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Große Anhänge per E-Mail verschicken - so geht's

08.08.2018 | 08:09 Uhr |

Viele Mailprovider blockieren beim Anhängen großer Dateien den Versand der elektronischen Nachrichten. Kein Problem, denn da hilft Speicher in der Cloud: Der Absender lädt die zu verschickenden Daten dabei ins Internet hoch, der Mailempfänger bekommt den Link zum Herunterladen zugeschickt. Wir zeigen, wie die Dienste funktionieren

Die Nutzung von E-Mail für die Kommunikation ist heute aus dem privaten und beruflichen Leben nicht mehr wegzudenken. Das Verschicken der Nachrichten über das Internet ist schnell und unkompliziert, dabei werden gern auch Dokumente, Fotos und Videos an die elektronischen Nachrichten angehängt. Überschreiten diese Attachments jedoch eine bestimmte Größe, blockieren einige Mailprovider den Versand. Die Gründe dafür bestimmt die Servertechnik. Hierzu zunächst einmal ein Ausflug in die Anfangsjahre der elektronischen Post.

Ein Blick zurück in die Anfänge elektronischer Nachrichten

Die ersten Jahre war E-Mail rein auf Text beschränkt, Anhänge kannte man schlicht nicht. Langsame Datenverbindungen sowie wenig Speicherplatz zwangen überdies zu Kompromissen. E-Mails wurden aus diesem Grund von Nutzern zumeist auch sehr kurz gehalten und überflüssige Daten vermieden. Umfangreiche Autosignaturen mit Adressen, Bildern und anderen Informationen waren deswegen lange verpönt.

Prinzipiell gibt es keinerlei Beschränkungen bei der Größe einer Mail. Praktische Gründe machen eine Obergrenze allerdings notwendig, denn der Versand von Mails erfolgt nicht direkt vom Absender zum Empfänger. Die Nachrichten werden vielmehr wie bei einer Kette von einem Server zum nächsten weitergegeben. Dabei stellen verschiedene Protokolle sicher, dass die Daten auf dem kürzesten Weg transportiert werden. Große E-Mails blockieren beim Transferieren folglich nicht nur die Server von Sender und Empfänger, sondern ebenfalls die einzelnen Knoten unterwegs. Dadurch wird andere Post aufgehalten, und genau das wollen die Betreiber verhindern.

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Für eine Limitierung der Anhänge bei elektronischen Nachrichten spricht zudem ein weiterer Aspekt: die Größe der Eingangs-postfächer. Viele Anbieter kostenloser Konten gewähren nur begrenzten Speicher für die Kundenmails, oft nur ein oder zwei GB. Kommen zahlreiche große Mails an, ist das Postfach schnell voll. Der Empfang weiterer E-Mails wird daraufhin verweigert. Als Empfänger bekommt man sodann andere, vielleicht wichtige Informationen nicht mehr zugestellt. Werden Nachrichten über IMAP auf dem Server verwaltet und mit unterschiedlichen Geräten synchronisiert, kann es zudem zu Speicherproblemen kommen. In solchen Fällen hilft das Archivieren alter Mails in lokalen Verzeichnissen oder das gezielte Löschen von Nachrichten mit sehr großen Anhängen. Mailstore Home zum Archivieren finden Sie in unserem Downloadbereich.

Aktuell gelten folgende Grenzen für Dateianhänge beim Empfang beziehungsweise beim Versand von E-Mails über die Gratis-Dienste der folgenden Mailprovider. Freenet: 100 beziehungsweise 20 MB; GMX und Web.de: jeweils 20 MB in beiden Richtungen; Google, Microsoft und Yahoo: jeweils 25 MB; Mail.de: jeweils 60 MB; T-Online: 50 MB respektive 32 MB bei Empfang und Versand. Diese Angaben machen klar, dass es beim Verschicken größerer Daten nicht nur auf Ihren Mailprovider, sondern auch auf den des Empfängers ankommt.

Tipp: Fotos aus der Cloud als Diashow

Das Öffnen eines freigegebenen Ordners auf einem Cloudlaufwerk mit dem Webbrowser ermöglicht bei vielen Formaten eine Dateivorschau. Das funktioniert bei Office-Dokumenten, PDF-Dateien, Fotos und Videos. Bei Smartphones oder Tablets mit weniger Speicher können Sie die Inhalte auf diese Weise anzeigen, ohne die Daten permanent auf das Gerät zu transferieren. Dies funktioniert auch auf Smart-TVs oder Streamingboxen mit Internet-Browser. Dropbox und Onedrive von Microsoft bieten sogar eine Vollbildansicht mit Diashow-Funktion.

Die Cloudspeicher lassen sich auch als Zwischenspeicher nutzen

Mailprogramme wie Microsoft Outlook warnen nicht immer.
Vergrößern Mailprogramme wie Microsoft Outlook warnen nicht immer.

Da die Datenmengen in den letzten Jahren immer mehr zugenommen haben, war man gezwungen, nach anderen Lösungen für große Attachments zu suchen. Die Verbreitung und Akzeptanz von Onlinespeichern eröffnete hierfür eine Lösung. Erfahrene Anwender benutzen die Funktionen von Dropbox & Co. und verschicken ganz einfach Links zu freigegebenen Verzeichnissen oder Dateien. Der Empfänger lädt sich die Dokumente über diese Links auf seine Festplatte, und das Problem mit großen Anhängen gehört der Vergangenheit an. Bei den meisten Diensten funktioniert das Teilen der Daten nach dem gleichen Muster: Sie verwenden dazu den zugehörigen Windows-Client oder den Webbrowser. Ein Rechtsklick auf die Datei oder den Ordner öffnet ein Kontextmenü mit der Funktion zum Teilen. Damit wird eine Webadresse erzeugt, die Sie über die Windows-Zwischenablage in die E-Mail einfügen. Inzwischen haben fast alle Cloudanbieter sogar eine Funktion zum direkten Verschicken des Links mit einer Nachricht.

Microsoft Onedrive und Apple iCloud bieten kostenlos 5 GB Cloudspeicher an, was Google mit 15 GB toppt. Bei Dropbox gibt es zunächst 2 GB, die Sie allerdings mit verschiedenen Aktionen kostenlos erweitern können. Dazu gehört auch die Empfehlung des Services an andere Nutzer.

Ein Bonussystem offerieren auch GMX und Web.de . Das Basisvolumen beträgt bei beiden Diensten gleichfalls 2 GB, wobei der Anwender durch die Installation des GMX Mediacenters oder der App die Cloudfestplatte bei GMX und Web.de auf bis zu 10 GB vergrößern kann. Das entspricht der Kapazität der Magenta Cloud von der Telekom. Diese können Sie auch als Nichtkunde mit einer kostenlosen Anmeldung einsetzen.

Nutzt der Versender einer Mail denselben Clouddienst wie sein Gegenüber, besteht überdies die Möglichkeit, ein Verzeichnis komplett an das Cloudkonto des Empfängers freizugeben. Über die internen Servermechanismen werden die Daten automatisch übertragen. Wenn der Windows-Client installiert ist, synchronisiert der Dienst die Daten mit der Festplatte des Empfängers.

Bei Microsofts Maildiensten wird der Transfer großer Datenpakete in die Cloud automatisch angeboten.
Vergrößern Bei Microsofts Maildiensten wird der Transfer großer Datenpakete in die Cloud automatisch angeboten.

Wichtig: Für diesen Austausch muss die Zielperson genügend freien Speicher auf ihrer Onlinefestplatte haben.

Beliebt ist die Methode auch, um Dokumente zu teilen, die von mehreren Anwendern bearbeitet werden. Handelt es sich hierbei um sensible Daten, so sollten Sie eine Verschlüsselung der Daten in Betracht ziehen. Eine Lösung dafür bietet der Einsatz eines Online-Services wie etwa Boxcryptor . Hier lässt sich ein spezielles Verzeichnis in der Cloud aussuchen und verschlüsseln. Das funktioniert in Echtzeit, der Service ist zu vielen Anbietern kompatibel, die private Nutzung auf zwei Geräten gratis.

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Cloudevo: Onlinespeicher zusammenfassen

Bei einem Blick auf die vielen Cloudangebote kommt man insgesamt schnell auf weit mehr als 50 GB kostenlosen Speicher im Netz. Der Zugriff und das Datenmanagement auf viele Konten sind jedoch umständlich, und man verliert schnell den Überblick, wo man welche Daten gespeichert hat. Mit Cloudevo lassen sich mehrere Webspeicher zu einem Laufwerk zusammenfassen.

Cloudevo fasst verschiedene Onlinespeicher auf dem Windows-PC zu einem Laufwerk zusammen.
Vergrößern Cloudevo fasst verschiedene Onlinespeicher auf dem Windows-PC zu einem Laufwerk zusammen.

Nach der Installation meldet man sich bei Cloudevo kostenlos an. Über die Bedienoberfläche lassen sich Cloudspeicher aus einer Liste mit mehr als zwanzig Diensten hinzufügen. Dies erfolgt über die Authentifizierung und Freigabe der Speicher für Cloudevo. Unter Windows finden Sie ein neues Laufwerk, das alle Daten der unterschiedlichen Speicher sammelt und aufnimmt. Die Synchronisation wird dabei laut Hersteller verschlüsselt ausgeführt, zudem lassen sich einzelne Dateien oder Verzeichnisse freigeben.

Tipp: Über die Netzwerkumgebung können Sie zudem Dateifreigaben von Windows-PCs oder NAS-Geräten einbinden. Die Daten liegen als lokale Kopie auf dem Rechner vor und werden nur bei Änderungen mit den Netzlaufwerken abgeglichen.

Mailprovider mit Cloudanbindung: Große Anhänge automatisch online

Die Cloud zum Teilen beziehungsweise Verschicken großer Datenmengen ist flexibel, erfahrene PC-Anwender nutzen den Speicheranbieter ihrer Wahl und verschicken nur noch die Links. Weniger Erfahrene haben es bei Mailanbietern wie Google oder Microsoft leichter, denn diese schlagen bei großen Anhängen automatisch die Cloud als Zwischenspeicher vor. In der elektronischen Nachricht findet sich dann nur noch ein Link zu den Daten.

Benutzer von Gmail können die Datei mittels Drag & Drop auf das Browser-Fenster ziehen. Wenn die Datei zu groß ist, bietet der Client an, die Daten auf den Onlinespeicher Google Drive zu kopieren. Ähnlich geht es bei einem Microsoft-Account vonstatten. Der Transfer direkt aus dem Ordner ins Browser-Fenster schlägt zwar fehl, dafür funktioniert das Zusammenspiel mit der Cloud über die Anhangfunktion in der Werkzeugleiste. Live-Mail erkennt die Größe und schlägt Ihnen die Speicherung bei Onedrive vor. Mittlerweile haben Anbieter wie GMX, Web.de und andere nachgezogen und bieten ebenfalls solche Komfortfunktionen an. Das Verschicken von großen Attachments wird auf ähnliche Art auch auf mobilen Geräten mithilfe der Cloud einfacher, als Anwender muss man sich dabei nicht um die Speicherordner kümmern.

Bei der Freigabe großer Datenpakete können Sie meist gezielt einstellen, wer darauf Zugriff erhält.
Vergrößern Bei der Freigabe großer Datenpakete können Sie meist gezielt einstellen, wer darauf Zugriff erhält.

Anders sieht es bei Desktop-Programmen für E-Mail unter Windows aus. Die automatische Benutzung der Cloud zum Verschicken großer Datenmengen ist hier selten möglich. Microsoft Outlook, die Mail-App für Windows 8 und 10 sowie Thunderbird warnen Sie nur beim Überschreiten des Limits. Mithilfe der Desktop-Clients der Clouddienste ist das Erzeugen eines Links meist mit wenigen Mausklicks erledigt.

Beispiel Dropbox: Klicken Sie per rechter Maustaste auf eine Datei oder ein Verzeichnis. Im Kontextmenü wählen Sie im Dropbox-Eintrag die Funktion „Dropbox-Link kopieren“. Den Link für den Zugriff auf die Daten fügen Sie in die E-Mail aus der Windows-Zwischenablage ein.

Ganz ohne Cloudanmeldung große Datenpakete verschicken

Das Verschicken von großen Datenpaketen ist jedoch sogar ganz ohne Anmeldung und Konto bei einem der Cloudspeicher möglich, nämlich über den Webbrowser bei Anbietern wie We Transfer : Im Browser-Formular geben Sie hier die Adresse der Empfänger und die eigene E-Mail-Adresse an und verschieben die zu versendenden Dateien mit der Maus in das Browser-Fenster. Zum Schluss wird eine Nachricht geschrieben, und schon können Sie das Paket abschicken, der Empfänger bekommt eine E-Mail mit dem Download-Link. Die Daten stehen Ihnen auf dem Server eine Woche zum Laden zur Verfügung. Anschließend entfernt We Transfer die Inhalte, der Link wird ungültig. Wurden mehrere Dateien verschickt, lädt der Empfänger diese als Zip-Archiv auf seinen Rechner. Für den Abruf ist der Nutzer nicht auf Windows beschränkt, We Transfer bietet auch Apps für Android und iOS.

Große Dateien werden bei der Arbeit mit Gmail direkt in die Cloud von Google Drive verschoben.
Vergrößern Große Dateien werden bei der Arbeit mit Gmail direkt in die Cloud von Google Drive verschoben.

Das kostenlose Verschicken bei We Trans-fer erlaubt eine maximale Datenmenge von 2 GB in einem Durchgang. Wenn größere Pakete hochgeladen werden sollen, ist ein Pro-Account gegen Bezahlung notwendig. Dann stehen dem Anwender Zusatzfunktionen zur Verfügung wie beispielsweise die Gestaltung der Download-Seite, personalisierte E-Mails und ein Passwortschutz für die Dateien. Die Pro-Variante verschickt bis zu 20 GB auf einmal, insgesamt stehen 100 GB Speicherplatz zur Verfügung, um dauerhaft Download-Inhalte zu hosten.

Ein weiterer Service zum Verschicken großer Datenpakete ist Sendanywhere . Auch hier wandern die Dateien mit der Maus über den Webbrowser in die Cloud. Mit einem Code kann der Empfänger innerhalb von zehn Minuten die Daten abholen, danach verfällt der Download. Alternativ dazu verschicken Sie einen Link, dann steht der Download dem Adressaten für 48 Stunden zur Verfügung. Für die Nutzung dieses Features ist ein Konto beim Service erforderlich. Das ist in der Basisversion kostenlos, die Größe für den Versand beträgt 10 GB. Die Pro-Version erlaubt hierbei eine Datenmenge von bis zu 50 GB und ein flexibles Verfallsdatum. Für die Arbeit auf dem Desktop steht Ihnen ein Windows-Client zur Verfügung, Apps für Mobilgeräte mit Android (inklusive Amazon Fire-Tablets) und iOS.

Große Datenmengen verschickt man ohne Anmeldung mit speziellen Diensten wie We Transfer.
Vergrößern Große Datenmengen verschickt man ohne Anmeldung mit speziellen Diensten wie We Transfer.

Eine weitere Möglichkeit zum Verschicken von Daten über den Browser kommt von Mozilla. Unter der Adresse https://send.firefox.com/ starten Sie den Service des Browser-Herstellers. Dateien dürfen hier nicht größer als 1 GB sein und werden auf dem Server für 24 Stunden vorgehalten. Die Adresse zum Herunterladen verschickt der Anwender per E-Mail oder Messenger. Das Interessante an Firefox send ist die offe-ne Verfügbarkeit des Quellcodes. Dieser ist auf der Hosting-Plattform Github zu finden und dient interessierten Anwendern dazu, einen eigenen Fileservice aufzubauen.

Dropbox Paper: Minibüro in der Cloud

Als Cloudanbieter ist Dropbox so etwas wie ein Veteran und sehr populär. Durch einfache Bedienung und die Verfügbarkeit für Windows, Mac, Linux und mobile Geräte konnte der US-Dienst viele Nutzer gewinnen. Neben dem Speichern, Teilen und der Versionierung von Dokumenten bietet der Service ein spezielles Extra.

Mit Dropbox Paper lassen sich Dokumente online gestalten und mit anderen Anwendern teilen.
Vergrößern Mit Dropbox Paper lassen sich Dokumente online gestalten und mit anderen Anwendern teilen.

Dropbox Paper ist im Prinzip eine Office-Anwendung zum Erstellen von Dokumenten. Diese lassen sich mit anderen Dropbox-Usern teilen und gemeinsam bearbeiten. Neben normalen Texten hat das System auch Elemente für die Gestaltung von Merkzetteln, Aufgabenlisten oder Tabellen im Funktionsumfang. Bilder werden vom Rechner, aus dem Web und aus der Dropbox direkt eingefügt. Mithilfe von Apps haben Sie die Infos auch unterwegs dabei. Updates zu Informationen sind schnell ausgeführt, alle in der Arbeitsgruppe erhalten diese per Synchronisation automatisch zugestellt. Die Verwendung dieser Funktion ist kostenlos.

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