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Kalender

Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört auch eine Terminverwaltung. Mit Evolution verwalten Sie Aufgaben und Termine in einem übersichtlichen Kalender.

Kalender-Ansichten

Zur Kalenderansicht wechseln Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche "Kalender" links unten. Standardmäßig zeigt Evolution nun in der Mitte den aktuellen Tag und rechts daneben eine kleine Monatsübersicht sowie eine Aufgabenliste. Möchten Sie lieber die ganze Woche im Blick haben, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button "Woche". Alternativ können Sie auch "Arbeitswoche" wählen, um nur Werktage anzuzeigen oder eine "Liste" sämtlicher Termine anzeigen. Möchten Sie gezielt einen bestimmten Tag sehen, wählen Sie diesen entweder über die Schaltfläche "Gehe zu", oder Sie klicken rechts in der kleinen Monatsübersicht auf das entsprechende Datum.

Über "Bearbeiten, Einstellungen" legen Sie unter "Kalender und Aufgaben" fest, wie lang Ihr Arbeitstag ist und mit welchem Tag die Wochenanzeige beginnen soll. Setzen Sie ein Häkchen vor die Wochentage, die Arbeitstage sind. Hier können Sie auch festlegen, ob Sie mit einem Pop-up-Fenster an Ihre Termine erinnert werden möchten.

In der Registerkarte "Anzeigen" können Sie fälligen und überfälligen Terminen eine beliebige Farbe zuweisen und die Zeitunterteilung des Kalenders wählen. Wie für Adressdaten bietet Evolution auch für Termine eine umfassende Suchfunktion.

Termine verwalten

Um einen neuen Termin einzutragen, führen Sie beispielsweise in der Monatsansicht einen Doppelklick auf den entsprechenden Tag aus, um das Dialogfenster "Termin" zu öffnen. In diesem Fall geht Evolution davon aus, dass der Termin den ganzen Tag dauert. Möchten Sie aber doch eine Anfangs- und Dauer angeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ganztägiges Ereignis". In der Monatsansicht lassen sich besonders einfach mehrtägige Termine eingeben, indem Sie die betreffenden Tage mit der Maus markieren und im Kontextmenü "Neuer Termin" wählen. Führen Sie dagegen in der Wochen- oder Tagesansicht einen Doppelklick auf eine bestimmte Uhrzeit aus, öffnet sich ebenfalls der Termin-Dialog aber bereits mit eingetragener Uhrzeit.

Neben Anfangszeit und Dauer können Sie zu jedem Termin eigene Notizen ("Beschreibung") und eine zusammenfassende Beschreibung ("Zusammenfassung") eingeben. Außerdem können Sie den Termin über "Optionen, Einstufung" als "Privat", "Öffentlich" oder "Vertraulich" einstufen und die damit verbrachte Zeit über "Optionen, Zeit als beschäftigt anzeigen" als Arbeitszeit deklarieren. Mit dem Menüpunkt "Ansicht, Kategorien" blenden Sie eine Zeile für die Kategorie-Auswahl ein, die Sie schon aus dem Adressbuch kennen.

Laufen Sie Gefahr, den Termin zu vergessen, sollten Sie Evolution außerdem anweisen, Sie rechtzeitig daran zu erinnern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Alarme" in der Werkzeugleiste des Termindialogs und wählen Sie aus, wann Evolution ein Pop-up zur Erinnerung öffnen soll. Wenn Sie aus der Drop-down-Liste "Anpassen" auswählen, können Sie statt eines Pop-up-Fensters auch das Abspielen einer beliebigen Klangdatei oder das Starten einer Anwendung auswählen. Auch mehrere Aktionen sind möglich.
Möchten Sie generell einen Alarm für jeden Termin einrichten, aktivieren Sie die entsprechende Option über "Bearbeiten, Einstellungen, Kalender und Aufgaben".

Häufig wiederkehrende Termine brauchen Sie mit Evolution nur einmal einzurichten. Klicken Sie im Termindialog auf die Schaltfläche "Wiederholung" und legen Sie fest, wie häufig der Termin wiederkehrt. Um einen Termin zu löschen, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü "Löschen".

Möchten Sie mit Evolution andere Personen zu einem Termin einladen, legen Sie diesen über den Menüpunkt "Datei, Neu, Besprechung" an. Über den Button "Teilnehmern" wählen Sie die teilnehmenden Personen aus dem Adressbuch aus. Nach dem Eintragen sämtlicher Details klicken Sie auf "Speichern", dann bietet Evolution an, die anderen Teilnehmer per Mail zu benachrichtigen.

Tipp: Beim Anlegen eines Termins können Sie diesen über die Drop-down-Liste neben "Kalender" einem Ihrer bereits vorhandenen Kalender zuordnen. Wir empfehlen, private und berufliche Termine in zwei verschiedene Kalender einzuordnen. Mit einem einzigen Mausklick auf die Optionsbox im linken Fensterteil können Sie dann einen der beiden Kalender ausblenden und haben so den jeweils anderen besser im Blick.

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