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Microsoft Viva soll physische Büros überflüssig machen

05.02.2021 | 10:48 Uhr | Panagiotis Kolokythas

Microsoft bringt mit Viva eine neue "Employee Experience Platform", die zum größten Teil in Teams integriert wird.

Mit Microsoft Viva hat Microsoft eine neue Plattform vorgestellt, die es Nutzern in digitalen Büros in einem Unternehmen erleichtern soll, miteinander zu kommunizieren, Wissen auszutauschen und auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Mit Viva soll auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter gesteigert werden, wie Microsoft erklärt.

Microsoft Viva ist als "Employee Experience Plattform" (kurz EXP) ein Teil von Microsoft 365. Die Nutzer greifen in erster Linie über Microsoft Teams darauf zu. Letztendlich will Microsoft damit Unternehmen die Möglichkeit bieten, ihr bisher genutztes Intranet durch Viva in Teams zu ersetzen. Dazu umfasst Viva die vier Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics.

Letztendlich reagiert Microsoft mit Microsoft Viva auf die starken Veränderungen des Arbeitsplatzes in den letzten zwölf Monaten während der weltweiten Corona-Pandemie. Früher als wohl von vielen Arbeitgebern geplant, haben sich die Arbeitsplätze in das Home Office verlagert, weshalb die Arbeitnehmer entsprechende Werkzeuge benötigen, um effizient miteinander zu arbeiten. Letztendlich soll also Viva eine Online-Variante des Büros sein, welches die Mitarbeiter in Unternehmen derzeit physisch nicht besuchen können. So erklärt auch Jared Spataro, Corporate Vice President für Microsoft 365: "Wir müssen aufhören, Arbeit als einen Ort zu betrachten, und anfangen, darüber nachzudenken, wie wir die Kultur aufrechterhalten, Mitarbeiter verbinden und den menschlichen Einfallsreichtum in einer hybriden Welt nutzen können."

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Microsoft Viva: Das können die vier Apps

Und das können diese Anwendungen laut Angaben von Microsoft:

  • Viva Connections bietet Beschäftigten via Microsoft Teams einen persönlichen Einstiegspunkt in ihren digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeiter finden hier kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Arbeitgeberleistungen. Es ist möglich Communitys beizutreten und mit ihnen zu interagieren – alles über eine für Unternehmen individuell anpassbare App in Microsoft Teams. Die Connections-App für Teams wird im ersten Halbjahr 2021 für den Desktop verfügbar sein, eine mobile App folgt später in diesem Jahr.

  • Viva Insights
    Mit dem Wandel der Arbeitswelt hin zu hybriden Arbeitsmodellen verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Die neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Menschen aus: Laut aktuellen Studien fühlt sich fast jede*r Dritte (30 Prozent) ausgelaugt bei der Arbeit. Damit Mitarbeitende eine Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden finden, braucht es die richtigen Voraussetzungen für eine gesunde Unternehmenskultur. Viva Insights unterstützt Einzelpersonen und Unternehmen dabei mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen. Persönliche Einblicke sollen Mitarbeitenden helfen, regelmäßige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und die Beziehung zu Kolleg*innen zu stärken. Diese Einblicke sind nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht für Führungskräfte und auch nicht für die IT. Die für Viva Insights genutzten Daten sind genauso umfassend geschützt wie Informationen in E-Mails, im Kalender oder Microsoft Teams und enthalten dabei weder Text, noch Anhänge oder identifizierende E-Mail-Adressen. Zudem werden keine als privat, vertraulich oder rechteverwaltet gekennzeichneten E-Mails verarbeitet und Dashboards zeigen keine persönlichen Daten an. Viva Insights ermöglicht Führungskräften, Entwicklungen auf der Team- und Organisationsebene zu erkennen und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Diese werden aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen, um die Privatsphäre der Mitarbeiter*innen zu schützen und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermöglichen. Zudem ist für eine Datenanalyse, die Führungskräfte für ihr Team durchführen möchten, eine Mindestgröße von zehn Personen notwendig.
    Die Viva Insights-App in Teams und das neue Dashboard für gemeinsame Kunden von Viva und Glint sind jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar.

  • Viva Learning
    schafft einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams und setzt auf künstliche Intelligenz (KI), die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Die Funktion hilft Unternehmen dabei, eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens werden zu lassen. Viva Learning bündelt verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten, damit sie für alle Beschäftigten einfach auffindbar sind und weiterempfohlen werden können. Neben der Einbindung unternehmenseigener Inhalte können auch Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX in Microsoft Viva integriert werden. Die Viva Learning-App ist ab sofort in der privaten Vorschau verfügbar und wird im Laufe des Jahres eingeführt. Zudem wird eine Integration mit führenden Lernmanagementsystemen wie Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors angeboten.

  • Viva Topics
    macht Wissen nutzbar, ohne aktiv danach suchen zu müssen. Untersuchungen zeigen, dass der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen pro Jahr bei etwa sieben Wochen pro Person liegt. Gerade neue Mitarbeitende stehen vor einer großen Herausforderung, wenn es um die Recherche geht. Viva Topics vereint künstliche Intelligenz (KI) und menschliche Expertise und organisiert unternehmensweite Inhalte und Fachwissen automatisch, z.B. zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden. Viva Topics zeigt automatisch Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams an. Mit dem Klick auf eine Karte öffnet sich eine Themenseite mit den zugehörigen Dokumenten, Konversationen, Videos und Expert*innen. So erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, das kollektive Wissen ihrer Organisation für den täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei die gerade genutzte Anwendung verlassen zu müssen. Neben Inhalten aus Microsoft 365 ist Topics dazu in der Lage, Wissen aus einer Vielzahl von Drittanbieterdiensten wie ServiceNow und Salesforce zu integrieren. Viva Topics ist ab sofort als Add-on in Microsoft 365-Plänen für die kommerzielle Nutzung vorerst für englischsprachige Inhalte verfügbar.

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