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BYOD-Lösungen – bequem und trotzdem sicher – Anzeige

Das eigene Mobilgerät sowohl privat als auch beruflich einzusetzen, hat sich im Berufsumfeld durchgesetzt. BYOD profitiert von cleveren und gleichzeitig sicheren App-Lösungen fürs Multifunktionsgerät.

Bring Your Own Device – kurz BYOD – ist inzwischen kein Trend mehr, sondern gängige Praxis. Egal, ob im kleinen, mittleren oder großen Unternehmen – überall finden sich eine Vielzahl von Notebooks, Tablets und Smartphones, die zwar privat vom Mitarbeiter angeschafft wurden, aber auch für die Arbeit zum Einsatz kommen.

In vielen Fällen liegen die Gründe für BYOD an unserer geänderten Arbeitsweise: Sie fordert vom Mitarbeiter, ständig erreichbar zu sein. Nicht selten hinkt die vom Unternehmen dafür angebotene Hardware dem technischen Fortschritt jedoch hinterher. Privat dagegen entscheidet der Mitarbeiter selbst, welche Geräte er nutzen will. Steht eine Neuanschaffung sowieso an, wählt er in der Regel topaktuelle Technik – nicht selten bereits im Hinblick darauf, auf diese Weise beide Sphären bequem vereinen zu können.

BYOD von Mitarbeiter und Unternehmen akzeptiert

Noch vor einigen Jahren haben private Tablets, Smartphones und Notebooks den IT-Verantwortlichen in Unternehmen die Angstperlen auf die Stirn getrieben. Diese Zeiten sind vorbei, da die Vorteile überwiegen: So empfängt der Mitarbeiter auf dem selbst erworbenen Gerät Firmen-E-Mails, kann über Cloud-Zugänge Dokumente einsehen und bearbeiten sowie selbst nach Feierabend auf Entscheidungen Einfluss nehmen, die die Produktivität der Firma im Ganzen erhöhen.

Wenn alle Aktivitäten unter dem Schutz von unternehmensweiten Sicherheitsmaßnahmen stattfinden, heißen auch Geschäftsführung und IT-Verantwortliche BYOD willkommen. Im Idealfall orientiert sich die Integration des privaten Mitarbeitergeräts an einem Richtlinienkatalog, in dem Zugriffsrechte, der Umgang mit Unternehmensdaten wie Dokumente, E-Mails und Kontakte sowie die Trennung von privaten und beruflichen Daten festgelegt ist.

Bequeme Lösungen fürs mobile Drucken und Scannen

Ist das eigene Smartphone oder Tablet im Büro-Netzwerk eingebunden, haben Sie bei Unternehmen, die BYOD ernst nehmen, in der Regel eine große Auswahl an erreichbaren Druckern. Per Fingertipp wählen Sie das Gerät in Ihrer Nähe aus, bevor Sie den Druckauftrag absenden.
Vergrößern Ist das eigene Smartphone oder Tablet im Büro-Netzwerk eingebunden, haben Sie bei Unternehmen, die BYOD ernst nehmen, in der Regel eine große Auswahl an erreichbaren Druckern. Per Fingertipp wählen Sie das Gerät in Ihrer Nähe aus, bevor Sie den Druckauftrag absenden.
© Xerox

BYOD funktioniert jedoch erst dann nahtlos, wenn die mobilen Privatgeräte auch mit Druckern und Multifunktionsgeräten im Office bequem kommunizieren können. Am Beispiel des Herstellers Xerox lässt sich die Bandbreite an mobilen Drucklösungen für BYOD im Office-Umfeld verdeutlichen. So beherrschen die Office-Geräteserien Versalink und Workforce den iOS-Mobildruckstandard Apple Airprint genauso wie den Standarddruckdienst für Android-Geräte Mopria (ab den Android-Versionen 8 und 9).

Über das Smartphone lassen sich sogar Druckeinstellungen anpassen. So legen Sie vor dem Absenden etwa die Anzahl der Ausdrucke fest, oder ob der Ausdruck farbig ausfallen soll.
Vergrößern Über das Smartphone lassen sich sogar Druckeinstellungen anpassen. So legen Sie vor dem Absenden etwa die Anzahl der Ausdrucke fest, oder ob der Ausdruck farbig ausfallen soll.
© Xerox

Praxisbeispiel am Xerox Versalink C400dn: Diese Standards erleichtern den Druckvorgang – vorausgesetzt Mobilgerät und Drucker nutzen dasselbe Netzwerk und die Apps auf dem Mobilgerät unterstützen die Druckfunktion. Der Druckvorgang selbst lässt sich direkt aus der genutzten Anwendung einleiten. Wollen Sie beispielsweise aus der App Adobe Acrobat am Smartphone oder Tablet ein Dokument auf den Versalink-Drucker C400dn senden, tippen Sie sowohl unter iOS als auch Android auf die drei Punkte und wählen Sie die Druckfunktion aus. Sie sehen nun die erreichbaren Drucker, aus denen Sie Ihr gewünschtes Modell auswählen – etwa den erwähnten C400dn. Bevor Sie auf „Drucken“ tippen, können Sie den Zustand des Ausgabegeräts kontrollieren und weitere Druckeigenschaften festlegen – wie zum Beispiel die Anzahl der Kopien oder den doppelseitigen Druck.

Apps für Office-Workflows

Gerade im BYOD-Umfeld ist es mit einer einfachen Druckfunktion jedoch nicht getan. Vielmehr sind hier Produktivitäts-Funktionen gefragt, die sich über das Mitarbeiter-Mobilgerät komfortabel nutzen lassen müssen. Die höheren Anforderungen durch BYOD decken die Hersteller von Office-Ausgabegeräten über eigene Apps ab. So integriert Xerox in die App Mobile Link nicht nur das Drucken und Scannen übers Versalink-Multifunktionsgerät, sondern auch office-spezifische Workflows.

Mit Apps wie Xerox Mobile Link lassen sich unternehmensspezifische Abläufe als „Workflow“ auch dann standardisieren, wenn der Mitarbeiter dazu das eigene Mobilgerät einsetzt.
Vergrößern Mit Apps wie Xerox Mobile Link lassen sich unternehmensspezifische Abläufe als „Workflow“ auch dann standardisieren, wenn der Mitarbeiter dazu das eigene Mobilgerät einsetzt.
© Xerox

Dank Mobile Link lassen sich gescannte Dokumente in vordefinierten Verzeichnissen auf dem Mobilgerät ablegen. Dabei erleichtern Ihnen vom Hersteller angelegte Workflows die Arbeit, über die Scans direkt im Posteingang Ihrer E-Mail-App oder anderen Anwendungen landen. Neben dem Ort legen Sie im Workflow weitere Einstellungen wie Dateiformat, Auflösung und Standardformat fest.

Wie gut die Apps auf den BYOD-Einsatz zugeschnitten sind, lässt sich wiederum an der Xerox-Lösung Mobile Link zeigen: Denn die Scans lassen sich nicht nur an das Mobilgerät des Mitarbeiters senden, sondern direkt in Verzeichnisse im Unternehmensnetzwerk oder in der Cloud ablegen sowie nach dem Erfassen per E-Mail an vorher festgelegte Empfänger versenden. Um die Abläufe zu beschleunigen, erstellt der Mitarbeiter am Tablet oder Smartphone personalisierte One-Touch-Workflows. Dazu tippt er in der App auf „Workflow erstellen“. So laufen selbst umfangreiche Dokumenten-Management-Prozesse automatisiert und unter Einhaltung der firmeneigenen Sicherheitsrichtlinien ab. Von einer solchen Umsetzung von BYOD profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.

Hinweis: Auf den BYOD-Einsatz sind die Drucker- und Multifunktionsgeräte-Serien Xerox Versalink und Xerox Workforce vorbereitet. PC-WELT hat einige Druckermodelle der Xerox-Reihen im Testlabor durchleuchtet. Ein Klick auf die Produktbezeichnung führt Sie direkt zum ausführlichen Testbericht des jeweiligen Farblaser-Multifunktionsdruckers:

Xerox Versalink C405dn

Xerox Workcentre 6515DNI

Xerox Phaser 6510V_DN

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