwischen Outlook und Exchange.

Die Nutzung von Outlook ist nicht auf den reinen Versand von Emails beschränkt. Vielmehr können Unternehmen auch Workflows einrichten, beispielsweise für ein Abstimmungsverfahren in einem Team. Dabei kann der Empfänger zwischen verschiedenen Vorschlägen in der Email über einen "Button" abstimmen und den Versand einer Antwort auslösen. Auch lassen sich Mit " Outlook Forms " Formularelemente für die Gestaltung von Arbeitsabläufen erstellen.

Microsoft-Office -Nutzer finden sich in der Benutzeroberfläche von Outlook schnell zurecht. Zwar ist der Client mit zahllosen Features und Optionen ausgestattet, doch sind die Grundfunktionen intuitiv gestaltet. Dies hilft den Schulungsaufwand senken. Gleiches gilt für die Kombination der Entwicklungsumgebung " Microsoft Visual Studio " mit Outlook. Gerade werde innerhalb des neuen, demnächst final erscheinenden Office 2010 Outlook 2010 benutzt, findet sich leicht zurecht, weil alle Teilanwendungen von Office 2010 das gleiche Erscheinungsbild haben.

Der Email-Client bietet ein Adressbuch, Kalender, eine Aufgabenliste oder kann um "Sticky Notes" erweitert werden. Alle Elemente sind im Client integriert. Aufgaben lassen sich beispielsweise mit einem oder zwei Klicks delegieren, wobei nicht nur der Betroffene benachrichtigt wird, sondern auch der Absender Statusinformationen erhält. Erweitert man Outlook zudem um die Software " Microsoft Business Contact Manager " entsteht eine komplette Arbeitsumgebung für kleine Firmen.

Entgegen des schlechten Rufs von Outlook bietet zumindest Outlook 2007 seit langem leistungsfähige Filter gegen SPAM (solange diese regelmäßig aktualisiert werden) und kann ausgewählte Inhalte wie beispielsweise aus dem Web geladene Bilder oder in der Email enthaltene ausführbare Dateien blockieren und verhindert in der Standardeinstellung die Ausführung von ActiveX-Applets. Anwender können diese Sicherheitsvorkehrungen ändern oder ausschalten, doch dann ist es ihre bewusste Entscheidung. Outlook 2010 prüft die Sicherheit von Mail-Dateianhängen vor dem Öffnen, also bevor sie Schaden anrichten.

Benutzer können mehrere Konten in Outlook unterhalten und dabei sowohl POP3 als auch IMAP verwenden - Outlook 2010 wurde die IMAP-Anbindung noch einmal verbessert: Sie müssen jetzt in der Regel nur noch Ihre Mailadresse und das Passwort eingeben, um Ihre Mails von einem IMAP-Server abrufen zu können. Die elektronischen Nachrichten können je nach Wunsch separat oder gemeinsam in Ordner abgelegt und mit Hilfe einheitlicher Regeln verwaltet werden. Zwar können andere Email-Produkte Benutzerkonten diverser Clients einbinden, dafür liegt die Stärke von Outlook in der nativen Unterstützung von Exchange.

Microsoft Outlook ist heute robust, sicher und flexibel genug, um Anwender beim täglichen Umgang mit Email zu helfen, so das Fazit von Lynn Greiner.

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