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Kostenlose PDF-Editoren im Test: Es geht auch ohne Adobe Acrobat!

20.07.2022 | 09:20 Uhr |

Falls Sie nicht regelmäßig mit PDF-Dateien arbeiten, lohnt sich keine Investition in eine kostenpflichtige Software wie Adobe Acrobat. Mit den Gratis-Tools PDF Candy und Sejda PDF Editor können Sie PDFs erstellen und ändern, ohne dafür einen Cent auszugeben.

Mit einem Gratis-Editor erledigen Sie die meisten der alltäglichen Aufgaben an PDF-Dokumenten. Neben den Desktop-Tools gibt es auch online-basierte Tools zum Aufruf im Webbrowser. In dem Fall müssen Sie sich keine Gedanken über die Plattform- oder Gerätekompatibilität machen. Außerdem sind kostenlose Online-PDF-Editoren oft sehr viel einfacher zu bedienen und beschränken sich auf die wichtigsten Funktionen.

Die Referenz unter den PDF-Editoren ist Acrobat Pro DC von Adobe. Wenn Sie Glück haben, liegt Ihrem Scanner eine (ältere) Vollversion bei. Regulär kostet die Software knapp 18 Euro monatlich im 12-Monats-Abo oder einmalig rund 460 Euro im 3-Jahres-Abo. Der Preis ist angesichts der gebotenen Funktionen gerechtfertigt. Allerdings werden private Nutzer nur einen Bruchteil davon nutzen.

Mit den beiden hier vorgestellten Gratis-Tools bearbeiten Sie PDF-Dateien, indem Sie Text und Bilder hinzufügen und ändern und mit Formen, Freihandzeichnungen und Notizen versehen. Die Optionen für Schriftarten und -größen, Farben und Formen sind jedoch mit ziemlicher Sicherheit eingeschränkter als in einem kostenpflichtigen Editor. Mit Gratis-Programmen erstellen Sie in der Regel auch PDFs und konvertieren Dateiformate. Mehr werden Sie wahrscheinlich für die gelegentliche Arbeit mit PDFs nicht brauchen.

Als Extra gibt es in einigen kostenlosen Editoren auch Funktionen zum Ausfüllen von Formularen, elektronische Signaturen und das Schwärzen von Inhalten. Funktionen wie Passwortschutz und Texterkennung (OCR) sind hingegen bei den meisten Gratis-Tools nicht vorhanden. 

PDF Candy: Empfehlung der Redaktion

Der webbasierte PDF-Editor bietet aktuell 47 verschiedene Werkzeuge, mit denen sich PDFs etwa verkleinern, konvertieren, zusammenfügen, zuschneiden, verschlüsseln oder unterschreiben.
Vergrößern Der webbasierte PDF-Editor bietet aktuell 47 verschiedene Werkzeuge, mit denen sich PDFs etwa verkleinern, konvertieren, zusammenfügen, zuschneiden, verschlüsseln oder unterschreiben.
  • Vorteile: Viele fortschrittliche Funktionen, OCR-Fähigkeit, sehr benutzerfreundlich 

  • Nachteile: kostenlose Version auf eine Aufgabe pro Stunde beschränkt

  • Preis: kostenlos mit Einschränkungen, ab rund 5 Euro monatlich für Online-Version, einmalig rund 118 Euro für PDF Candy Web und PDF Candy Desktop 

Zur Webseite des Herstellers

Mit einem beeindruckenden Satz von 47 Werkzeugen (Stand Juni 2022) kann dieser Editor die meisten PDF-Aufgaben erledigen. Der webbasierte Editor vereint die einzelnen Werkzeuge nicht unter einer einheitlichen Oberfläche. Auf der Startseite im Browser klicken Sie auf das jeweilige Icon, um das gewünschte Tool zu starten. Die Benutzeroberfläche von PDF Candy mit den zahlreichen Funktionssymbolen erschlägt einen nahezu. Über das Auswahlmenü „Alle PDF-Tools“ können Sie die Anzeige zumindest auf drei Funktionsgruppen „PDF-Dateiverwaltung“, „In PDF konvertieren“ und „Von PDF konvertieren“ ändern.

Die Auswahl an Werkzeugen ist beeindruckend. Natürlich erhalten Sie einen einfachen Editor, mit dem Sie Text bearbeiten, kommentieren und mit Anmerkungen versehen können. Aber Sie finden auch Werkzeuge zum Einfügen von Wasserzeichen, zum Hinzufügen, Anordnen und Teilen von Seiten, zum Extrahieren von Bildern, zum Bearbeiten von Metadaten, zum Beschneiden und Ändern der Seitengröße von Seiten. Und natürlich können Sie eine Vielzahl gängiger Dateiformate in PDFs konvertieren und umgekehrt.

Empfehlung der Redaktion: PDF Candy
Vergrößern Empfehlung der Redaktion: PDF Candy

Zur Bearbeitung übermitteln Sie eine Datei zum PDF-Candy-Server. Dateien lassen sich per Drag & Drop verschieben oder durch Durchsuchen Ihres Laufwerks hinzufügen. Die Arbeit mit den verschiedenen Bearbeitungs- und Formatierungswerkzeugen ist einfach und intuitiv. Die zahlreichen Dateikonverter von PDF Candy, die mehr als die Hälfte der Werkzeuge ausmachen, sind schnell und behalten die Formatierung der Dokumente genau bei. Ist die ausgewählte Aufgabe erledigt, laden Sie die neue Datei auf Ihr Gerät herunter oder speichern sie direkt in Google Drive oder Dropbox. Wenn Sie mehrere Dateien bearbeiten, stellt PDF Candy sie in eine Warteschlange.

Im Grunde gibt es nur eine Einschränkung: PDF Candy erlaubt nur eine Aufgabe pro Stunde. Starten Sie eine zweite Aufgabe zu früh, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis mit der Wartezeit. Sie können diese Begrenzung nur mit einem kostenpflichtigen Abo aufheben. Es kostet rund fünf Euro monatlich. Gut: Es gibt auch ein Abonnement auf Lebenszeit. Darin enthalten ist der Zugriff auf den Web-Editor und der Desktop-Editor für Windows: Kosten dafür: knapp 118 Euro.
Nichtsdestotrotz ist PDF Candy mit seinen umfangreichen Werkzeugen und der übersichtlichen Benutzeroberfläche eine hervorragende Wahl für die PDF-Bearbeitung. 

Sejda PDF Editor

Die Aufgaben, die Sie mit Sejda erledigen, reichen vom Komprimieren über das Zusammenfügen bis hin zum Unterschreiben von PDF-Dokument. Jedoch ist die Gratis-Versionen auf maximal drei Aufgaben pro Tag beschränkt.
Vergrößern Die Aufgaben, die Sie mit Sejda erledigen, reichen vom Komprimieren über das Zusammenfügen bis hin zum Unterschreiben von PDF-Dokument. Jedoch ist die Gratis-Versionen auf maximal drei Aufgaben pro Tag beschränkt.
  • Vorteile: Online- und Desktop-Versionen verfügbar, erledigt Dutzende von PDF-Aufgaben, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche 

  • Nachteile: Tägliche Nutzungsbeschränkungen ohne Abonnement, begrenzte Schriftartenoptionen

  • Preis: kostenlos mit Einschränkungen, 59 Euro im Jahr für Web- und Desktop-Version 

Zur Webseite des Herstellers

Sejda wird sowohl als Online-Tool als auch als Desktop-Editor angeboten - sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Version. Das Online-Tool verarbeitet Ihre PDFs in der Cloud, während die Desktop-Version alle Aufgaben lokal auf ihren Datenträgern erledigt. Beide Gratis-Versionen beschränken sich jedoch auf drei Verarbeitungsaufgaben pro Tag. Dateien dürfen nicht größer als 50 MB sein oder mehr als 200 Seiten enthalten. Zudem lassen sich nicht mehr als 30 Dateien und 50 Seiten mit jeweils einer Datei kombinieren.

Die Online- und Desktop-Tools sind nahezu identisch. Die Benutzeroberfläche zeigt eine Übersicht mit 39 Aufgaben an (Stand: Juni 2022). Sie wählen zunächst die gewünschte Aktion aus und laden dann Ihr Dokument hoch, um es zu bearbeiten. Gut: Ein PDF-Dokument lässt sich auch direkt aus Dropbox, Google Drive, OneDrive oder von der Festplatte Ihres PCs hochladen. Sie haben einen Link zu einer PDF-Datei? Auch damit kommt Sejda zurecht. Obwohl die Bedienung intuitiv ist, bietet Sejda eine Schritt-für-Schritt-Anleitung auf der Seite der jeweiligen Aufgabe.

Der PDF-Editor verfügt über eine einfache, textbasierte Symbolleiste. Mit wenigen Klicks erreichen Sie gängige Bearbeitungsaufgaben wie das Hinzufügen von Bildern und das Kommentieren von Dokumenten. Fügen Sie Text hinzu und bearbeiten Sie vorhandenen Text. Das kann jedoch problematisch sein, da das Online-Tool nur eine begrenzte Schriftenunterstützung bietet. Zumindest populäre Fonts wie Helvetica und Times New Roman sind aber darunter.

Sie können Text fett und kursiv setzen, Schriftgröße und -farbe ändern und Textblöcke einfach löschen. Zusätzlich lassen sich Bilder und Formen in Dokumente einfügen, Formularfelder erstellen, Inhalte mit Anmerkungen versehen und schwärzen sowie Signaturen hinzufügen. Ist die Aufgabe abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen übernehmen“ und laden das geänderte Dokument herunter.

Neben der Bearbeitung gibt es noch Dutzende anderer Aktionen: Sie können Seiten extrahieren, teilen, zusammenführen und kombinieren, Dateien komprimieren, PDFs in andere Dateiformate konvertieren, PDFs mit einem Wasserzeichen versehen und verschlüsseln sowie Datei-Metadaten bearbeiten. OCR wird ebenfalls unterstützt.

Beide kostenlosen Sejda-Tools bieten eine Vielzahl der Funktionen, die Sie auch in kostenpflichtigen PDF-Editoren finden. Das Bezahl-Abonnement von knapp 60 Euro im Jahr schließt die uneingeschränkte Nutzung des Web- und Desktop-Tools ein.

Ratgeber: Welche Funktionen sollte ein kostenloser PDF-Editor beherrschen

Bearbeitung von Inhalten: Dazu gehören das Hinzufügen und Ändern von Text, das Einfügen, Ändern der Größe und Verschieben von Bildern sowie das Umorganisieren von Seiten im PDF-Dokument. Mit den meisten kostenlosen PDF-Editoren können Sie diese Aufgaben durchführen, auch wenn die Anzahl der möglichen Aufgaben oder die Anzahl der zu bearbeitenden Dokumente täglich begrenzt sein kann.

PDFs erstellen, konvertieren und exportieren: Oft müssen Sie PDF-Dateien aus gescannten Ausdrucken erstellen oder andere Dokumente in PDFs konvertieren. Ein guter kostenloser PDF-Editor konvertiert gängige Dateiformate wie Word, JPG und HTML in eine PDF-Datei und behält die ursprüngliche Formatierung bei. Er sollte auch in der Lage sein, PDFs in andere bearbeitbare Formate wie Microsoft Word und PowerPoint, HTML oder einfachen Text zu exportieren. Wichtig: Hyperlinks, Bilder und andere Elemente der Originaldateien sollten erhalten bleiben.

Überprüfen und kommentieren: Mit vielen Gratis-PDF-Editoren fügen Sie Kommentare und andere Anmerkungen zu PDF-Dateien hin. Zu den typischen Anmerkungswerkzeugen gehören Haftnotizen, Formen und Markierungsoptionen.

Signaturen: Oft genügt schon ein kostenloser PDF-Editor, um ein Dokument zu signieren. Früher war dies eine Premium-Funktion, die nur in kostenpflichtigen Desktop-Programmen verfügbar war. Inzwischen gibt es immer mehr kostenlose PDF-Editoren, mit denen Sie elektronische Signaturen erstellen und zu Dokumenten hinzufügen.

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